lineamientos y procedimientos del control de vales canjeables de ...

LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL CONTROL DE VALES
CANJEABLES DE UNIFORMES
ESCOLARES Y ATENCION DE
PROVEEDORES
PROGRAMA DE DOTACION GRATUITA DE
UNIFORMES Y UTILES ESCOLARES

INTRODUCCCION
El programa de Dotación Gratuita de Útiles y Uniformes Escolares da a conocer los
lineamientos y procedimientos para el ciclo escolar 2012 – 2013 del área de control de
vales.
Este documento incluye la evaluación de los proveedores para calificarlos y así estar en
condiciones de autorizar su participación en este año, exponiendo el proceso de canje de
vales del beneficiario al proveedor y de éste al programa para su pago correspondiente.
El procedimiento permitirá satisfacer a los beneficiarios y dar cumplimiento a los objetivos
del Programa.
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CONTENIDO
GRUPO TECNICO DE EVALUACION DEL CONTROL DE VALES
1. PARTICIPANTES
2. EVALUACION DE PROVEEDORES
3. VISITAS A LOS NEGOCIOS DE PROVEEDORES
VALES
1. DEFINICION
2. UNIVERSO DE ATENCION
3. FORMATO (MODELOS 2012)
4. FLUJO DE LOS VALES
5. ENTREGA A LAS ESCUELAS
6. CANJE CON EL PROVEEDOR
PROVEEDORES
1. EVALUACION
2. CALENDARIZACION DE REUNIONES
3. REQUISITOS DE INSCRIPCIÓN EN EL PADRÓN
4. CAPACITACIÓN PARA EL CONTROL DE VALES
5. CALENDARIO DE ATENCIÓN
PROCEDIMIENTO DE TRAMITE DE PAGO
1. REVISION Y CONTEO DE VALES
2. REALIZACIÓN DE CORTES DIARIOS
3. ELABORACIÓN DE TRAMITE DE PAGO
4. TRAMITE DE FACTURAS AL AREA DE FISCALIZACION
5. OFICINAS DE PAGO DE FACTURAS A PROVEEDORES
6. RETROALIMENTACION DE INFORMACION SOBRE LOS PAGOS
7. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN EN EL SISTEMA SOBRE PAGOS REALIZADOS
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CIERRE DEL PROGRAMA
1. RECOPILACIÓN DEL TOTAL DE FOLIOS ENTREGADOS AL ÁREA DE FISCALIZACIÓN
2. ENTREGA DE INFORMACIÓN DEL CIERRE DEL PROGRAMA
3. MONITOREO DE PROVEEDORES SOBRE LA ENTREGA TOTAL DE UNIFORMES A LOS
BENEFICIARIOS
4. REVISIÓN DE PAGOS REALIZADOS A LOS PROVEEDORES POR EL ÁREA DE FINANZAS Y
CAJA DEL IEEPO.
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GRUPO TECNICO DE EVALUACION DEL CONTROL DE VALES
1. PARTICIPANTES
Para este ciclo escolar se nombra el GRUPO TECNICO DE EVALUACION Y CONTROL DE VALES que
está facultado para evaluar a los proveedores, basándose en los reglamentos y lineamientos que se
determinó para este ciclo escolar.
Este grupo técnico de evaluación está formado por un director, un secretario técnico, tres evaluadores y un
vocal, siendo la parte ejecutora quien dará fe de toda la documentación que presenten los proveedores.
A continuación se describen las funciones y quienes las realizarán:
FIGURA DEL
GRUPO TÉCNICO
DIRECTOR DIRECTOR DEL PROGRAMA
SECRETARIO
TECNICO
EVALUADORES
VOCAL
REPRESENTANTE
DEL ÁREA
JURIDICA Y
ADMINISTRATIVA
DEL IEEPO
REPRESENTANTE RESPONSABILIDADES
JEFE DE UNIDAD DE
PLANEACION DEL PROGRAMA
RESPONSABLES DEL
CONTROL DE VALES Y
ATENCION A PROVEEDORES
INTEGRANTE DEL CONSEJO
CONSULTIVO DE POLÍTICA
SOCIAL DEL GOBIERNO DEL
ESTADO.
DIRECTOR JURIDICO Y/O
QUIEN DETERMINE LA
COORDINACIÓN DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DEL IEEPO.
DA FE DE LOS LINEAMIENTOS Y
AUTORIZACION DE LOS EXPEDIENTES
APROBADOS.
RESPONSABLE DE LA ORGANIZACIÓN Y
EVALUACION DE LOS PROVEEDORES.
REVISION Y CALIFICACIÓN DE LOS
EXPEDIENTES PARA GARANTIZAR SU
APROBACION.
