Gastón y Daniela

CASO PRÁCTICO
▲ Fernando Aparicio, Profesor del Área de Sistemas y Tecnologías de Información del Instituto de Empresa.
Gastón y Daniela:
implantación de un ERP
Cuando Gastón y Daniela, S.A., empresa líder en el sector de la decoración textil,
tomó la decisión de implantar un sistema ERP, aún era ajena a las dificultades
que entrañaba el proceso, aunque era consciente de que la situación de obsolescencia
de sus sistemas de información era un peligro para el mantenimiento
de su situación competitiva en el mercado.
Gastón y Daniela, S.A. es una
empresa que, en la actualidad,
cuenta con más de cincuenta
puntos de venta, entre tiendas propias
y franquicias, en territorio nacional y
con ventas internacionales en más de
cuarenta países; además, representa
en exclusiva en España a las grandes
firmas internacionales del sector y
cuenta con dos divisiones de servicio a
hoteles y edificios pertenecientes al
Patrimonio Nacional. Esta situación de
liderazgo dentro del sector demandaba,
en consecuencia, unas mayores exigencias
por parte, sobre todo, de los
clientes internacionales, que exigían un
servicio más eficiente y un acceso más
fiable a la información.
Desde el punto de vista de los sistemas
de información, algunos problemas
requerían una atención urgente: la
gestión del gran número de proveedores
de Gastón y Daniela era una fase
crítica de su cadena de valor. Los precios
se negocian en función del volumen
manejado por cada proveedor y
de la rotación de las colecciones, que
se produce dos veces al año (enero y
septiembre). Esta renovación continua
de la gama de productos aporta un
gran valor al mercado al que sirve Gastón
y Daniela, permanentemente actualizado
gracias a esta rotación, pero
eleva su stock final de productos ofrecidos
a más de 40.000 referencias.
Situación de partida
Para lidiar con esta gestión automatizada,
Gastón y Daniela estaba estructurada
en entornos informáticos
“autónomos”, sin ningún grado de integración
entre sí, lo que provocaba
que las diversas aplicaciones (contabilidad,
comercial, costes, clientes, etc.)
recogieran datos en múltiples lugares
y para usos parecidos. El Departamento
de Proceso de Datos era el encargado
de actualizar la información de la
empresa y de cuidar de que fuera uniforme
en todas las aplicaciones.
La nueva
implantación
permitía realizar
previsiones fiables
de compra
y servicio de ventas
a clientes
Por ejemplo, al no existir un sistema
centralizado, el control de existencias
de almacén se llevaba a cabo por medio
de las etiquetas de salida adosadas a
cada paquete, control físico que no era
actualizado hasta uno o dos días después
de la salida, cuando las respectivas
facturas llegaban a la oficina central.
Con ello existían graves descuadres en
la situación de los stocks y, por tanto,
las consultas a éstos no reflejaban una
información fiable, lo que ocasionaba
graves trastornos al departamento comercial
y a la atención al cliente.
Estas deficiencias propiciaron la decisión
de implantar un sistema ERP
(Enterprise Resource Planning), que
se puede definir como un software
que permite a una empresa automatizar
e integrar todos o la mayoría de
sus procesos de negocio, compartir
datos, producir y acceder a la información
en tiempo real. Esta información
se encuentra accesible en todos los
puntos de la empresa de una manera
rápida e interrelacionada. Los módulos
de los que consta un sistema ERP tienen
la característica de que están interconectados
entre sí, es decir, ofrecen
información en tiempo real y permanentemente
actualizada a todas las
áreas de una organización.
Una vez implantado de forma satisfactoria,
el sistema ERP enlaza los sistemas
financieros, de producción, de
distribución y ventas, de recursos humanos,
de gestión de pedidos, etc. en
un único sistema estrechamente integrado,
con datos compartidos y una visión
de la panorámica global del negocio.
Además de sus ventajas potenciales
(estratégicas, técnicas y operativas),
lo que un sistema ERP ofrece es
la capacidad de ver y gestionar la empresa
ampliada con los proveedores,
partners y clientes como un conjunto
integrado, en un concepto que viene a
denominarse “ERP extendido” y que
viene facilitado en gran medida por el
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