Norma Internacional para Descrição de Instituições com - Academia ...

4.6 O apêndice fornece exemplos integrais de descrições de instituições com acervo arquivístico,
compilados de acordo com esta norma. Veja também 4.11.
4.7 Todos os elementos abrangidos por estas regras estão disponíveis para uso, mas os seguintes
são obrigatórios:
- Identificador (elemento 5.1.1);
- Forma(s) autorizada(s) do nome (elemento 5.1.2);
- Endereço(s) (elemento 5.2.1).
4.8 Na descrição de uma instituição com acervo arquivístico, o uso e o formato dos elementos
de descrição opcionais serão determinados pela natureza da instituição descrita e pelo uso
pretendido da descrição em um sistema ou rede de informação específico.
4.9 Quando a norma é aplicada para descrever entidades cuja função primordial não é a guarda
de arquivos, use o subconjunto apropriado de elementos. Por exemplo, requisitos de
privacidade devem ser considerados quando o custodiador é um indivíduo ou uma família.
4.10 Muitos dos elementos da descrição de uma instituição com acervo arquivístico estabelecida
de acordo com a presente norma podem ser usados como pontos de acesso. Regras e
convenções para normalização de pontos de acesso podem ser desenvolvidas nacionalmente
ou em separado para cada idioma. Vocabulários e convenções a serem usados na criação e
seleção dos dados de conteúdo para esses elementos podem também ser desenvolvidos
nacionalmente ou em separado para cada idioma.
4.11 Os exemplos fornecidos na norma são ilustrativos e não prescritivos. Eles mais ilustram do
que ampliam as determinações das regras às quais estão ligados. Os exemplos ou a forma
como são apresentados não devem ser tomados como instruções. Para tornar claro o contexto,
cada exemplo é seguido pela indicação em itálico do nome da instituição que o forneceu.
Notas explicativas adicionais podem vir em seguida, também em itálico, precedidas da
indicação Nota.
4.12 Pretende-se que esta norma seja usada em conjunção com a ISAD(G) – Norma geral
internacional de descrição arquivística, 2. ed.; a ISAAR(CPF) – Norma internacional de registro
de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias, 2. ed.; a ISDF –
Norma internacional para descrição de funções, 1. ed., e com as normas de descrição
arquivística nacionais. Quando essas normas são usadas juntas, no contexto de um sistema
ou rede de descrição arquivística, descrições de instituições com acervo arquivístico serão
associadas a descrições de arquivos e a registros de autoridade, e vice-versa. Veja o Capítulo
6 para orientação sobre como essas associações podem ser criadas.
4.13 Esta norma dispõe somente acerca de algumas das condições necessárias para apoiar o
intercâmbio de informação sobre instituições com acervo arquivístico. Um bem-sucedido
intercâmbio automatizado de informação sobre instituições com acervo arquivístico em redes
de computadores depende da adoção de um formato apropriado de comunicação pelas
instituições envolvidas no intercâmbio. Esta norma pretende ser usada como base para o
desenvolvimento de formatos de comunicação e/ou intercâmbio de dados.
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