Gastón y Daniela

ERP: retos post-implantación
Después de que la mayoría de las grandes empresas industriales del mundo ha
instalado al menos un grupo de funcionalidades de un sistema ERP, han comenzado
a surgir para ellas nuevos retos y preguntas: ¿cuál ha sido el retorno
de la inversión?, ¿cómo puedo explotar las capacidades de estos sistemas?,
¿qué inversión debo realizar ahora?, ¿debo implantar un data warehousing, invertir
en aplicaciones para el front-office o insertarme en una cadena de suministro?
Oswaldo Lorenzo, profesor del Área de Dirección de Operaciones y Tecnología del IE.
De esta manera, estos nuevos retos y oportunidades
han sido situados por algunos especialistas en una
etapa post-ERP, mientras que otros los describen
como una característica de los sistemas ERP que podría
denominarse “evolución”.
Lamentablemente, parece que no todas las organizaciones
que se han sumergido en un proyecto de ERP han tenido
la apreciación real de la magnitud del proyecto y las
necesidades a largo plazo que presenta. Como consecuencia,
después de dos o tres años existen empresas
con sistemas ERP parcialmente implantados y con varias
versiones desactualizadas. De esta manera, la preocupación
de la dirección se ha estado moviendo en los últimos
tiempos hacia la satisfacción de necesidades a más largo
plazo. Estas necesidades pueden situarse en alguna de las
siguientes siete categorías (véase la figura 1):
• Mantenimiento y actualización de la aplicación: como
cualquier otro activo importante de la organización,
un sistema ERP requiere mantenimiento y actualizaciones
periódicas con el objetivo de proteger e incrementar
la inversión. Los proveedores lanzan nuevas versiones
que corrigen problemas de versiones anteriores o contienen
nuevas funcionalidades que complementan la integración
dentro y fuera de las fronteras de la organización
(por ejemplo, las recientes funcionalidades de optimización
y gerencia de la cadena de suministro).
• Soporte al usuario y entrenamiento continuo: un sistema
ERP es una compleja innovación tecnológica que
presenta retos de aprendizaje particulares. La empresa
debe dedicar recursos y tiempo para la asimilación del
paradigma de integración y la asimilación de los nuevos
modelos de negocios subyacentes en un ERP. La mejor
estrategia es desarrollar personal interno para ejecutar la
función de coaching.
• Mejora continua del sistema y adaptaciones organizacionales:
debido a los mismos retos de aprendizaje,
las primeras instalaciones del sistema podrían haber registrado
errores de concepto a la hora del diseño del modelo
de negocio y su posterior configuración. De esta
forma, el sistema y la organización podrían requerir ajustes
una vez que se está usando el sistema (por ejemplo,
reconfiguraciones del sistema y cambio de roles en la organización).
También es posible realizar ajustes menores
al sistema; por ejemplo, desarrollo de reportes.
• Difusión del sistema a través de toda la organización:
muchas organizaciones comienzan proyectos de
ERP con la idea de instalar sólo algunas de sus funcionalidades.
Debido a que en este tipo de innovación trabaja
el clásico ejemplo del efecto network (el valor del ERP
es proporcional al número de personas y partes de la organización
que lo usen), la organización debe continuar
la implantación (rollout) del sistema en departamentos,
divisiones y regiones adicionales, más allá de la primera
instalación, para alcanzar los beneficios esperados de la
integración.
• Evaluación e implantación de productos complementarios:
como parte de la evolución de los sistemas
ERP, sus proveedores están continuamente lanzando
nuevos productos complementarios (o permiten fácilmente
la interconexión con productos de terceros proveedores)
que permiten ampliar el valor de la innovación;
por ejemplo, aplicaciones de inteligencia del negocio,
de automatización de la fuerza de ventas o de optimización
de la cadena de suministro. La organización debe
estar preparada para evaluar e implantar, cuando sea
recomendado, estas nuevas funcionalidades.
• Uso del sistema al máximo potencial: muchos tenemos
la percepción de que los sistemas ERP están siendo
infrautilizados dentro de las organizaciones, lo cual atenta
contra la obtención del retorno de su inversión. Una de
las principales recomendaciones es entender y asimilar
las capacidades que un ERP posee para ejecutar ciertas
funciones organizacionales. Algunas de las capacidades
son las siguientes: automatización de transacciones (ésta
es la más fácilmente alcanzable), coordinación entre áreas
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