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Boletín informativo
de Cruz Blanca,
SaludCoop y
Cafesalud EPS.
Vicepresidencia
Comercial y de
Operaciones.
Abril 9, 2012
2
Apreciado empleador:
Queremos informarle las recientes disposiciones legales
del Nuevo Decreto 4023 del 28 de Octubre de 2011,
acerca de devoluciones de aportes, trámite de incapacidades
y licencias de maternidad o paternidad.
Este Decreto entra en vigencia el 01 de Mayo de 2012
y debe conocerlo su área de Recursos Humanos.
Repasemos en pocos minutos los aspectos más intereses de mora. Así mismo, se aclara que el pago
relevantes de esta norma. correcto al Sistema General de Seguridad Social en
DEVOLUCIÓN DE APORTES:
Salud no está sujeto a la devolución de dinero por parte
de la EPS a la que se le solicita la devolución del aporte.
El presente Decreto en mención aclara en su artículo
12, que las devoluciones de aportes se tramitarán solo
para el aportante.
Es importante que el aportante conozca que al momento
de realizar el pago a través de los operadores PILA,
éstos le informarán en qué EPS se encuentra afiliado el
A partir del 1 de mayo de 2012, cuando entre en vigen- usuario por el cual está realizando el pago, dicho aviso
cia el Decreto 4023, los aportantes sólo podrán solicitar, sólo será informativo (no restringe el pago si el aportanpara
sí mismos y ante la EPS, la devolución de cotiza- te elige una EPS diferente a la sugerida por el opera-
ciones pagadas erradamente para sí mismos. Por lo
tanto, no se tramitarán devoluciones para otra EPS.
Los aportantes únicamente podrán solicitar devolución
de aportes consignados erradamente de la siguiente
Dando aplicación al decreto 4023 de 2011 y tenien- manera según el rango de fechas que corresponda:
do en cuenta las fechas de procesamiento entre
EPS y Consorcio Fiduciario designado por el
Ministerio de Salud y Protección Social, nuestras
EPS dejarán de emitir cartas de compromiso a otras
EPS. Tampoco recibirán cartas de compromiso de
otras EPS a partir del 09 de abril de 2012. En
1. Periodos consignados erradamente desde la fecha
de afiliación del usuario en el Sistema General de
Seguridad Social en Salud y hasta el 30 de abril de
2013.
consecuencia, a partir de esta fecha los aportantes 2. A partir del 01 de mayo del 2013 el aportante podrá
no deberán solicitar a las EPS SaludCoop, solicitar la devolución de aportes pagados errada-
Cafesalud y Cruz Blanca devolución de aportes mente únicamente de un año atrás de su fecha de
para otras EPS. consignación, es decir, no se procesará por pres-
Por lo anterior, si el aportante cancela a una EPS
errada, una vez identifique dicho error deberá pagar de
cripción de la solicitud a la EPS las devoluciones por
periodos anteriores a mayo de 2012.
forma inmediata a la EPS correcta mediante el opera- El aportante debe radicar solicitud expresa en nuestros
dor de recaudos PILA, con los correspondientes puntos de radicación y atención al usuario en cada
dor).

2Regional.
Esta comunicación debe contener la siguien- Ÿ Persona Natural: La EPS podrá utilizar otros
te información: Nit, razón social para empleadores, tipo mecanismos de pago para los conceptos de devolude
documento del cotizante, número de documento del
cotizante por el que se cometió el error, periodo errado,
número de planilla, valor IBC, valor cotización, días
pagados y novedades reportadas en dicho periodo. Se
deben tener en cuenta las siguientes condiciones para
ción de aportes de personas naturales que no cuente
con una cuenta de ahorros o corriente para lo cual
deberá presentar carta autenticada donde indique
esta condición.
la recepción del pago: El aportante debe radicar solicitud formal de devolución
Ÿ Persona Jurídica: únicamente se realizará el giro de aportes a la EPS en donde se realizó el pago erradamediante
transferencia electrónica. mente, anexando los siguientes soportes:
TIPO DE
DEVOLUCION
SOLICITUDES DE
EMPLEADORES
SOLICITUD
INDEPENDIENTES,
UPC ADICIONAL Y
O PENSIONADOS
SOLICITUDES DE
APORTES POR
MAYOR VALOR
PAGADO EN LA
COTIZACION
Carta de solicitud de devolución de aportes o formato establecido por la EPS debidamente firmado por el
Representante Legal o persona encargada de nómina.
Cámara de Comercio o RUT con vigencia no mayor a 30 días.
Fotocopia del certificado de cuenta bancaria que detalle: tipo de cuenta, número de cuenta y nombre del
banco. La cuenta bancaria necesariamente debe pertenecer al aportante que realiza la solicitud, no son
válidas cuentas de terceros.
Carta de solicitud de devolución de aportes o formato establecido por la EPS debidamente firmado por el
cotizante.
Fotocopia del documento de identidad
DOCUMENTOS SOLICITADOS
Copia del juicio de sucesión cuando se trate de un cotizante independiente fallecido. Fotocopia del certificado
de cuenta bancaria del beneficiario que detalle: tipo de cuenta, número de cuenta y nombre del banco. La
cuenta bancaria necesariamente debe pertenecer al solicitante. No son válidas cuentas de terceros.
