LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Reconocer la separación que puede existir entre la propiedad física o posesión del contenido
de información y derechos de propiedad intelectual de esta información. Establecer
quien ha creado la información y quien es el propietario legal del contenido de esta.
Tener la independencia, autoridad y competencia suficientes para hacer lo requerido para
preservar la información y hacerla disponible a los usuarios, al adquirir el contenido de
información de cualquier otro productor o entidad. El sistema de preservación deberá
asegurar que hay un acuerdo de transferencia válido legalmente, ya sea que transfiera los
derechos de propiedad intelectual o especifique claramente los derechos otorgados así
como cualquier limitación impuesta por los derechos del titular de éstos.
El Sistema de preservación debe asegurar sus subsecuentes acciones para preservar la información
y hacerla disponible conforme a estos derechos y limitaciones.
Cuando no se adquieren los derechos de propiedad intelectual, el acuerdo deberá especificar
cuál participación o atribuciones sobre los derechos tendrá el titular en la preservación,
administración o liberación de la información. En muchos casos, será preferible
negociar un acuerdo que especifique los requerimientos del titular de los derechos y se
autorice al Archivo Histórico para actuar de acuerdo a estos requerimientos sin participación
activa del titular de los derechos en casos particulares.
El Archivo Histórico debe asumir suficiente control sobre los documentos de archivo y
sus metadatos con lo cual será capaz de preservarlos en el largo plazo. Los problemas derivados
de asumir el control suficiente de los documentos de archivo y sus metadatos de
descripción de preservación, cuando estos son en gran parte digitales, están organizados
en tres categorías:
- Implicaciones de derechos de autor, propiedad intelectual y otras restricciones sobre su
uso (privacidad, confidencialidad).
- Autoridad y competencia para modificar formas de representación de la información.
- Acuerdos con organizaciones externas.
6.2 Criterios para auditoría y certificación de repositorios digitales
Los espacios dedicados para los archivos históricos en soportes tradicionales deben reunir
características particulares que permitan la conservación de los materiales en el largo plazo
tales como la humedad, la temperatura ambiente, los requerimientos específicos de los envases
donde éstos se guardan o las medidas de seguridad para evitar incendios, inundaciones
u otro tipo de riesgos, es que se han establecido requisitos y buenas prácticas para este tipo
de repositorios.
De igual manera y debido a que los documentos de archivo digitales enfrentan serios
riesgos para mantener su autenticidad, integridad, fiabilidad y accesibilidad ante la obsolescencia
y dependencia tecnológica es que en los últimos años ha surgido la necesidad
de conocer si los espacios destinados para la preservación de archivos digitales en el largo
plazo cumplen con su misión. Los criterios de auditoría y certificación de repositorios
digitales para la preservación en el largo plazo vienen a dar respuesta para lograr que estos
repositorios sean confiables.
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3 Funciones, procesos y requisitos