DAR FE DE TODOS LOS PROCEDIMIENTOS
PARA QUE SE REALICEN DE MANERA
TRANSPARENTE y APEGADA A LA LEY
ADMINISTRATIVA EN VIGOR.
ELABORAR EL CONVENIO Y OBTENER LA
FIRMA DEL PROVEEDOR Y DE LOS
INTEGRANTES QUE FORMA EL ÁREA
JURIDICA.
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2. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Para la evaluación se van considerar 2 puntos, el primero será cumplir con los requisitos del registro
de proveedores, el segundo será la asignación de un puntaje que se determinará de acuerdo con
las respuestas de los padres de familia, en los formatos de “CÉDULAS DE INFORMACIÓN BÁSICA
POR ALUMNO” que se entregaron a cada escuela en los últimos días del mes de abril.
De acuerdo con la respuesta de los padres de familia se procederá a la captura de las cédulas para
obtener la información por proveedor y así asignar su puntaje respectivo.
3. VISITAS A LOS NEGOCIOS DE PROVEEDORES
Uno de los requisitos que se solicitarán a los proveedores será un croquis de ubicación de su
domicilio fiscal, comercial y maquiladora o taller, el cual será visitado por los integrantes del Grupo
Técnico para comprobar entre otras cosas la veracidad de los datos del proveedor.
Las visitas que se realicen no van a ser notificadas y el proveedor deberá comprometerse a recibir a
los visitantes, teniendo como obligación presentar documentos que se le soliciten en su momento y
respaldar la visita técnica.
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VALES
1. DEFINICION
Un vale es un documento comercial, para el canje de uniformes, que puede representar el pago
total o parcial del uniforme de acuerdo con la cantidad que aparece en el anverso del vale.
El monto del vale será determinado y obtenido de la licitación de uniformes que otorga el Gobierno
del Estado a los Alumnos de Educación Básica, el precio puede ser igual o diferente al del año
pasado. El Programa dotará de 2 vales a cada uno de los alumnos beneficiarios.
2. UNIVERSO DE ATENCION
Para el ciclo escolar 2011-2012 la cantidad de vales entregados fue de 750 mil aproximadamente,
y para el ciclo escolar 2012-2013 se entregará el mismo número de vales que se asignaron el año
pasado, cantidad que será ajustada de conformidad con lo que se acuerde con la sección 22 del
Sindicato Nacional de Trabajadores de la Educación (SNTE), los vales se otorgarán a escuelas que
cumplan con los siguientes criterios:
1.- Escuelas que se localicen preferentemente en una zona urbana.
2.- Que cuenten con un uniforme definido de uso cotidiano desde hace varios años.
3.- Que por lo menos esté organizada con 2 grupos por grado.
3. FORMATO (MODELO 2012)
El formato del vale será del tamaño de un billete mexicano de cincuenta pesos moneda nacional.
Cada vale tiene un sello de seguridad con un código de barras, impreso el sello del escudo de
Oaxaca a prueba de agua, que se visualiza a simple vista y cuya autenticidad será verificada por
algún medio que determine la dirección del programa.
En este año solicitamos de manera obligatoria la Clave Única de Registro Poblacional (CURP) del
alumno, como primer requisito para rellenar un vale, las características que presenta el vale son:
En el anverso
Nombre del programa
Escudo de Oaxaca, el logotipo del estado y la leyenda de los Programas Bienestar.
No. de folio del vale
Código de barra del folio del vale.
Importe del vale, Sin IVA
La leyenda “Canjeable al Portador como apoyo en la adquisición de uniformes escolares en
establecimientos participantes”
La vigencia del vale que será al 31 de octubre del presente año.
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A
B
C
D
E
En el reverso del vale el beneficiario o su tutor deberán anotar los siguientes datos:
En el espacio en blanco se anotará NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR ASÍ COMO EL
SELLO DE LA ESCUELA.
A la derecha el número del folio de la Cédula de Información Básica del Alumno.
Clave de la escuela.
Nombre, apellido paterno y apellido materno del alumno.
Grado y grupo.
Marcar con una “X” la opción que corresponda en el apartado: Uniformes entregados ( ) o
Por entregar ( ), especificando la fecha estimada de entrega: DD/MM/AA
CURP (si no tiene CURP registrar los datos del alumno como lo muestra el esquema
siguiente:
COMO FORMAR LA CURP?
LETICIA MATEO ESCOBAR, AÑO DE NACIMIENTO 18 DE ENERO DEL 2000.
M A E L 0 0 0 1 1 8 M O C T S T
A B C D
E
Primera letra y la primera vocal del primer apellido.
