LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

3 Funciones, procesos y requisitos
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Administración de los documentos de archivo.
Esta entidad proporciona los servicios y funciones para el ingreso, mantenimiento y acceso
a ambos, información descriptiva que identifica recursos de documentos de archivo y datos
administrativos necesarios para administrar el archivo. Las funciones de gestión incluyen
la administración de la base de datos del archivo (mantenimiento del esquema y definiciones
de vistas e integridad referencial), realizando actualizaciones de la base de datos (carga
de nueva información de descripción o datos de administrativos del archivo), realizando
consultas sobre los datos, administración de datos para generar grupos de resultados y produciendo
reportes de estos grupos de resultados.
Administración
Esta entidad proporciona los servicios y funciones para la operación total del sistema de archivo.
Las funciones de administración incluyen: Solicitud y negociación de acuerdos de envío con los
productores, auditoria de los envíos para asegurar que estos reúnan los estándares del archivo,
manteniendo la administración de la configuración del hardware y software del sistema. También
proporciona funciones de ingeniería de sistemas para monitorear y mejorar las operaciones
del archivo, para aspectos de inventario, reportes migrar o actualizar el contenido del archivo.
Esta entidad también es responsable de establecer y mantener los estándares y políticas del archivo,
proporcionando apoyo al cliente y activando los requerimientos almacenados.
Plan de preservación.
Esta entidad brinda los servicios y funciones para monitorear el entorno del OAIS, proporciona
recomendaciones para asegurar que la información almacenada en el OAIS permanece
accesible a los usuarios de la comunidad designada en el largo plazo, incluso si el entorno
original de cómputo llega a ser obsoleto. Las funciones de planeación de preservación incluyen:
evaluar el contenido del archivo y periódicamente recomendar actualizaciones de la
información de archivo para migrar recursos de archivo actuales, desarrollando recomendaciones
para estándares y políticas de archivo, monitoreando cambios en el ambiente tecnológico
y en los requerimientos de servicio de la comunidad designada. En la planeación de
preservación también se diseñan plantillas de paquetes de información (IP por sus siglas en
ingles) se proporciona asistencia de diseño y revisión para especializar estas plantillas dentro
de los SIP’s y AIP’s para envíos específicos, La planeación de preservación también desarrolla
el detalle de los planes de migración, prototipos de software y planes de prueba para habilitar
la implementación de objetivos de migración de administración.
Acceso.
Esta entidad proporciona los servicios y funciones para apoyar a los clientes para determinar
la existencia, descripción, localización y disponibilidad de la información almacenada en
el OAIS, permitiendo a los clientes solicitar y recibir información. Las funciones de acceso
incluyen: comunicación con los clientes para recibir solicitudes, aplicando controles para el
límite de acceso a la información protegida específicamente, coordinando la ejecución de los
requerimientos para una consulta exitosa, generando respuestas (diseminación de paquetes
de información, grupos de resultados y reportes) y entregando las respuestas a los clientes.
Controles del sistema de preservación
El éxito de un sistema de preservación de archivos en el largo plazo será el contar con el control
suficiente para el manejo del mismo, para ello será necesario considerar los siguientes factores: