manual de documentación organizacional norma gtc-185 ... - Escolme
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MANUAL DE DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL<br />
NORMA GTC-<strong>185</strong> ICONTEC<br />
4. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES<br />
4.1 ACTAS<br />
4.1.1 Definición. Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica.<br />
Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico <strong>de</strong>s<strong>de</strong> e<br />
momento <strong>de</strong> su creación.<br />
4.1.2 Requisitos<br />
4.1.2.1 Márgenes<br />
Superior entre 3 cm y 4 cm<br />
Inferior entre 2 cm y 3 cm<br />
Lateral izquierdo: entre 3 cm y 4 cm<br />
Lateral <strong>de</strong>recho: entre 2 cm y 3 cm<br />
Encabezado <strong>de</strong> las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm<br />
4.1.2.2 Partes<br />
4.1.2.2.1 Título. El título está conformado por el nombre <strong>de</strong>l grupo que se reúne. Se<br />
ubica centrado a una o dos interlíneas libres <strong>de</strong>l margen superior. Ejemplo:<br />
REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN<br />
4.1.2.2.2 Denominación <strong>de</strong>l documento. A una o dos interlíneas libres se ubica la<br />
palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo<br />
que le corresponda. Ejemplo:<br />
ACTA 001<br />
Nota: Se suprime el símbolo <strong>de</strong> número # o la abreviatura (No.).<br />
4.1.2.2.3 Encabezamiento. El encabezamiento está conformado por las palabras fecha,<br />
hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una <strong>de</strong> ellas en mayúsculas sostenida.<br />
Los datos <strong>de</strong>l encabezamiento van alineados <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> dos espacios siguientes a los<br />
dos puntos <strong>de</strong> la palabra asistentes, en mayúscula sostenida.<br />
4.1.2.2.4 Fecha. Contra el margen izquierdo, escribes la palabra FECHA, en mayúscula<br />
sostenida y seguida <strong>de</strong> dos puntos. Al frente escribes la ciudad don<strong>de</strong> se ha realizado la<br />
reunión y la fecha completa (día, mes, año), separados por coma. Ejemplo:<br />
FECHA: Me<strong>de</strong>llín, 14 <strong>de</strong> enero <strong>de</strong> 2011<br />
CAPÍTULO 4 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-Acta administrativa 6
MANUAL DE DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL<br />
NORMA GTC-<strong>185</strong> ICONTEC<br />
4.1.2.2.5 Hora. Contra el margen izquierdo, escribes la palabra HORA, en mayúscula<br />
sostenida y seguida <strong>de</strong> dos puntos. Al frente escribes la hora <strong>de</strong> inicio y <strong>de</strong> finalización <strong>de</strong><br />
la reunión. Ejemplo:<br />
HORA: De las 09:00 a las 16:00 horas<br />
4.1.2.2.6 Lugar. Contra el margen izquierdo, escribes la palabra LUGAR, en<br />
mayúscula sostenida y seguida <strong>de</strong> dos puntos. Al frente escribes el sitio <strong>de</strong> la reunión.<br />
LUGAR: Hotel Intercontinental, Salón Diamante<br />
4.1.2.2.7 Asistentes. Contra el margen izquierdo, escribes la palabra ASISTENTES,<br />
en mayúscula sostenida y seguida <strong>de</strong> dos puntos. Al frente escribes la relación <strong>de</strong><br />
nombres con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que <strong>de</strong>sempeña cada<br />
uno en la reunión, lo separas <strong>de</strong>l nombre con coma y sigues el or<strong>de</strong>n jerárquico<br />
establecido para la reunión. En caso <strong>de</strong> igual jerarquía, lo or<strong>de</strong>nas alfabético por<br />
apellidos.<br />
Ejemplo 1<br />
Ejemplo 2<br />
ASISTENTES: Gloria Castro Botero, Presi<strong>de</strong>nta<br />
Jaime Maldonado Muñoz Vicepresi<strong>de</strong>nte<br />
Manual Yarce Hoyos, Secretario<br />
ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)<br />
4.1.2.2.8 Invitados. Contra el margen izquierdo, escribes la palabra INVITADOS, si los<br />
hay, en mayúscula sostenida seguida <strong>de</strong> dos puntos. Los nombres los escribes con<br />
mayúscula inicial, a interlineación sencilla. Ejemplo:<br />
INVITADOS: Marcela Sánchez López, Jefa <strong>de</strong> Sistemas<br />
4.1.2.2.9 Ausentes. Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida <strong>de</strong><br />
dos puntos, escribes la palabra AUSENTES, si los hay. Es conveniente indicar si la<br />
ausencia es justificada o no. Ejemplo:<br />
CAPÍTULO 4 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-Acta administrativa 6
MANUAL DE DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL<br />
NORMA GTC-<strong>185</strong> ICONTEC<br />
AUSENTES: Pedro Lara Quintero, Delegado (con excusa)<br />
Jaime Riascos Forero, Delegado (sin excusa)<br />
4.1.2.2.10 Or<strong>de</strong>n <strong>de</strong>l día. A dos interlíneas libres <strong>de</strong>l último nombre contra el margen<br />
izquierdo y con mayúscula sostenida escribes la palabra ORDEN DEL DÍA, seguida <strong>de</strong><br />
dos puntos. Contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo <strong>de</strong> la reunión,<br />
con mayúscula inicial, i<strong>de</strong>ntificándolos con números arábigos. Ejemplo:<br />
1. Verificación <strong>de</strong>l quórum<br />
2. Lectura y aprobación <strong>de</strong>l acta anterior<br />
3. Presupuesto <strong>de</strong> producción<br />
4. Varios y sugerencias<br />
4.1.2.2.11 Desarrollo. Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida escribes la<br />
palabra DESARROLLO seguida <strong>de</strong> dos puntos. Contra el margen izquierdo inicias el<br />
primer tema i<strong>de</strong>ntificándolo con número arábigo y escritura en negrilla si <strong>de</strong>seas resaltar.<br />
El primer tema pu<strong>de</strong> ser verificación <strong>de</strong> quórum o lectura, discusión y aprobación <strong>de</strong>l acta<br />
anterior.<br />
En el tema lectura, discusión y aprobación <strong>de</strong>l acta anterior <strong>de</strong>bes indicar si fue<br />
aprobada, o se anotan las modificaciones que se presenten. Ejemplo:<br />
1. Verificación <strong>de</strong>l quórum<br />
Se verificó la asistencia…………………………………………….<br />
4.1.2.2.12 Convocatoria. Si se programa una nueva reunión, escribes la palabra<br />
CONVOCATORIA contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida <strong>de</strong><br />
punto. A continuación escribes la fecha y hora <strong>de</strong> la próxima reunión. Ejemplo:<br />
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en las oficinas <strong>de</strong> la se<strong>de</strong> <strong>de</strong><br />
Barranquilla, el 17 <strong>de</strong> febrero <strong>de</strong> 2011, a partir <strong>de</strong> las 09:000 horas.<br />
4.1.2.2.13 Firmas. El nombre completo <strong>de</strong> los firmantes responsables los escribes en<br />
mayúscula sostenida. El cargo con mayúscula inicial y sin centrar. Los nombres y cargos<br />
<strong>de</strong> los firmantes autorizados los repartes <strong>de</strong> manera que el <strong>de</strong> mayor jerarquía que<strong>de</strong><br />
contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo renglón hacia su <strong>de</strong>recha.<br />
En caso <strong>de</strong> varios firmantes, sus nombres se escriben <strong>de</strong> cuatro a seis interlineas uno <strong>de</strong>l<br />
otro, distribuidos por pares. Si el número <strong>de</strong> firmas es impar, la última se centra. Ejemplo:<br />
CAPÍTULO 4 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-Acta administrativa 6
MANUAL DE DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL<br />
NORMA GTC-<strong>185</strong> ICONTEC<br />
MANUEL BOTERO CORREA JUAN CARLOS DIAZ SOTO<br />
Presi<strong>de</strong>nte Secretario<br />
4.1.2.2.14 Líneas especiales. Si se requieren las líneas espaciales, se recomienda<br />
escribirlas a dos interlíneas libres <strong>de</strong> los datos <strong>de</strong>l remitente, en la misma fuente pero con<br />
un tamaño <strong>de</strong> letra menor al utilizado en el texto.<br />
4.1.2.2.15 Anexo o Anexos. Se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado.<br />
Se escribe a dos interlíneas libres <strong>de</strong>l cargo <strong>de</strong>l remitente. La palabra anexo o anexo se<br />
escribe con mayúscula inicial y seguida <strong>de</strong> dos puntos (:), a un espacio se enuncia la<br />
cantidad, entre paréntesis se relaciona el número <strong>de</strong> hojas, folios y el tipo <strong>de</strong> anexo<br />
escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,). Ejemplos:<br />
Anexo: uno (15 folios)<br />
Anexos: dos (ocho folios y un CD)<br />
Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto)<br />
4.1.2.2.16 I<strong>de</strong>ntificación <strong>de</strong>l redactor y transcriptor. A dos interlíneas libres <strong>de</strong>l<br />
