LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4 El sistema de administración de documentos. La clasificación archivística.
144
1. Según el tipo de criterio:
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
a) Clasificación orgánica: El criterio elegido es de la agrupación según el organigrama de la
entidad. Lógicamente con esta clasificación se puede llegar al nivel de series. Esta clasificación
seguiría el elemento de “estructura orgánica” de Schellenberg y es respetuosa con
los principios de procedencia y de respeto al orden original, además de objetiva y la de
más fácil aplicación pero de gran inestabilidad al estar sujeta a continuos cambios.
b) Clasificación funcional: En este caso el criterio es el de las funciones que se desarrollan.
Siguiendo a Schellenberg sería el elemento “acciones” el que marcaría la clasificación.
También respeta los dos principios, incluso el principio de procedencia está más garantizado
que en la clasificación orgánica. Este tipo de clasificación sería el más adecuado,
por mayor estabilidad y objetividad, para la documentación administrativa y
sobre todo, para la documentación contemporánea, donde hay frecuentes cambios en
los organigramas. Su aplicación reclama un estudio a fondo de la institución.
c) Clasificación mixta: Se utilizan varios criterios combinándolos: orgánico-funcional, etc.
2. Según el número de criterios:
a) Monodimensional: un criterio uniforme en cada nivel:
• simple:
un mismo criterio en todos los niveles.
• múltiple:
criterios diferentes en los niveles.
b) Multidimensional: varios criterios en el mismo nivel.
Hasta ahora para realizar la clasificación y su materialización en un cuadro de clasificación
los pasos vendrían a ser los siguientes:
Estudio de la Institución:
• historia: competencias/organigrama a través del tiempo.
• normativa: legislación, reglamentos, normas de procedimientos, circulares.
• funcionamiento: análisis de las funciones y actividades. Esto supondrá proceder a la identificación
y diferenciación de las partes que componen cada uno de los procesos administrativos
hasta llegar a conocer los principios que lo definen:
- Funciones: Identificación de forma unívoca de las competencias administrativas que
dan origen a la tramitación.
- Acciones: ejecución de una función aplicando la regulación legal.
• y los elementos en que se articulan los procesos administrativos, desde un punto de vista
operativo:
- Fases: cada uno de los estados sucesivos de carácter general por los que pasa un procedimiento
durante su tramitación administrativa.
- Trámites
- Actos: cada uno de los tramites administrativos determinados por las normas legales
que dan sustantividad a cada fase del procedimiento.