LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
la ISDF, la identificación se convierte en un trabajo más razonado, comprensivo y lógico.
Esta norma, de acuerdo con el planteamiento del Comité de Buenas Prácticas del Consejo
Internacional de Archivos completa la trilogía de normas de estandarización que tiene que
ver, no sólo con la descripción, sino con la clasificación misma; son complemento una de
la otra y son coadyuvantes para el trabajo archivístico. En este orden de ideas, la ISAD G
se ocupa de los fondos documentales, la ISAAR CPF atiende los encabezamientos de los
productores de documentos, sean personas físicas, morales o familias y la ISDF se orienta a
identificar y describir las competencias, funciones y actividades que originan las evidencias
documentales.
El estudio institucional que se requiere en la identificación de las series documentales, se
puede realizar siguiendo los pasos trazados por la ISDF. Dicha norma sugiere los diferentes
niveles de competencias, funciones y actividades o transacciones encargadas a un organismo
y deja abierta la elección del nivel o niveles a describir. De esta forma podemos realizar la
descripción de la función o actividad con su historia, su marco jurídico, su contexto y sus
actividades asociadas.
La nomenclatura de términos funcionales o de acción explican los grupos de evidencias cuya
nominación debe estar acorde con el proceso o actividad de cada una de las partes en las
que se divide una atribución, es decir, en las funciones o subfunciones. De las funciones y
actividades se desprenden de manera lógica y natural las series documentales.
El ejercicio de análisis de las competencias y funciones para la detección de las series documentales
es una buena práctica para erradicar los vicios e inercias que se heredan en muchas
administraciones públicas. Es frecuente que empleados y funcionarios consideren que los
documentos que generan son producto de su acción personal y no de la unidad administrativa
en la que prestan su servicio; por ello, tanto la forma de agrupación de los documentos
como sus nomenclaturas, son resultado de una decisión subjetiva. Por ejemplo, se pueden
encontrar carpetas integradas por todos aquellos documentos que han sido firmados por
el titular de la unidad administrativa o por aquellos documentos que son conocidos como
“copia de conocimiento” dirigidas al mismo titular. También es usual confundir las series
con la forma de acomodar los documentos. En no pocas administraciones se lleva el control
de gestión documental a través de carpetas divididas bajo el rubro de entradas y salidas, y
ordenadas en su interior, de forma consecutiva según la fecha de ingreso. Lo anterior, no
sólo dispersa los documentos que deberían estar en un expediente, sino que ha llevado a la
costumbre de abrir series ficticias llamadas de diferente manera: “correspondencia interna o
externa”, “correspondencia de entrada y salida”, “minutarios” o “consecutivos”, que además,
en muchos de los casos, son fotocopias. Igualmente, podemos señalar que derivado de lo anterior,
la nomenclatura asignada a estos grupos documentales llega a ser genérica y ambigua
como por ejemplo el uso de los términos: “asuntos varios” o “asuntos diversos”, situación
que no abona en nada a la correcta identificación de las verdaderas series y, que desde luego,
no reflejan ninguna función o actividad de la organización, (Aguilera – Nacif,32-33).
4. Proceso de identificación de las series documentales
El proceso para identificar las series documentales se basa en el principio de jerarquización
de las atribuciones, funciones, actividades o transacciones en niveles que van de los conceptos
más genéricos a los más concretos formando una estructura de niveles relacionales.
121
4 El sistema de administración de documentos. La identificación.