LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Modelo 1
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Código Nomenclatura
1 Organización y administración general
2 Gestión de la información y la comunicación
3 Gestión de los recursos humanos
4 Representación y relaciones públicas
5 Gestión de recursos económicos
6 Gestión de bienes muebles
7 Gestión de bienes inmuebles
8 Asuntos jurídicos
Modelo 2
Código Nomenclatura
1 Administración
2 Gestión de recursos financieros
3 Gestión de recursos humanos
4 Servicios generales
5 Gestión de recursos materiales
6 Gestión de tecnologías de la información
7 Gestión de asuntos jurídicos
8 Comunicación social
El tercer nivel corresponde a las actividades o transacciones concretas que se llevan a cabo en
la una unidad administrativa para el cumplimiento de cada función. En algunos casos, las
actividades están normalizadas de acuerdo a un procedimiento; en otros, se derivan de inercias
y tradiciones administrativas. Como quiera que sea, las actividades están documentadas
de manera continua y encaminadas, en su conjunto, a cumplir la función encargada a la unidad
administrativa. En estas actividades precisamente ubicamos a las series documentales.
La base para la utilización de un sistema de clasificación en una organización está fundamentado
en una lógica administrativa y es relativamente sencilla: todos los documentos se identifican
con los asuntos para los cuales han sido creados y se agrupan física o intelectualmente
en los expedientes. Esta identificación se efectúa mediante el cuadro de clasificación único
para todos los expedientes y los documentos producidos o recibidos por la organización.
5. Aplicación del proceso de identificación de series por
medio de la ISDF
A continuación ofrecemos un ejemplo de un organismo desconcentrado o paraestatal enfocado
al sector eléctrico denominado Empresa de Servicio Eléctrico Nacional (ESEN), en
el que identificaremos las series documentales de una unidad administrativa a través del
análisis propuesto de la ISDF. Para ello, examinaremos la función denominada: “Gestión del
Desarrollo Organizacional y Evaluación”, dependiente de la Dirección de Administración.
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4 El sistema de administración de documentos. La identificación.