LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4 El sistema de administración de documentos. La clasificación archivística.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Functioneel beginsel o respeto a las competencias (=funciones) (Willink, etc. “Nederlandse
Archiefterminologie”, Archivistica: publikaties van der Archiefschool, 2, 1962).
El orden original significa respetar la clasificación dada a los documentos en su oficina de
origen, se trata de clasificar no de ordenar, no hay que confundirlo aunque la palabra “orden”
ofrezca cierta ambigüedad.
Con respecto a estos dos principios existe cierta confusión, y así en el Elsevierís Lexicon of
Archive Terminology (Amsterdam, 1964) aparece el principio de procedencia (principe du
respect des fonds, provenienzprinzip o herkomstbeginsel según los diversos países) como “el
principio según el cual cada documento debe estar colocado en el fondo de archivos del que
proviene y, en ese fondo, en su sitio de origen”, esta definición lo que hace es mezclar claramente
los dos principios y, de hecho, no hay entrada para el principio del orden original. El
Dictionary en su edición de 1998 señala que el Principio de procedencia “ha incluido a veces
el principio de respeto al orden original” y los dos principios los diferencia en alemán, inglés
y francés pero en español los dos los engloba en el Principio de procedencia.
Josep Matas hace una propuesta de aplicación de los diferentes principios según el nivel del
fondo en el que se esté trabajando presentándolos de forma gráfica en un cuadro (MATAS,
1999, 4):
Los diferentes
niveles del fondo
Grupos de fondos
Fondos
Grupo o grupos de series
Serie
Unidades de instalación
Unidad documental compuesta
Unidad documental simple
El principio de
respeto del fondo
Su relación
con la práctica
Principio de respeto
a la estructura Clasificación
Principio de respeto
al orden originario Ordenación
En cualquier caso el principio de procedencia se refiere sólo a la unicidad del fondo atendiendo
a un único productor (Institución), mientras que son los otros principios los que
condicionan la clasificación interna del fondo.
2.3 Fondo documental
En primer lugar, y atendiendo al principio de procedencia fijado por la Archivística a la hora
de proceder con la clasificación es necesario tener identificado de una forma clara la entidad
sobre la que se focaliza el origen del conjunto de los documentos, el productor, en este caso
una Institución. Esta Institución habrá que delimitarla, singularizarla, atendiendo a los rasgos
genéricos que definen y caracterizan a este tipo de entidades como centros elementales
de decisión, con capacidad para realizar actividades de las que son directamente responsables
ante la ley, y contraer y aceptar obligaciones. Asimismo, ha de ser un rasgo identificativo el
que además gocen de autonomía de decisión en el ejercicio de sus funciones, lo que les ha
de permitir ser titulares de bienes o activos con facultad de disposición sobre ellos. (Reglamento
(CE) nº 2223/96:33).
Organización