LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Introducción
José Ramón Cruz Mundet
Universidad Carlos III de Madrid (España)
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
La obra que tiene en sus manos es resultado de la iniciativa de la Coordinadora de Asociaciones
de Archiveros, desde donde se me propuso ponerme al frente del proyecto. A la hora de
definirlo y de establecer el esquema del libro se me ocurrieron al menos dos opciones entre
las que elegir: hacer una obra coral al estilo del Manuel d’Archivistique y de La Pratique archivistique...
o una obra concisa que tratara la materia desde la perspectiva y el conocimiento de
nuestra región. La primera opción fue desechada por considerar que las prácticas nacionales,
caso de existir, darían como resultado un retrato, quizá poco recomendable, del estado de
cosas; por otra parte, las tales prácticas nacionales son antitéticas con un planteamiento científico
de la materia, en la que se debe establecer el deber ser, avalado y ejemplificado cuando
sea conforme con la práctica, o empleada ésta como muestra de lo que no se debe hacer. En
cuanto a la extensión temática cabía hacer un planteamiento pormenorizado de tipologías
documentales y de centros, al estilo de las dos obras citadas, pero lo desechamos por considerar
que debían ser objeto de obras especializadas, y también porque llevan a la reiteración
de contenidos, unas veces, y otras a tratamientos contradictorios de algunas materias.
Además de estas razones, nos ha parecido más adecuado hacer un planteamiento que represente
lo que creemos que debe ser la administración de documentos y archivos en nuestra
área, y hacerlo tomando como base los enunciados científico-técnicos de nuestra profesión,
para dar como resultado una obra práctica cuyo contenido pueda transponerse a la realidad
en cualquier archivo y en cualquier país iberoamericano, y en cualquier otro obviamente.
En cuanto al título, puede resultar chocante en la primera parte de su enunciado ante el uso
generalizado de la voz gestión; sin embargo existen razones que avalan la oportunidad de
optar por la voz administración. Desde el punto de vista etimológico ambas voces tienen un
mismo origen semántico1 , del griego para el caso de gestión, del latín para el caso de administración,
pero refiriéndose a la misma actividad son considerados cuasi sinónimos en nuestra
lengua, como en otras. Sentado este principio hay algunas razones que nos llevan a adoptar
la voz administración frente a la generalizada gestión. Por un lado, la administración hace
referencia a un tratamiento integral de los documentos, que son objeto de herramientas
técnicas y funcionales, y por el otro a un tratamiento integral de los archivos como sistemas
compuestos por recursos (financieros, personas, tecnologías, equipamientos, normas...) que
es preciso planificar, implantar, en definitiva, administrar. Así, entenderemos la administración
de documentos y archivos como el conjunto de normas, órganos, centros y servicios,
responsable de la administración eficaz de los documentos y de los archivos. Además, el uso
de la voz administración nos acerca al ámbito en el que realmente se circunscriben nuestras
actividades y al ámbito de conocimiento en el que se imbrican: la administración de las
1 Díez Carrera, Carmen, Administración de unidades informativas: concepto e historia. Gijón: Trea, 2003, pp. 17 y ss.
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