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1. Objetivo y Alcance
Requisitos de Vinculación de Personal
Código IGH-02 v.04
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Determinar los requisitos necesarios para la Vinculación del personal docente y
administrativo.
Este instructivo aplica desde la recepción de los documentos hasta el archivo de los
mismos.
2. Responsable
El responsable por garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente documento
es el (la) Líder del Proceso de Gestión de Talento Humano, Técnicos de Vinculación,
Auxiliar de Archivo.
3. Definiciones
3.1 Vinculación
Forma mediante la cual se incorpora por el tipo de contrato laboral o civil a que haya lugar
a una persona natural para que cumpla determinadas funciones. Previo cumplimiento de
requisitos en un sitio determinado.
3.2 Personal Administrativo
Personal que se dedica a labores no docentes
3.3 Docente
Persona que se dedica profesionalmente a la enseñanza.
3.4 Docente Tiempo Completo y Medio Tiempo
Persona que se dedica profesionalmente a la enseñanza, mediante un acto administrativo
a término indefinido.
3.5 Docente Tiempo Completo Ocasional y Medio Tiempo
Persona que se dedica profesionalmente a la enseñanza, mediante un acto administrativo
a término definido.
3.6 Docente Hora Cátedra y Tutores
Persona que se dedica profesionalmente a la enseñanza, mediante un contrato a término
definido.
Elaboró Aprobó Validó
Firma
Merly Mildred Jaimes Delgado
Firma
Karin Johanna Fajardo Martínez
Firma
María Victoria Bautista Bochagá
Fecha 2 de marzo de 2012 Fecha 5 de marzo de 2012 Fecha 5 de marzo de 2012

3.7 Verificación
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Conformación mediante la aportación de evidencia objetiva de que han cumplido los
requisitos especificados
3.8 Sistema
m
Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan.
3.9 Vinculación
Asignación de un cargo u oficio particular para ejercer dentro de la Institución.
Las demás definiciones que aplican para el presente instructivo se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005. Sistema de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
4. Contenido
4.1 Requisitos para la Vinculación de
Docentes de Tiempo Completo, Ocasional,
Hora Cátedra y Tutores
Responsable: Funcionario designado
y Docentes
Para los docentes que ingresan por primera vez, deben entregar los documentos en el
siguiente orden:
Formato Único de Hoja de Vida persona natural: diligenciar y descargar en
www.dafp.gov.co
Formato Declaración Juramentada de Bienes y Rentas persona natural: diligenciar y
descargar en www.dafp.gov.co
4 Fotocopias de la Cédula de Ciudadanía ampliada al 150%
Fotocopia de la Libreta Militar
Fotocopia de los títulos universitarios
Fotocopia de la Tarjeta Profesional
Constancia de cuenta bancaria para la consignación de pagos
Constancia de afiliación como cotizante a una EPS, fondo de pensión, fondo de
cesantías
Certificado de Antecedentes Disciplinarios: descargar en www.procuraduria.gov.co
Certificado de antecedentes fiscales: descargar en www.contraloriagen.gov.co
NOTA 1: Los formatos de la Función Pública deben diligenciarse de acuerdo a las
instrucciones que cada uno presenta en cumplimiento de la Ley 190 de 1995, 489 y 443
de 1998.
NOTA 2: Si el docente no se encuentra afiliado a ninguna entidad del Sistema de
Seguridad Social Integral debe escoger libremente las entidades a las cuales desee
afiliarse.