remitente o a una interlínea libre <strong>de</strong> anexos y copias se escribe el nombre y los apellidos<br />
<strong>de</strong> las personas que participaron en la redacción y transcripción y <strong>de</strong>más activida<strong>de</strong>s<br />
relacionadas con la elaboración <strong>de</strong> la comunicación, todo <strong>de</strong>bidamente alineados.<br />
Cuando sea necesario se <strong>de</strong>be aclarar el papel <strong>de</strong>sempeñado por cada uno <strong>de</strong> los<br />
participantes. De preferencia la letra más pequeña.<br />
Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o <strong>de</strong>más activida<strong>de</strong>s, no se<br />
requiere su i<strong>de</strong>ntificación. Ejemplo:<br />
Redactor: Juan Esteban Soto López<br />
Transcriptor: Ángela María Duque Arango<br />
4.1.2.2.17 Páginas subsiguientes. El encabezado y el número <strong>de</strong> página<br />
correspondiente los datos que permiten i<strong>de</strong>ntificar el documento a partir <strong>de</strong> la segunda<br />
página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlínea<br />
libre <strong>de</strong> la zona 1, justificados y para continuar con el texto se <strong>de</strong>ja una o dos interlíneas<br />
libres. Ejemplos:<br />
Margen izquierdo Margen <strong>de</strong>recho<br />
Acta 040<br />
Me<strong>de</strong>llín, 14 <strong>de</strong> enero <strong>de</strong> 2011 2<br />
Acta 040 REUNION ORDINARIA<br />
Me<strong>de</strong>llín, 14 <strong>de</strong> enero <strong>de</strong> 2011 2<br />
CAPÍTULO 4 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-Acta administrativa 6
MANUAL DE DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL<br />
NORMA GTC-<strong>185</strong> ICONTEC<br />
INDUSTRIAL DEL NORTE S.A.<br />
REUNIÓN ORDINARIA DE JUNTA DIRECTIVA<br />
ACTA 230<br />
FECHA: Me<strong>de</strong>llín, 20 <strong>de</strong> mayo <strong>de</strong> 2010<br />
HORA: De las 15:00 a 18:00 horas<br />
LUGAR: Sala <strong>de</strong> Juntas<br />
ASISTENTES: Doctora Margarita Botero C., Presi<strong>de</strong>nta<br />
Señor Carlos Vélez R., Tesorero<br />
Señor Iván Na<strong>de</strong>r G., Secretario<br />
INVITADA: Doctora Gladis Ron<strong>de</strong>ros F., Gerenta <strong>de</strong> A.E.A<br />
.<br />
AUSENTES: Carlos A. García R., (con excusa)<br />
Sara Hoyos H., (sin excusa)<br />
ORDEN DEL DIA:<br />
1. Verificación <strong>de</strong>l quórum<br />
2. Lectura, discusión y aprobación <strong>de</strong>l acta anterior.<br />
3. Asignación <strong>de</strong> cargos y funciones <strong>de</strong>l personal administrativo<br />
4. Análisis ejecución presupuestal<br />
DESARROLLO:<br />
1. Verificación <strong>de</strong>l quórum<br />
Se verificó la asistencia y se inició……<br />
………………………………………………………<br />
2. Lectura, discusión y aprobación <strong>de</strong>l acta anterior<br />
Fue leída el acta 229 y se aprobó por unanimidad<br />
CAPÍTULO 4 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-Acta administrativa 6
MANUAL DE DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL<br />
NORMA GTC-<strong>185</strong> ICONTEC<br />
230 Reunión Ordinaria <strong>de</strong> Junta Directiva 2<br />
3. Asignación <strong>de</strong> cargos y funciones <strong>de</strong>l personal<br />
La presi<strong>de</strong>nta……….……………………………………………………………….<br />
…………………………………………………………………………………………<br />
4. Análisis ejecución presupuestal<br />
Fue presentado el ..........................…………………………………………… ….<br />
……………………………………………………………………………………………..<br />
…………………………………………..<br />
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 16 <strong>de</strong> marzo <strong>de</strong> 2011 <strong>de</strong>s<strong>de</strong> las<br />
18:00 horas, en el Hotel Portón <strong>de</strong> Oviedo, Salón Mariscal.<br />
MARGARITA BOTERO COSTA IVÁN NADER GARCÉS<br />
Presi<strong>de</strong>nta Secretario<br />
Anexo: dos (tres folios)<br />
Transcriptor: Marcela Restrepo Macías<br />
Figura No. 1. Mo<strong>de</strong>lo Acta administrativas<br />
CAPÍTULO 4 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-Acta administrativa 6
MANUAL DE DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL<br />
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CAPÍTULO 4 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-Acta administrativa 6