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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
por el trabajo archivístico. No en vano, como quedó expuesto al principio de este párrafo, la
ISO 15489 la propone como la más apropiada para estas labores.
La agrupación de los expedientes siguiendo el modelo de clasificación funcional, es acorde
con el mismo concepto de serie documental. Etimológicamente el término serie proviene
del verbo la latino serere que significa entretejer o encadenar, de ahí que la serie documental
la podamos entender como el conjunto de expedientes entrelazados de una misma función
o la integración de documentos agrupados de una forma específica que resuelven una actividad
o trámite, (Aguilera-Nacif, 2008, 36). Conceptualmente, la primera versión de la
Norma Internacional General de Descripción Archivística, (ISAD G), define la serie documental
como “el conjunto de documentos organizados de acuerdo con el procedimiento
administrativo o conservados como una unidad porque son el resultado de la misma gestión
o procedimiento, o de la misma actividad, que tienen una misma tipología, o debido a cualquier
otra relación derivada de su creación, recepción o utilización”, (ISAD G, 1997, 16).
Sin embargo, en la segunda versión de esta norma existe una variante del mismo concepto,
según la cual las series son aquellos “documentos organizados de acuerdo con un sistema de
archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación,
del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad, que tiene una forma particular, o
como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización”,
(ISAD G, 2000, 17).
De ambas definiciones se perfilan varias posibilidades para identificar las series o grupos de
documentos, dado que pueden ser originados por:
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Un mismo procedimiento, por ejemplo: procesos judiciales de tipo mercantil, laboral,
penal, civil; documentos que sustentan una relación laboral o un proceso de compra
como es el caso de las licitaciones públicas, etc.
Una misma actividad, por ejemplo: el registro contable a través de los libros mayores; la
supervisión de una obra por medio de las bitácoras; el registro del comportamiento de
una planta por conducto de los libros “relatorios” o de relatoría, etc.
Una misma tipología, por ejemplo: las actas de un consejo de administración, los libros
del registro civil: nacimiento, matrimonios, defunciones, etc.
Una relación derivada de su creación, recepción o utilización, por ejemplo: los documentos
compilados de las intervenciones realizadas en un reactor nuclear, etc.
En cualquiera de estos casos, las series reportan actividades, procesos o transacciones que se
documentan en un soporte físico o digital; son las evidencias del trabajo realizado por una
unidad administrativa. Su contenido nos explica el por qué y el para qué de los documentos
emitidos o recibidos en una organización. Por ello, éstos últimos son considerados como
“documentos de archivo”, y son gestionados a los largo de todo su ciclo de vida.
De la identificación de las series se originan los elencos de nomenclaturas que no sólo son
unas listas de nombres normalizados y oficiales, sino que representan conceptualmente a los
documentos compuestos, llamados expedientes y a los documentos simples que se conjuntan
bajo una lógica especial, y sirven de guía para su correcta clasificación. Al mismo tiempo,
las series documentales en sí mismas, como reflejo de las diversas actividades realizadas para
cumplir una determinada función, tienen una vida continua y se encuentran repartidas por
medio de los documentos en las diversas etapas de su ciclo vital; representan los flujos o
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4 El sistema de administración de documentos. La identificación.