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NOTA 3: Si el docente es de nacionalidad extranjera deberá acreditar la visa de trabajo
requisito indispensable para legalizar la vinculación.
NOTA 4: Los docentes que posean títulos de Universidades Extranjeras deberán
acreditar la respectiva convalidación
4.2 Requisitos para la Vinculación del
Personal Administrativo
Responsable: Designado del Proceso
de Gestión del Talento Humano y
Personal a Vincular
Para el personal administrativo que ingresa por primera vez, deben entregar los
documentos en el siguiente orden:
Formato Único de Hoja de Vida persona natural: diligenciar y descargar en
www.dafp.gov.co
Formato Declaración Juramentada de Bienes y Renta persona natural: diligenciar y
descargar en www.dafp.gov.co
4 Fotocopias de la Cédula de Ciudadanía ampliada al 150%
Fotocopia de la Libreta Militar
Fotocopia de los títulos universitarios
Fotocopia de la Tarjeta Profesional
Constancia de cuenta bancaria para la consignación de pagos
Constancia de afiliación a una EPS, fondo de pensión, fondo de cesantías
Certificado de Antecedentes Disciplinarios: descargar en www.procuraduria.gov.co
Certificado de antecedentes fiscales: descargar en www.contraloriagen.gov.co
NOTA 1: Los formatos de la Función Pública deben diligenciarse de acuerdo a las
instrucciones que cada uno presenta en cumplimiento de la Ley 190 de 1995, 489 y 443
de 1998.
NOTA 2: SI la persona no se encuentra afiliada a ninguna entidad del Sistema de
Seguridad Social Integral debe escoger libremente las entidades a las cuales desee
afiliarse.
NOTA 3: Si la persona es de nacionalidad extranjera deberá acreditar la visa de trabajo
requisito indispensable para legalizar la vinculación.
4.3 Requisitos para Personal que Viene
Prestando sus Servicios de Manera
Interrumpida
Debe renovar los siguientes documentos:
Responsable: Designado del Proceso
de Gestión del Talento Humano
3 Fotocopias de la Cédula de Ciudadanía ampliada al 150%
Certificado de Antecedentes Disciplinarios: descargar en www.procuraduria.gov.co
Certificado de antecedentes fiscales: descargar en www.contraloriagen.gov.co

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NOTA 1: La entrega de los formatos de hoja de vida y bienes y rentas debe renovarlos
al inicio de cada vigencia.
Responsable: Designado del Proceso
4.4 Recepción de Documentos
de Gestión del Talento Humano
Es necesario que la entrega de los documentos se realice con anterioridad al inicio de
las labores, es decir, una semana (5 días hábiles) para que la Universidad en calidad de
empleador garantice la cobertura efectiva del proceso.
Recepcionados los documentos se expide el FGH-18 “Paz y Salvo de Vinculación” o
el FGH-55 Paz y Salvo de Vinculación (para docentes hora cátedra y ocasionales)
y dejando evidencia en el FGH-31 “Control Entrega de Paz y Salvo”.
Responsable: Designado del Proceso
4.5 Ingreso de Datos al Sistema
de Gestión del Talento Humano
Se realiza según el instructivo IGH-01 “Ingreso de Datos al Sistema”
4.6 Archivo de la Documentación Responsable: Auxiliar de Archivo.
Los documentos generados del presente instructivo según el IGH-17 “Archivo de
Documentos”
5. Documentos de Referencia
- NTC ISO 900:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y
Vocabulario.
- NTC ISO 900:2000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Norma Técnica de Calidad
- NTCGP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
- NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
- MECI Modelo Estándar de Control Interno
- Ley 962 de 2005
- IGH-01 “Ingreso de Datos al Sistema”
- IGH–17 “Archivo Documento”
6. Historia de Modificaciones
Versión
00
01
Naturaleza del
Cambio
Actualización del
Instructivo por el cambio
de roles
Actualización del
Instructivo por el cambio
documentación
Fecha de
Aprobación
17 de Octubre de
2007
11 de febrero de
2008
Fecha de
Validación
25 de Octubre de
2007
14 de Febrero de
2008

02
03
Requisitos de Vinculación de Personal
Actualización del
Instructivo por
modificación del
procedimiento
Modificación de todas las
actividades.
7. Administración de Formatos
Código Nombre Responsable Ubicación Acceso
FHG-18
FGH-55
FGH-31
8. Anexos
“No Aplica”
Paz y Salvo de
Vinculación
Paz y Salvo de
Vinculación
Control Entrega
de Paz y Salvo
Personal de Gestión
del Talento Humano
Personal de Gestión
del Talento Humano
Personal de Gestión
del Talento Humano
Oficina de
Gestión del
Talento
Humano
Oficina de
Gestión del
Talento
Humano
Oficina de
Gestión del
Talento
Humano
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30 de abril de 2008 2 de mayo de 2008
5 de marzo de 2012 5 de marzo de 2012
Personal
Autorizado
Personal
Autorizado
Personal
Autorizado
Tiempo de
retención
Disposición
Final
Según las TRD No aplica
Según las TRD No aplica
Según las TRD No aplica