En caso de no tener cuenta bancaria, Carta autenticada del solicitante certificando la condición de No
Bancarizado.
Carta de solicitud de devolución de aportes o formato establecido por la EPS debidamente firmado por el
Representante Legal o persona encargada de nómina (empleadores) o cotizante (trabajadores independientes).
Cámara de Comercio o RUT con vigencia no mayor a 30 días.
Certificación suscrita por el Revisor Fiscal y/o Representante Legal.
Copia con sello de radicado de la solicitud de devolución de aportes por el mismo periodo ante la ARP
correspondiente.
Copia con sello de radicado de la solicitud de devolución de aportes por el mismo periodo ante el Fondo de
Pensiones correspondiente.
Fotocopia del certificado de cuenta bancaria que detalle: tipo de cuenta, número de cuenta y nombre del
banco. La cuenta bancaria necesariamente debe pertenecer al aportante que realiza la solicitud, no son
válidas cuentas de terceros.
De acuerdo con el Decreto 4023, Artículo 24 serán
las EPS quienes definan la pertinencia en la devolución
del dinero al aportante aplicando los procesos
ya definidos entre EPS y el Consorcio Fiduciario
designado por el Ministerio de Salud y Protección
Social.
La notificación de la autorización del pago a los
aportantes se realizará a través del correo electrónico
reportado por los mismos aportantes a los operadores
de recaudo PILA.

2PRESTACIONES
ECONÓMICAS (INCAPACIDADES,
LICENCIAS DE MATERNIDAD Y/O PATERNIDAD)
será realizado directamente por la EPS a los cinco (5)
días hábiles contados a partir de la fecha de notificación
de la autorización de pago. Se deben tener en cuenta
las siguientes condiciones para la recepción del pago:
A partir de la fecha de entrada en vigencia de este
decreto, los empleadores y trabajadores independientes,
no podrán deducir de las cotizaciones en salud, los
valores correspondientes a incapacidades por enferme-
dad general, licencias de maternidad y/o paternidad en
Ÿ Persona Jurídica: únicamente se realizará el giro
mediante transferencia electrónica.
las planillas de autoliquidación (PILA), (Artículo 24).
Ÿ Persona Natural: La EPS podrá utilizar otros
A partir del 1 de mayo de 2012 el empleador o trabaja- mecanismos de pago para los conceptos de
dor independiente debe radicar solicitud expresa del Prestaciones Económicas de personas naturales
pago de incapacidades, licencias de maternidad y/o
paternidad en nuestros puntos de radicación y atención
al usuario en cada Regional. Esta comunicación tendrá
respuesta de autorización de pago o negación dentro de
que no posean una cuenta de ahorros o corriente
para lo cual deberán presentar carta autenticada
donde se indique esta condición.
los quince (15) días hábiles siguientes a la radicación. La notificación de la autorización del pago a los aportan-
Si existe reconocimiento económico al empleador o tes se realizará a través del correo electrónico reportado
trabajador independiente por pago de estas incapacida- por los mismos aportantes a los operadores de recaudo
des, licencias de maternidad y/o paternidad, el pago PILA.
DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EL TRÁMITE DE INCAPACIDADES, LICENCIAS DE MATERNIDAD
Y/O PATERNIDAD
TIPO DE
DEVOLUCION
EMPLEADORES
INDEPENDIENTES
LICENCIAS DE
MATERNIDAD
POR MADRES
FALLECIDAS
DOCUMENTOS SOLICITADOS
Carta de solicitud de pago por incapacidades, licencias de maternidad y/o paternidad o formato establecido por la
EPS debidamente firmado por el Representante Legal o persona encargada de nómina.
Cámara de Comercio o RUT con vigencia no mayor a 30 días.
Fotocopia del certificado de cuenta bancaria que detalle: tipo de cuenta, número de cuenta y nombre del banco. La
cuenta bancaria necesariamente debe pertenecer al aportante que realiza la solicitud, no son válidas cuentas de
terceros.
Para el caso de licencias de paternidad se deberá anexar original del registro civil de nacimiento del menor.
Carta de solicitud de pago por incapacidades, licencias de maternidad y/o paternidad o formato establecido por la
EPS debidamente firmado por el cotizante.
Copia del juicio de sucesión cuando se trate de un cotizante independiente fallecido. Fotocopia del certificado de
cuenta bancaria del beneficiario que detalle: tipo de cuenta, número de cuenta y nombre del banco. La cuenta
bancaria necesariamente debe pertenecer al solicitante. No son válidas cuentas de terceros.
En caso de no tener cuenta bancaria, Carta autenticada del solicitante certificando la condición de No Bancarizado.
Para el caso de licencias de paternidad se deberá anexar original del registro civil de nacimiento del menor.
Carta de solicitud de pago por licencias de maternidad debidamente firmada por el padre del menor.
Fotocopia del documento de identidad del padre.
Original del registro civil de nacimiento del menor.
Copia del acta de defunción de la madre fallecida.
Fotocopia del certificado de cuenta bancaria que detalle: tipo de cuenta, número de cuenta y nombre del banco. La
cuenta bancaria necesariamente debe pertenecer al aportante que realiza la solicitud, no son válidas cuentas de
terceros.