Primera letra del segundo apellido.
Primera letra del primer nombre.
Fecha de nacimiento (2 últimos dígitos del año, 2 del mes y 2 del día de nacimiento)
Letra del género (H para Hombre o M para Mujer)
Dos letras correspondientes a la entidad de nacimiento, de Oaxaca la nomenclatura OC, en el caso
de extranjeros se marca como NE (Nacido Extranjero)
Segunda consonante del primer apellido
Segunda consonante del segundo apellido
Segunda consonante del primer nombre (o segunda, si el nombre empieza con consonante)
Se les recuerda que los datos del vale se anoten con letra clara y legible, no se aceptarán vales
que vengan tachados, enmendados o alterados, en caso de presentarlos con esta incidencia se
cancelará en automático al momento del canje y no habrá reposición por daño o extravío.
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4. FLUJO DE LOS VALES
La recepción del vale tiene un ciclo iniciando con la recepción del vale en el programa y finalizando con el
trámite del pago al proveedor, en cada etapa tenemos variados procesos que a continuación se describen.
COMPROMISO
EJECUCION
PROVEEDOR
IMPRESIÓN DE
FORMATOS DEL
VALE APEGADO A
LA LEY DE
ADQUISICION Y
ARRENDAMIENTO
DEL ESTADO DE
OAXACA
ELABORARAN
PAQUETES DE
100 VALES CADA
UNO, PARA
ENTREGAR A LA
OFICINA DE
UNIFORMES Y
UTILES.
RESPONSABLE
DE CONTROL DE
VALES Y
ATENCION A
PROVEEDORES
LA INSTANCIA
EJECUTORA ES
LA
RESPONSABLE
DE ADQUIRIR
LOS VALES,
APEGADO A LA
NORMATIVIDAD
VIGENTE DE LA
MATERIA,
INGRESA LOS
PAQUETES DEL
VALE AL
PROGRAMA,
REVISANDO EL
FOLIO INICIAL Y
FINAL, SE FIRMA
EL ACUSE DEL
PROVEEDOR,
SACANDO UNA
COPIA PARA EL
CONTROL DEL
AREA Y
ENTREGANDO EL
ORIGINAL AL
RESPONSABLE
ADMINISTRATIVO
DE ENLACE
SEDESOH-IEEPO.
RESPONSABLE DEL
ALMACEN ESTATAL
DEL PROGRAMA
RECIBE DEL AREA
DE CONTROL DE
VALES, LOS
PAQUETES PARA SU
CLASIFICACION Y
EMPAQUETAMIENTO
DE ACUERDO A LA
BASE DE ATENCION
2012, SE ORGANIZA
PARA EFECTUAR EL
EMPAQUETAMIENTO
CON LOS
CORDINADORES DE
MODULOS Y
REGIONALES.
ASIGNANDO LAS
ESCUELAS POR
ZONA. TERMINANDO
SE HACE LA
ENTREGA DE LOS
COORDINADORES
PARA LAS RUTAS
RESPECTIVAS.
DIRECTORES
DE ESCUELAS
RECIBIR EL
PAQUETE DE
VALES.
REVISANDO EL
FOLIO INICIAL
Y FINAL,
FIRMANDO DE
RECIBIDO
ENTREGAR
LOS VALES A
SUS ALUMNOS,
PARA QUE LOS
REQUISITEN,
SELLAR Y
ESCRIBIR SU
NOMBRE Y
FIRMA.
PADRES DE
FAMILIA
CUIDAR EL
REQUISITADO
DEL VALE Y
FIRMAR DE
RECIBIDO
ELEGIR EL
PROVEEDOR
QUE ESTE
REGISTRADO
A ESTE
PROGRAMA,
HACER
VALIDO EL
VALE ANTES
DEL
31/OCT/12.
PROVEEDORES IEEPO
REVISAR C/U DE LOS
VALES AL MOMENTO
DEL CANJE.
CAPTURAR LOS
VALES QUE RECIBA
EN LA PAGINA
CORRESPONDIENTE.
IMPRIMIR LA LISTA
ASIGNADA PARA
ENTREGAR JUNTO
CON LOS VALES Y
FACTURA AL
PROGRAMA.
INSTANCIA
EJECUTORA DEL
PAGO DE LOS
VALES AL
PROVEEDOR.
EL
RESPONSABLE
DE CONTROL DE
VALES HARA
ENTREGA A
ESTA
DEPENDENCIA
PARA SU
TRAMITE DE CLS
Y
PROGRAMACION
DE PAGOS.
