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4 Administración de documentos y archivos Textos fundamentales El sistema de administración de documentos
4 El sistema de administración de documentos. La identificación. 118 4.1 Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales La Identificación de las Series Documentales Ramón Aguilera Murguía Escuela Mexicana de Archivos (México) 1. El concepto de serie documental La clasificación es uno de los procesos nodales de la archivística. Tiene como finalidad estructurar los documentos de un organismo de acuerdo a su producción funcional. El primer paso indispensable de este proceso es la identificación de las series documentales. Dado que el marco teórico de la clasificación, con sus componentes y principios, ya ha sido contemplado y desarrollado en otro capítulo de este trabajo colectivo, sólo nos limitaremos a plantear algunos puntos esenciales para luego abordar el concepto de serie documental, sujeto de este apartado. Siguiendo los principios rectores de la Norma ISO 15489, en el inciso dedicado a los procesos y controles, se establecen en el número correspondiente a la captura de los documentos, entre otros propósitos, crear una relación entre el documento, el creador y el contexto de la actividad en el que ha sido originado; situar el documento y su relación dentro del sistema; y vincularlo con otros documentos. Queda claro que actualmente los cuadros de clasificación están enfocados a reflejar la actividad de la organización y se basa usualmente en el análisis de las funciones de la misma. (Cruz Mundet, 2006, 73-74). Debemos recordar que los criterios de clasificación fueron sistematizados por T. R. Schellenberg a partir de tres elementos fundamentales que podemos considerar en los documentos: las acciones de las que éstos son resultado, la estructura orgánica de la dependencia que los produce y los asuntos que tratan los documentos mismos. Sin embargo, estos tres elementos los podemos reducir a sólo dos, ya que el mismo Schellenberg descartó el relacionado con los asuntos por ser el menos objetivo, (1958, 83-86). De acuerdo con lo anterior, existen dos tipos de clasificación, el funcional y el orgánico, (1958, 86-92). En el primero se consideran las funciones de la entidad que genera el fondo. Para ello se requiere la identificación de los procesos o actividades que dan origen a los documentos, constituyendo grupos de expedientes que tengan una característica común porque provienen de una misma actividad. Por ejemplo, los contratos para la adquisición de bienes o servicios. Estas series de expedientes se asocian a un nivel más amplio de las funciones de la entidad que, en este caso, sería el de compras o también denominado en algunos organismos como área de recursos materiales. Dicho nivel forma parte de otros de la misma clase como los servicios generales, los recursos humanos, la gestión de asuntos jurídicos, etc., que integran una categoría más amplia que corresponde a las atribuciones o funciones globales del organismo. En este ejemplo la atribución sería la correspondiente a la gestión administrativa. Por su parte, en la clasificación orgánica, las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad. Esta segunda opción, si bien es objetiva, no garantiza la estabilidad por los constantes cambios por los que atraviesan las organizaciones a lo largo de su vida. Algunos estudiosos lo recomiendan para los organismos cerrados, (Alberch 2006, 131-135). Por ello, se considera que la clasificación funcional es la que mejor responde a los principios exigidos
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