LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Introducción
12
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
El último de los dos grandes bloques está lógicamente dedicado a las funciones de administración
del sistema. En él se recoge la aplicación de conocimientos ajenos orientados a la
adecuada administración de un sistema archivístico: la formación de los usuarios (internos y
externos en sus diversas categorías), la gestión de recursos (infraestructuras físicas y lógicas,
personal y finanzas), la gestión de accesos y consultas, la elaboración de disposiciones normativas
(que tipifique los distintos tipos de normas y elabore un modelo de reglamento del
sistema), y el manual de buenas prácticas entendido como manual de procedimientos.
Maria Jose Pires de Lima y Antonio Sousa, archiveros del Archivo Distitral de Porto (Portugal)
se ocupan de un aspecto muy poco contemplado por la Archivística como lo es la formación
de los usuarios, un texto interesante para la detección y análisis de necesidades y la formulación
de objetivos. Los autores parten de la diferenciación entre usuarios internos y externos, para
cada uno de los cuales existen estrategias, herramientas, ofertas y acciones diferenciadas.
La gestión de recursos es objeto de un pormenorizado tratamiento a cargo de José Antonio
Sainz Varela, del Cuerpo Facultativo de Archiveros del Estado (España). Se trata de alinear
recursos: personas, materiales, dinero, y de hacerlo conforme a criterios que emanan de un
cuerpo de conocimientos ajeno y que hasta ahora no se había sistematizado en un tratado
archivístico. El autor integra aspectos tradicionales del conocimiento archivístico, como son
las instalaciones destinadas a archivo, junto con aspectos menos tratados como es la gestión
del personal, la categorización de los puestos de trabajo, y algunos netamente novedosos
como la planificación y la gestión económica. El resultado es una novedosa aportación sobre
este aspecto fundamental de la administración.
Virginia Chacón Arias directora general del Archivo Nacional de Costa Rica trata sobre la
gestión del acceso y las consultas, un aspecto de la práctica archivística sobre la que existe
ante todo un conocimiento procedente del Derecho y de la interpretación de las normas.
En su doble calidad de abogada y archivera con una dilatada experiencia, el tema queda
enfocado de una manera práctica y centrada en los aspectos esenciales.
La elaboración de disposiciones normativas es un capítulo abordado por Aída Luz Mendoza
Navarro (Perú), que también posee la doble condición de archivera y abogada, lo que le ha
permitido hacer un pormenorizado estudio tipológico, de técnica jurídica y de estrategia archivística,
para concluir con un modelo normativo que regule el sistema de administración
de documentos y archivos.
Joaquim Llansó Sanjuán archivero de la Universidad Pública de Navarra (España) se ha hecho
cargo del capítulo dedicado al manual de buenas prácticas, un riguroso tratamiento que
condensa, articula y procesa, en definitiva es resultado de la aplicación de todos los conocimientos
contemplados hasta aquí. Contextualizado en el universo de las normas técnicas, se
centra en la metodología para la elaboración del manual de procedimientos, que articula las
buenas prácticas de una organización, así como en sus componentes.
Por último Ramón Alberch Fugueras, director de la ESAGED (España), concluye el manual
tratando el tema de la difusión y la acción cultural, una actividad que sirve en cierto modo
para devolver a la sociedad en forma de valor añadido el esfuerzo invertido en los archivos.
En el texto se abordan las estrategias y las tipologías de acciones que cabe emprender en
función de los diferentes públicos, sobre todo externos, que es posible detectar en el entorno
sobre el que operan los archivos.