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5. ENTREGA A LAS ESCUELAS
La entrega de los vales a las escuelas serán los primeros días de inicio de clase. En el momento de entrega
a las directores de las escuelas se les recomienda abrir el paquete, para verificar el folio inicial y folio final
así como la cantidad asignada en el recibo correspondiente, antes de firmar de recibido para no tener
incidencias de faltantes en fechas posteriores.
Una vez entregados los vales quedan registrados en nuestra base de datos del programa los folios
otorgados, con un estatus de “entregado”, posteriormente se cambiará a “canjeado” con dos variantes: 1.-
mercancía entregada y por entregar con el registro de la fecha estimada de entrega por el proveedor, luego
al estatus de “tramitado para pago” y finalmente de “pagado”, estado en el que se revisará si la mercancía ya
fue entregada a los beneficiarios.
Bajo ninguna circunstancia el director de la escuela puede negociar los vales con el proveedor, ya que será
sancionado por él GRUPO TÉCNICO DE EVALUACION Y CONTROL DE VALES. Si en alguna escuela
sobraran vales tendrán que regresarlos a la oficina del PROGRAMA DE UTILES Y UNIFORMES
ESCOLARES, ubicada en PRIVADA DE CANTERAS NÚMERO 201, SANTA MARÍA IXCOTEL, SANTA
LUCÍA DEL CAMINO en un horario de 9.00 a 15.00 hrs., con el respaldo de un oficio dirigido al Lic. Diego
Rule Castro, Director del Programa, en un plazo de 15 días posteriores a la entrega para poder beneficiar a
otros alumnos.
6. CANJE CON EL PROVEEDOR
Los Directores de escuela entregarán los vales a los alumnos que les entreguen el acuse de recibido que
recortaron de la cédula de información básica por alumno, mismas que fueron entregada y requisitadas entre
abril y mayo del año en curso. Los beneficiarios anotarán los datos que se solicitan en los vales, entre otros
el número de folio de su cédula que es un requisito indispensable para el canje con el proveedor.
Se llama canje a la acción en el que el padre de familia acude a una tienda comercial de venta de uniformes
y cambia su vale por un conjunto de uniforme de su elección, con el cual puede cubrir el pago total o parcial
del costo del uniforme, en el entendido que el vale es un apoyo a la economía familiar.
El padre de familia tiene la libertad de elegir al proveedor que esté registrado en el programa. Dicha
información se presenta en la pagina www.sedesoh.oaxaca.gob.mx, el proveedor debe entregar en el
momento de canje el uniforme y en caso que no hubiese por falta de talla, tendrá un plazo no mayor a 30
días para el cumplimiento de la entrega, de lo contrario el comité de padres de familia de la escuela puede
manifestar la informalidad para poder aplicar la ejecución o cobro de la garantía que tiene el proveedor con
el Programa.
Se recomienda a los padres de familia canjear los vales en los primeros días después de haberlos recibido,
independientemente que el vale tiene vigencia al 31 de octubre como fecha límite. En el entendido que no
habrá prórroga para los beneficiarios en cuanto al canje de los vales con los proveedores. Mientras que
éstos últimos, tendrán hasta el día 30 de noviembre para la tramitación de pago de los vales canjeados.
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PROVEEDORES
1. EVALUACION
La calificación otorgada por los padres de familia a través de la encuesta de las “cédulas de información
básica por alumno”, permitirá al Grupo Técnico asignar un puntaje ponderado en el nivel de importancia
de la pregunta, este resultado será la primera puntuación del proveedor junto con su expediente
documental, lo que le permitirá ser aceptado o rechazado por el programa. Si el proveedor obtuviera una
calificación insuficiente y cumpliera con los demás requisitos solicitados para su registro; se evaluará por
el Grupo Técnico, el cual determinará si lo califica como proveedor para el canje de vales 2012 - 2013.
2. CALENDARIZACION DE REUNIONES
En el mes de junio se llevarán a cabo reuniones en la(s) sede(s) que determine el programa para dar a
conocer los reglamentos y lineamientos que servirán para el control de vales y atención a proveedores
para el ciclo escolar 2012-2013. La invitación será abierta, pero se evaluará la participación de cada
proveedor, el Grupo Técnico dará a conocer a los proveedores que resulten calificados y los convocará
a la segunda reunión, de capacitación sobre el manejo del sistema del control del programa de
uniformes y útiles escolares.
Las fechas estimadas para realizar la(s) primera(s) reunión(es) con los proveedores será(n) del 11 al 15
de junio del año en curso.
