LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4.2
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
La clasificación archivística
Ana María Herrero Montero
Archivera. Ayuntamiento de Oviedo (España)
Alfonso Díaz Rodríguez
Archivero del Gobierno de Asturias (España)
Dispor para funcionar; estabelecer com base (ACADEMIA DAS CIÊNCIAS, 2006); establecer
algo para lograr un fin, coordinando personas y medios adecuados (RAE, 2001), es lo que en el
ámbito Iberoamericano se entiende por organizar. En este sentido a nadie se le escapa que
durante todo este tiempo la forma evolutiva que las organizaciones han ido adoptando ha
estado marcada por los progresos de carácter tecnológico, y a la vez por el impacto que los
nuevos “artefactos” han tenido sobre los propios grupos humanos que los han imaginado,
dando lugar una y otra vez a que se vuelvan a buscar nuevas formas de organización, de tal
forma que podemos entender esta evolución como de carácter natural, donde los dos factores
-grupos humanos y tecnología- se han ido alimentando recíprocamente.
Contextualizado este posicionamiento en el entorno de la ciencia de los Archivos, la Archivística,
detectamos como a lo largo del tiempo se han ido desarrollando teorías y metodologías
con el fin de dar respuesta a una necesidad de organización de los documentos que de forma
implícita o explícita ha venido siendo demandada por las organizaciones en cada momento de
“sociedad”, resultando, pues, que la clasificación archivística es a la vez un tema tan antiguo
como se comprueba en los Archivos de Ugarit (c. 1350-1180 a.C) que reflejan las primeras
acciones de clasificación de documentos en función de su carácter diplomático, financiero o
administrativo, como novedoso al operar en el ámbito del mundo de lo electrónico, y siempre
sometida a las regulaciones del marco jurídico correspondiente. Así en el escenario de la
gestión de documentos esta necesidad de organizarse, de establecer como base un sistema de
clasificación que permita entender las relaciones entre entidades de un mismo conjunto de
objetos, tiene su origen en el nacimiento de la necesidad de gestionar de forma adecuada la
información, agrupándola en valores de conocimiento manejables desde el punto de vista de
la inteligencia racional, y toma como referencia remota para estructurar el conjunto, en este
caso de documentos, el primer sistema de clasificación aceptado “socialmente”: el formulado
por Aristóteles en el siglo IV, para clasificar el mundo animal y vegetal.
1. El concepto de clasificación y su evolución
La Archivística está evolucionando, querámoslo o no, desde ser una ciencia archicéntrica,
para convertirse en una ciencia docucéntrica, donde el objeto de la misma serán los documentos,
su diseño, producción, acumulación, tratamiento etc., y su finalidad lo será el
disponer de conjuntos de documentos organizados, que serán los archivos, particularizados
por fondos documentales atendiendo a la singularidad de su productor. En este aspecto ya
Terry Cook (2007) ha planteado la necesidad de que la comunidad profesional explique
en la nueva realidad en la que vivimos y trabajamos, que deberemos de entender que es la
Archivística como concepto y como área de conocimiento científico.
133
4 El sistema de administración de documentos. La clasificación archivística.