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4 El sistema de administración de documentos. La identificación.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
las arterias de una organización; refieren las mismas propiedades, lo substancial, lo que es
común, lo que se comparte. La importancia de la serie documental radica en ser el núcleo
del sistema de organización documental, ya que es la referencia que vincula jerárquicamente
a los productores y sus funciones con lo producido, que es su evidencia, es decir, con los
expedientes y los documentos.
2. Particularidades de las series documentales
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Las series documentales son únicas. Testimonian actividades que son realizadas por una
unidad responsable, según el principio administrativo de que una misma función no
puede ser realizada por dos diferentes unidades administrativas. A lo más, pueden ser
compartidas, y en este caso, se tendrán que definir las responsabilidades de cada unidad
administrativa en el mismo proceso o actividad y, esto, tendrá que quedar delimitado en
la integración de los expedientes.
Las series documentales pueden estar presentes de manera transversal en una entidad.
Éstas se originan comúnmente en los organismos cuya estructura es descentralizada y
de grandes dimensiones. Algunas series documentales pueden ser compartidas por áreas
administrativas de la misma función que se encuentran repartidas a lo largo de las zonas
regionales donde se encuentre asentada una organización.
Las series documentales están repartidas a lo largo de todo el ciclo documental. Su ciclo
comienza con los expedientes integrados y gestionados en su fase activa o de trámite, luego
continúan cuando son transferidos a la fase intermedia, y posteriormente, se mantienen
cuando aquellos documentos o expedientes son seleccionados para una conservación
definitiva por su valor histórico.
3. La identificación de las series documentales
La identificación de las series documentales es un proceso de investigación y sistematización.
Es una labor crucial e importante, porque de este proceso depende una adecuada y precisa
conceptualización que se verá reflejada tanto en las nomenclaturas de las mismas series
como en sus contenidos. Primero se individualizan las actividades de las unidades responsables;
luego se analizan para obtener de ellas los grupos documentales; y posteriormente estos
grupos se tipifican creando todo un sistema vinculado entre sí. La particularidad de cada
serie la hace única, pero, al mismo tiempo, es parte de una categoría funcional más general
que le da razón de ser a los documentos vinculados con su productor. En suma, la identificación
de las series documentales tiene como propósito situar las competencias, funciones y
actividades atribuidas por una norma vigente a una entidad y, en su interior, a las unidades
responsables, que son quienes las aplican, con el fin de precisar qué documentos evidencian
y testimonian dichas responsabilidades.
El proceso comienza con el estudio institucional del organismo para conocer la procedencia
de los documentos que se generan derivados de las diversas funciones confiadas a él. Para lo
anterior, contamos hoy en día con la Norma Internacional de Descripción de Funciones,
por sus siglas en inglés (ISDF). Esta es una herramienta que nos puede ofrecer mayor precisión
y riqueza de contenido, y contribuye a cumplir con los requerimientos establecidos por
la ISO 15489 sobre el tema de clasificación (ISO 15489-1, 2006, 17; 15489-2, 2-8). Con