N.P. ACTIVIDADES FECHAS
1 REUNIONES CON PROVEEDORES DEL 14 AL 16 DE JUNIO
2 ENTREGA DE DOCUMENTOS PARA INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES DEL 25 DE JUNIO AL 6 DE JULIO
3 REVISION DE DOCUMENTOS Y EVALUACION DE LOS PROVEEDORES DEL 9 AL 20 DE JULIO
4 EMISION DEL DICTAMEN 24 DE JULIO
5 FIRMA DEL CONVENIO DEL 25 AL 31 DE JULIO
6 REGISTRO EN EL SISTEMA DE PROVEEDORES DEL 25 AL 31 DE JULIO
7 CAPACITACION SOBRE EL SISTEMA DE VALES DEL 6 AL 10 DE AGOSTO
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3. REQUISITOS DE INSCRIPCION EN EL PADRON
Los requisitos son para todos los proveedores que quieran inscribirse al programa, ser evaluados y obtener
su registro definitivo en el PADRON DE PROVEEDORES 2012. Este dictamen lo elabora el GRUPO
TECNICO DE EVALUACION Y CONTROL DE VALES.
Los requisitos para el registro del programa son los siguientes:
1.- Oficio de Solicitud que manifieste su interés de participación en el programa de Uniformes y Útiles
Escolares y mediante el que se comprometen a cumplir con los reglamentos y lineamientos adquiridos al
momento del registro, señalando el compromiso de cumplir en un plazo no mayor de 30 días naturales la
entrega del uniforme.
2.- Escrito donde manifiesten el giro del negocio, si son comercializadores, vendedores o fabricante.
3.- Oficio de Suficiencia Presupuestal anexando copia del estado DE CUENTA BANCARIA de los 3 últimos
meses y de su DECLARACION ANUAL 2011.
4.- Entregar una Fianza de garantía liquida a través de un cheque de caja, letra de cambio, dinero en
efectivo o póliza de alguna institución afianzadora al área responsable de firma del convenio en el IEEPO,
por el 5% del monto total de los vales que manifestó estimar canjear a los beneficiarios. Este recurso se
utilizará exclusivamente para cubrir el monto total de los vales de los que no ha entregado la mercancía en
los plazos consignados en los vales canjeados a los beneficiarios y que podrá ser recuperable si al término
del ejercicio, no incurre en un incumplimiento. Esto será para garantizar que el proveedor pueda cubrir la
venta de uniformes y el programa tenga la seguridad de que el proveedor cumplirá con las entregas a los
beneficiarios.
5.- Reporte de existencias de Almacén y lista de precios de los uniformes que manejará para el ciclo
escolar 2012-2013, misma que se publicará en la página de internet del programa para consulta de los
beneficiarios.
6.- Si solicitaron un crédito bancario presentar el formato y la solicitud autoriz ada por el banco.
7.- copia de identificación oficial del dueño del negocio, copia del representante legal anexando la carta
poder para los trámites que realice ante el programa.
8.- Original y 2 copias del convenio del programa, el convenio lo firmarán con el representante del Área
Jurídica del IEEPO o con quien designe la Coordinación de Administración y Finanzas del Instituto, una vez
firmado por la dependencia presentar una copia para su inscripción.
SI ES FABRICANTE PRESENTAR ADEMAS DE LOS REQUISITOS ANTERIORES, LO
SIGUIENTE:
Un estudio técnico de su empresa, impreso y en medio magnético conteniendo los siguientes puntos:
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Describir y clasificar el tamaño de empresa (capacidad de producir bienes y servicios en un periodo
determinado, recurso humano, aspectos financieros.
Localización. Ubicación especifica de su negocio con un croquis para las visitas técnicas del
programa. Fotos de su negocio (tienda y taller)
Tecnología. La capacidad de maquinaria con que cuenta, descripción y listado de su mobiliario y
equipo, el personal calificado que opera su maquinaria, fotos del taller de costura.
Proceso de producción. Inventario de materia prima lo que son telas, hilos, botones, cierres etc.
Cuantas prendas se fabrican a la semana, que estimado de prendas puede fabricar con la materia
prima con que cuenta actualmente y por último cuantos uniformes puede vender de acuerdo a su
capacidad técnica y económica.
Organización. (organigrama, técnico y humano), un esquema organizacional
SI ES COMERCIALIZADOR Y/O VENDEDOR, ADEMAS DE LOS REQUISITOS SEÑALADOS,
PRESENTAR LO SIGUIENTE:
Un manifiesto bajo protesta de decir verdad que tiene la capacidad económica para poder surtir el
número de uniformes equivalente al total de vales que estima canjear, además de que cuenta con el
respaldo de un fabricante.
