LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

3 Funciones, procesos y requisitos
112
•
•
•
•
•
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
A pesar de su orientación teórica (documentos de archivo y su tratamiento conforme
al ciclo de vida vs. procesos para mantener evidencia del principio de continuidad), en
la gestión documental se vislumbran puntos de concordancia por lo que su uso deberá
orientarse desde la perspectiva que mejor aplique a las circunstancias y necesidades de
una organización y la práctica archivística que prevalezca en el entorno. Esto sin olvidar
que las necesidades de los documentos de archivo tanto para las tareas cotidianas, como
para la rendición de cuentas, el acceso a la información y la historia de las colectividades
son prioritarias.
No obstante la existencia de los sistemas de gestión documental para crear o identificar y
registrar documentos de archivo, no debe olvidarse que los diferentes sistemas de información
de las instituciones aún producen información con características de documentos
de archivo que no son ingresados a los SGD’s por lo que se hace necesario llevar a cabo
proyectos de investigación específicos con el propósito de que estos sistemas definan e
identifiquen los documentos de archivo que dan sustento a las actividades que se llevan a
cabo a través de los mismos.
Respecto de los productos del Proyecto InterPARES conviene señalar que los mismos sirven
de base para encontrar soluciones en situaciones específicas de comunidades archivísticas,
de igual manera ofrecen elementos útiles para elaboración de políticas, documentos
técnicos que sirvan en particular a tareas destinadas a la preservación de documentos de
archivo digitales. Respecto de InterPARES es importante destacar que la continuidad del
mismo por más de 10 años ha permitido que investigadores y archivistas con diferentes
visiones intercambien conocimiento y teorías útiles a la preservación. Algo semejante sucede
con el Modelo de Referencia OAIS el cual sirve de base para el diseño de repositorios
digitales o preservación como y para conformar los criterios de auditoría y certificación
de estos repositorios como los descritos: DRAMBORA, nestor y TRAC.
Las primeras aproximaciones a un SGD’s no tienen más allá 20 años de existir y han sido
diseñados según las formas y prácticas de las organizaciones que aún predominan y con
las herramientas tecnológicas que rápidamente evolucionan. De hecho los propios SGD’s
han evolucionado y, de igual manera como se ha visto las normas, criterios y requisitos
también se han actualizado. Al respecto, las tecnologías están creando nuevas formas para
la operación de las organizaciones las que ya impactan en el manejo de los documentos de
archivo digitales de ahí que otro de los factores imprescindibles es la actualización constante
de conocimientos por parte de los gestores de documentos y archivistas. Así por
ejemplo nos encontramos con los servicios de la “nube” o las redes sociales y los nuevos
retos que implica la preservación de estos materiales en tanto que en este tipo de servicios
y formas de comunicación existen documentos de archivo digitales.
No obstante lo anterior aún se tienen serias carencias como la falta de disposiciones jurídicas
o normativas en materia de documentos de archivo digitales, en el caso de existir,
llegan a ser meramente enunciativas sin adentrarse a las soluciones específicas que los
materiales digitales exigen, también la falta de recursos y de personal capacitado para la
gestión y preservación en el largo plazo de documentos de archivo digitales son factores
que impiden su buen manejo de estos materiales. Por otra parte, aún existe la percepción
de que serán las tecnologías de la información, como facilitadoras de procesos en las organizaciones,
las herramientas que apoyarán en la autenticidad, fiabilidad, integridad y