LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
“Un sistema de elaboración de archivos cuyos principales componentes son:
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Procedimientos administrativos y documentales
Esquemas de metadatos de creación de archivos
Privilegios de acceso para la creación de archivo
Formatos de los archivos
Requisitos tecnológicos para la creación de archivos (hardware y software)
Un sistema de mantenimiento o conservación de archivos con los siguientes componentes:
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Metadatos para el sistema de mantenimiento
Esquema de registro
Cuadro de clasificación archivística
Catálogo de disposición documental
Recuperación de archivos para el sistema de conservación
Procedimientos para conservar documentos de archivo digitales
Privilegios de acceso al sistema de conservación
Requisitos tecnológicos del sistema de mantenimiento
Un sistema de preservación que incluye los siguientes componentes:
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Procedimientos y estrategias de valoración
Procedimientos y reglas para la disposición documental
Un sistema de preservación que comprende, estrategias, reglas y procedimientos, requisitos
tecnológicos
Un sistema de recuperación (estrategias, reglas y procedimientos, requisitos tecnológicos
y privilegios de acceso.” 21
5.5 Esquema de principios para el desarrollo de políticas, estrategias y estándares
para la preservación de archivos digitales.
En sí, se trata de dos esquemas complementarios de principios para el desarrollo de políticas,
lineamientos o normas, el primero para la creación y conservación (gestión documental) y
el segundo para la preservación de archivos digitales, ambos son correspondientes, es decir
un principio de creación por lo general contará con su par en el esquema de preservación. El
esquema tiene un alcance para el desarrollo de un ambiente de política en diferentes sectores
y organizaciones, también es útil para la evaluación y el desarrollo de nuevos estándares en
términos de su aplicabilidad y utilidad para todos los espacios de administración de archivos
digitales. A continuación se mencionan los principios generales, mismos que cuentan, además,
con explicaciones y recomendaciones.
21 Traducción libre de la presentación de Terry Eastwood: Life Cycle Management of Authentic Electronic Records (power point),
Simposium de InterPARES 2, febrero 23, 2007, Victoria, BC.
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3 Funciones, procesos y requisitos