Una carta de respaldo del fabricante, mediante la que manifieste bajo protesta de decir verdad que
tiene la capacidad técnica instalada y los insumos necesarios para producir y entregar al
comerciante o vendedor la cantidad de uniformes que le sean solicitados y que deben ser
equivalentes al total de los vales que estima canjear el comerciante o vendedor. Dicho documento
será firmado por el Gerente General, Administrador único o propietario de la empresa fabricante
donde compre los uniformes el proveedor que esté solicitando su registro en el Programa.
Una vez calificado por el Grupo Técnico se dará a conocer por medio de sus páginas de internet, la lista de
proveedores autorizados, enviando también un correo personalizado a los proveedores.
El siguiente paso a seguir será acudir a la Dirección del Programa específicamente al área de Control de
canje de vales y atención a proveedores para que se le entregue su usuario y contraseña para entrar a la
página del sistema del canje de vales para registrar sus datos personales y hacer uso del mismo.
4. CAPACITACION PARA EL CONTROL DE VALES
La capacitación sobre el sistema informático para el trámite de pago de los vales canjeados se impartirá del
16 al 20 de julio previa calendarización de participación de los proveedores, con los siguientes objetivos:
1. Consolidar la información que sea confiable, oportuna y disponible para cualquier nivel de acceso a
la información requerida.
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2. Satisfacer la demanda de información sustantiva para la planeación estratégica alineada a los
proyectos del programa de distribución de útiles y uniformes escolares.
3. Fomentar el trabajo en equipo, para alcanzar la eficiencia con base a indicadores y metas.
PROCESO
• Darse de alta como proveedores mediante un formato específico, con datos actualizados, siguiendo
los pasos que se le indican.
APELLIDO PATERNO AMATERNO NOMBRE
No. DE PROVEEDOR
DOMICILIO FISCAL
CALLE No. EXTERIOR No. INTERIOR
COLONIA MUNICIPIO O DELEGACION
CODIGO POSTAL LOCALIDAD ENTIDAD FEDERATIVA
DOMICILIO COMERCIAL
CALLE No. EXTERIOR No. INTERIOR
COLONIA MUNICIPIO O DELEGACION
CODIGO POSTAL LOCALIDAD ENTIDAD FEDERATIVA
MAQUILADORA UBICADA EN:
CALLE No. EXTERIOR No. INTERIOR
COLONIA MUNICIPIO O DELEGACION
CODIGO POSTAL LOCALIDAD ENTIDAD FEDERATIVA
TELEFONO CORREO ELECTRONICO
TIPO DE PROVEEDOR
FABRICANTE COMERCIALIZADOR MONTO FACTURADO DEL
EJERCICIO ANTERIOR
CAPTURAR LOS VALES
DATOS DEL CONTRIBUYENTE
REGION
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RFC
IMPRIMIR
Los vales serán capturados conforme a la recepción en su negocio, ordenándolos de menor a mayor y
separándolos en fajillas de 100 vales.

1. Con su clave de usuario y contraseña entrar al programa,
2. Capturar el número de proveedor que se le asigne, sus datos generales se visualizarán de forma
automática.
3. En un segundo cuadro capturar el Número de cédula del vale y folio del vale, cotejando la CURP que
aparece en el sistema con el del vale, si no es correcto capturar la CURP.
4. Actualizar el grado, grupo y clave de la escuela.
Esta información se guardará automáticamente cada vez que capture un vale, registrando el total de vales
que canjeará por factura.
Cuando termine de capturar los vales cerrará la sesión para poder imprimir el listado que presentará en las
oficinas del programa, junto con su factura y los vales canjeados y sellados por la empresa.
VER EJEMPLO DE PRESENTACIÓN DE VALES CANJEADOS, PRESENTADOS EN EL PROGRAMA PARA TRÁMITE
DE PAGO (FORMATO VALE2).
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FORMATO DE CAPTURA
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INFORMACION BASICA DEL PROVEEDOR
No. DE PROVEEDOR REGION
NOMBRE DEL PROVEEDOR
RFC
DOMICILIO
CORREO
REGISTRO DE VALE
No. DE CEDULA: FOLIO DEL VALE:
CURP:
NOMBRE
CCT: GRADO: GRUPO:
GUARDAR
REGISTRO DEL DIA
NP NFOLIO NVALE CURP
NOMBRE APATERNO AMATERNO GRADO GRUPO
CERRAR SESION
CAPTURA DE CONTRARECIBO
BASE DE DATOS
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En este formato del sistema se registrarán los folios de facturas contempladas para trámite de pago, el total
de vales y el importe que representa la entrega al programa. En la parte inferi or firmará la persona que los
reciba entregándole el acuse como respaldo del trámite.
