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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales en un segundo nivel de estructura que habrá de reflejar las categorías de agrupación física de documentos -series documentales-, reflejo de la relación de función, actividad y tarea. Hasta ahora la teoría y práctica archivística con el fin de dar respuesta a la acumulación de documentos en los Archivos correspondientes, establecía que los sistemas de clasificación que han de soportar la categorización de los documentos se han de elaborar a posteriori, una vez los documentos ya han sido generados, y pueden tomarse como fuente de información primaria para la plasmación de un sistema de clasificación objetivo (tipo de documento, forma documental, órgano productor, competencias del órgano productor, funciones de la institución, etc.). En la actualidad resulta necesario revisar este planteamiento, porque si el objeto sobre el que se ejecuta la clasificación son los procesos administrativos, no tendremos la oportunidad de analizar la información y tipología de los documentos, entendidos éstos como elementos objetivos que nos permitan determinar las categorías de clasificación, de una forma física. Y éste es un punto importante, porque el Cuadro de Clasificación, más allá del concepto que actualmente se le da, como instrumento medial para determinar a qué categoría clasificatoria pertenece un documento, ahora se va a consolidar como un cuadro de mando desde el cual se desencadenarán la mayoría de los procesos necesarios para una efectiva gestión de documentos en los archivos de las instituciones. Pero, ¿qué fuente de información nos facilita una clasificación de las funciones y actividades de la organización?, a nuestro juicio, la clasificación funcional de los presupuestos generales de las instituciones, por la correspondencia real que tiene entre los servicios presupuestados y la producción de documentos como consecuencia de la producción de los mismos y su consecuente producción de documentos. Ya en el Manual de archivos de oficina de la Comunidad de Madrid se anticipaba la relación entre el Presupuesto de la Organización y la clasificación, en este caso para la identificación de los tipos documentales “por estar las funciones de la clasificación económica en relación más directa con la producción de documentos” (DUPLÁ, 1997, 93) Este tipo clasificación de las actividades de las organizaciones es adoptada ya en 1993 por el Sistema de Contabilidad Nacional (SCN) de Naciones Unidas con el fin de garantizar la comparabilidad de todos los países miembros; y cuyas directrices han sido elaboradas bajo la responsabilidad conjunta de las Naciones Unidas, el Fondo Monetario Internacional (FMI), la Organización de Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE) y el Banco Mundial. Nos permite, pues, plantearnos una primera etapa de normalización de los sistemas de clasificación, y a partir de ahí del proceso de clasificación de documentos, al menos en los niveles superiores de la estructuración del sistema de clasificación, lo que supondrá un importante valor agregado desde el punto de vista tanto de la interoperabilidad, como de la reutilización de la información del sector público, que recordemos es también un objetivo global de las organizaciones. Esta estructura está configurada por 10 funciones generales, basadas en dos principios: el de universalidad, donde toda actividad de la entidad pública queda reflejada en su presupuesto, y el de unidad en el sentido de que existe un único presupuesto por entidad institucional. Si trasladamos estos dos conceptos al contexto archivístico nos encontraremos con que el principio de universalidad hace referencia al principio de procedencia, y el de unidad al concepto de identificación de un único fondo de documentos por Institución. 147 4 El sistema de administración de documentos. La clasificación archivística.
4 El sistema de administración de documentos. La clasificación archivística. 148 Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales En el siguiente ejemplo se muestra, únicamente para cuatro funciones, lo que puede ser los dos primeros niveles jerárquicos de un sistema de clasificación genérico de documentos de tipo funcional basado en la clasificación de las actividades de las organizaciones. 1. Servicios de carácter general 11. Alta dirección de organización y su gobierno 111. Alta dirección de la Organización 112. Alta dirección del Gobierno 113. Asesoramiento en materia socio-económica 12. Administración general 121. Administración general 122. Dirección y administración de la función pública 126. Otros servicios generales 13. Relaciones exteriores 132. Cooperación al desarrollo 14. Justicia 140. Justicia: administración general 141. Justicia: reeducación y reinserción de menores infractores 142. Justicia: órganos judiciales 2. Defensa, protección civil y seg. Ciudadana 22. Seguridad y protección civil 222. Seguridad y orden público 223. Protección civil 3. Seguridad, protección y promoción social 31. Seguridad y protección social 311. Administración. Inspección y control. Seguridad y Protección social. 312. Servicios sociales: administración general 313. Acción social 314. Inmigración: administración general 315. Inmigración y cooperación al desarrollo 32. Promoción social 321. Trabajo: administración general 322. Promoción del empleo 323. Promoción sociocultural
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