LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
fue creada para entender a la misma. Así, al delinear el alcance de la comunidad usuaria
primaria es esencial para determinar el contexto que deberá ser preservado junto con la
información:
Las responsabilidades finales de un OAIS se refieren al proceso de preservación y a los mecanismos
de hacer que la información esté disponible a la comunidad usuaria, para ello se
hace necesario establecer política y procedimientos para la preservación, por su parte la disponibilidad
de la información se hará mediante mecanismos de acceso y servicios
Así el término OAIS, o su equivalente el término “archivo” en el contexto de OAIS im-plica
un sistema archivístico dedicado a preservar información digital y hacerla disponible en el
largo plazo, mediante el cumplimiento de las responsabilidades mencionadas.
El modelo de referencia OAIS se encarga de:
• Proporcionar un marco para la comprensión y conocimiento de conceptos de archivo,
para preservar información a largo plazo así como su acceso.
• Proporcionar los conceptos suficientes y necesarios para organizaciones no archivísticas
para su participación en el proceso de preservación.
• Proveer las bases para otros esfuerzos con el propósito de preservación de información a
largo plazo que no esté en formato digital.
• Guiar en la identificación y producción de estándares relativos al OAIS.
Funciones del sistema de preservación bajo el modelo OAIS
Un archivo para preservación en el largo plazo basado en el modelo de referencia OAIS
coordina un amplio rango de funciones de preservación, las cuales están integradas en seis
procesos: ingreso de la información, almacenamiento, administración de los documentos de
archivo, administración, plan de preservación y acceso. También coordina la migración de
información a nuevos medios o formas.
Ingreso de la información.
Esta entidad proporciona los servicios y funciones para aceptar los paquetes de envío de
información (SIP’s por sus siglas en ingles) de los productores (o de elementos internos bajo
control del administrador) y prepara los contenidos para almacenamiento y gestión dentro
del archivo. Las funciones de acopio de información incluyen: la recepción de los SIP’s, realizando
el aseguramiento de la calidad sobre el SIP’s, generando un paquete de información
de archivo (AIP por sus siglas en ingles) que cumple con los formatos de datos del archivo
y documentación estándar, extrayendo información de descripción de los AIP’s para adición
en la base de datos del archivo, así como la coordinación de actualizaciones para la administración
de datos y almacenamiento.
Almacenamiento
Esta entidad proporciona los servicios y funciones para el almacenamiento, mantenimien-to
y recuperación de AIP’s. Las funciones de almacenamiento incluyen recepción de AIP’s de la
entidad de acopio de información y agrega éstos al almacenamiento perma-nente, gestionando
la jerarquía de almacenamiento, refrescando los medios sobre los que los recursos de archivo
son almacenados, realizando rutinas especiales de verificación de errores, proporcionando capacidades
de recuperación en caso de desastres y AIP’s para acceso a las órdenes.
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3 Funciones, procesos y requisitos