FORMATO VALE3
No. FACTURA No. DE PROVEEDOR
FECHA
REGION
DATOS DEL CONTRIBUYENTE
CANTIDAD
NOMBRE
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P.U.
100 VALES 183.5 18350
No. VALES 100
CONCEPTO
SUBTOTAL
IVA
TOTAL
RECIBIDO EL:
NOTA: SE RECIBE LOS VALES PARA REVISION Y TRAMITACION DE LA FACURA No.
PARA SU TRMITE CORRESPONDIENTE AL PAGO. EL CUAL TENDRAN UN PLAZO DE 3 DIAS
RECIBE VALES PARA REVISION (NOMBRE DEL PROVEEDOR AUTOMATICO)
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
Página w eb w w w .sedesoh.oaxaca.gob.mx http://uniformes.bienestar.gob.mx Correo Electrónico: directorpuue@oaxaca.gob.mx
RFC
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TOTAL
FECHA DE RECEPCION DE VALES EN LA DIRECCIÓN DEL PROGRAMA

A los proveedores se les recomienda que los primeros días que reciban vales empiecen a capturar los
datos en el sistema para entregar los vales en la Dirección del programa para poder tramitar sus facturas
con la instancia ejecutora y no rezagar sus pagos.
La fecha de atención a los proveedores para canje de vales empieza en el mes de agosto y culminará el 30
de noviembre.
Se reitera que NO habrá prórroga para el canje de vales, de los beneficiarios al proveedor.
5. CALENDARIO DE ATENCION POR REGION.
N.P REGIONES LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES
1 COSTA
2 VALLES CENTRALES
3 ISTMO
4 PAPALOAPAN
5 MIXTECA
6 SIERRA SUR
7 SIERRA NORTE
8 CAÑADA
ATENCION A PROVEEDORES
10:00 AM A 4:00
PM
10:00 AM A 4:00
PM
10:00 AM A 4:00
PM
10:00 AM A 4:00
PM
10:00 AM A 4:00
PM
10:00 AM A 4:00
PM
10:00 AM A 4:00
PM
10:00 AM A 4:00
PM
Privada Las Canteras No. 201 Santa María Ixcotel C.P. 68100 Santa Lucía del Camino Oaxaca Tel. 502 51 38
Página w eb w w w .sedesoh.oaxaca.gob.mx http://uniformes.bienestar.gob.mx Correo Electrónico: directorpuue@oaxaca.gob.mx

Horario de atención a proveedores de lunes a viernes, de 10:00 am a 4:00 pm, presentarse en los
días indicados a su región, no se atenderán proveedores después del horario ni de otras regiones
que no estén programadas. Esto será para brindarles un mejor servicio, para cualquier duda o
aclaración al respecto, deberán comunicarse a la línea telefónica (951) 5025138 de 6:00 a 7:00 pm.
Cuando lleguen a la oficina se deben registrar en una libreta que tendrá a cargo el vigilante en turno,
anotando su nombre, empresa a la que representa, región, firma.
Al llegar se les entregará una ficha que indica el turno que les corresponde para el trámite de
conteo de vales y revisión de facturas correspondientes.
Las facturas deben estar elaboradas por el proveedor, no se aceptarán facturas en blanco ya que
nos limitaremos a apoyarlos en la revisión, los datos de la factura serán responsabilidad absoluta del
proveedor. Deberán presentar la factura en original y 2 copias: la original y primera copia para
trámite de pago y la segunda copia se sellará como acuse de recibo, de igual forma cada que
canjeen sus vales deberán traer su listado en original y copia, debidamente firmado al margen y al
calce.
El personal del programa que atienda a un proveedor sellará la copia con su nombre, firma y cargo.
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE PAGO
1. REVISION Y CONTEO DE VALES
Se revisará la lista impresa del sistema, cotejando los vales físicamente, que deberán entregarse en
fajillas de 100 por el proveedor, cuando capturen sus folios en la página deben estar ordenados de menor
a mayor y su relación de entrega de vales tendrá la misma secuencia. Los vales deben venir precontados,
ya que sólo se rectificará la información que presenten, si un vale no esta en la captura o traen otro vale
que no esté capturado NO SE ACEPTARÁ el lote completo, hasta que realicen la corrección en el sistema
o presenten el(los) vale(s) que haya(n) registrado.
Si el pago de su factura lo requieren por transferencia bancaria, anexar hoja con sus datos bancarios.
La factura debe contener entre otros datos, la descripción del artículo que el proveedor vendió a los
beneficiarios, para el caso que nos ocupa serán JUEGOS DE UNIFORMES ESCOLARES.
CLIENTE: Instituto Estatal de Educación Publica de Oaxaca
DOMICILIO: Carretera Cristóbal Colón km. 5.5, Santa María Ixcotel, Santa Lucia del Camino, Oaxaca, C.P.
68100
UNIDAD DE MEDIDA: Juego
Privada Las Canteras No. 201 Santa María Ixcotel C.P. 68100 Santa Lucía del Camino Oaxaca Tel. 502 51 38
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CANTIDAD: Número de vales que ampare la factura
DESCRIPCION: Uniformes Escolares
Y la siguiente leyenda en la parte inferior de la factura:
OBSERVACION: La cantidad de uniformes equivale al mismo número de vales canjeados en este
negocio, por los beneficiarios del programa de distribución gratuita de uniformes escolares.
2. REALIZACION DE CORTES DIARIOS.
Se hace un corte al final del día de los proveedores que se atendieron para actualizar la información
revisando el status de los vales, cuantos vales ya canjearon por escuela y que proveedor lo canjeó.
A través del sistema también daremos a conocer si las facturas ya fueron tramitadas ante el área de
fiscalización o en su caso pagado por la instancia ejecutora que es el IEEPO.
3. ELABORACION DE TRAMITE DE PAGO
Después de recibir las facturas en la oficina tendremos 2 días para tramitar el pago al área correspondiente
de fiscalización.
El formato para trámite de pago se captura con los siguientes datos: Nombre del proveedor, total de vales
canjeados, precio unitario, importe, IVA y total. Se anexa copia de la factura, respaldando con la lista de
vales, sellado y firmado por el proveedor, este documente se envía para firma de visto bueno del director del
Programa.
4. TRAMITE DE FACTURAS AL AREA DE FISCALIZACION
Se solicita al área ejecutora del IEEPO que la fiscalizadora que desempeñe esta actividad se incorpore en
las tardes de acuerdo a calendario de atención a recibir la documentación y contar los paquetes de vales
para dar fe de la entrega, firmando y sellando las facturas de acuse de recibido, para poder procesar y
actualizar la información en nuestro sistema.
5. OFICINAS DE PAGO DE FACTURAS A PROVEEDORES.
Los pagos se realizan en las oficinas del IEEPO, en el primer piso, en el área de finanzas, en la ventanilla de
CAJA.
El IEEPO es la única instancia responsable de realizar el pago a los proveedores.
6. RETROALIMENTACION DE INFORMACION SOBRE LOS PAGOS
Se le solicitará al IEEPO que nos entregue una copia de los pagos realizados a los proveedores para poder
actualizar el sistema con el status correspondiente a su trámite.
CIERRE DEL PROGRAMA
Privada Las Canteras No. 201 Santa María Ixcotel C.P. 68100 Santa Lucía del Camino Oaxaca Tel. 502 51 38
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1. RECOPILACION DEL TOTAL DE FOLIOS ENTREGADOS AL AREA DE FISCALIZACION.
Una vez concluido la operación del programa, se hará un respaldo de toda la información recopilada en el
sistema para contabilizar el total de vales canjeados de los proveedores y los pagos de facturas realizados,
haciendo un corte a esa fecha de los pagos pendientes por realizar.
2. ENTREGA DE INFORMACION DEL CIERRE DEL PROGRAMA
Se entregará el respaldo de la información al Grupo técnico, cerrando el ciclo de atención con los
proveedores del programa, los responsables de control de vales y atención a proveedores permanecerán
laborando para verificar el monitoreo de los últimos pagos y la entrega de uniformes a los beneficiarios.
3. MONITOREO DE PROVEEDORES SOBRE LA ENTREGA TOTAL DE UNIFORMES A LOS
BENEFICIARIOS
En el mes de noviembre tendremos la información de los vales que se canjearon y las escuelas que se
atendieron para hacer llamadas respectivas a cada director y confirmar que se haya entregado los
uniformes escolares a cada alumno. De lo contrario el Grupo Técnico de Evaluación y Control de Vales,
levantará sanciones y exigirá el cumplimiento de la entrega y tomara de la garantía liquida el total del
importe de los uniformes, para entregarlo a los alumnos pendientes de recibir el beneficio.
4. REVISION DE PAGOS REALIZADOS A LOS PROVEEDORES POR EL AREA DE FINANZAS Y
CAJAS DEL IEEPO.
Se monitorearán los últimos pagos que se realicen para poder concluir con la responsabilidad del cierre
del ejercicio.
Concluyendo esta actividad se dará por terminado el Programa de útiles y Uniformes Escolares para
Alumno de Educación Básica durante el ejercicio fiscal 2012.
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