Creación de Informes por Asistente y Usuario

Creación de Informes por Asistente y
Usuario
Objetivos
Guía 4
Conocer la estructura de un informe.
Crear informes utilizando el asistente y personalizar a través de la vista de
diseño.
Relacionar una consulta con informes.
Recomendaciones
Tenga orden y aseo para trabajar
Al finalizar el laboratorio se debe dejar en la misma ó mejor condición en que se
encontró, aún los accesorios y herramientas utilizadas (Asegúrese de apagar el
Equipo antes de retirarse).
Materiales y equipos
Computadora
Microsoft Office Access 2003.
Introducción Teórica
INFORME
Facultad: Ingeniería.
Escuela: Biomédica
Asignatura: Informática Médica
Es una forma de imprimir los datos contenidos en una o varias tablas en una hoja
de papel. Así los informes permiten agrupar la información contenida en todos los
registros y presentarla de una forma más compacta y reducida, esto puede ser
incluyendo totales.
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Guía 4
Los informes pueden incluir elementos como: encabezados con el título del
informe, pie de página, encabezado de grupo, pie de grupo, la fecha, el número de
página, un valor de resumen.
Los informes están compuestos por secciones que se utilizan para colocar los
controles en el diseño del informe para que este muestre lo que se desea imprimir
en papel. Entre algunas de estas secciones están:
Encabezado de página
Detalle
Pie de página
La estructura de un informe es la siguiente:
Procedimiento
En el desarrollo de esta práctica se utilizará las dos formas de crear un informe, a
través de asistente y usuario; al igual que las consultas y los formularios, el uso de
asistentes es muy bueno cuando surgen problemas donde se tiene que entregar
una información rápidamente.
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CREACIÓN DE INFORME UTILIZANDO EL ASISTENTE.
Guía 4
Crear un informe correspondiente a un Listado de Llamadas, para ello desarrollar
lo siguiente:
1. Abrir la base de datos Guía 5
2. En la ventana base de datos seleccione el objeto Informes.
3. Seleccionar en Crear un informe utilizando el asistente.
4. Luego seleccione los campos que se incluirán en el informe, para ello
seleccione todos los campos de la tabla Llamadas, esto se puede realizar de
dos formas: seleccionando uno a uno los campos o todos simultáneamente
con el botón
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Guía 4
5. Seleccionar siguiente y si lo desea puede indicar el campo que desea utilizar
como nivel de agrupamiento (para este ejercicio no se seleccionará ningun
campo) y luego volver a presionar siguiente.
6. Luego se presenta un cuadro de diálogo solicitando la forma en que desea
ordenar los registros al ser mostrados, seleccione IdLlamada y luego presionar
siguiente.
7. Seleccionar el tipo de distribución que aplique para su informe, este puede
estar en columnas, tabular y justificado, la orientación puede ser vertical o
horizontal; para este caso seleccione tabular y orientación vertical y luego
presionar siguiente.
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Guía 4
8. Luego seleccione algún estilo a aplicar para el informe y presione siguiente.
9. Access visualizará el cuadro de diálogo solicitando un título para el informe:
Listado de Llamadas. Luego presione finalizar y se presentará en pantalla la
vista preliminar del informe creado con el asistente.
Los informes trabajan de la misma forma que los formularios, es decir tienen una
Vista Diseño y una Vista ejecución.
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Ejercicio 1
Guía 4
Realizar los siguientes informes utilizando el asistente y luego personalice sus
informes modificando las propiedades de cada control:
El informe a realizar es: Listado de Contactos.
Realice 3 informes utilizando consultas (utilizar las que ya se tienen). Para
agregar una consulta seleccionar en lugar de una tabla la consulta de
desee utilizar.
AGRUPAMIENTO DE INFORMACIÓN PARA REALIZAR CÁLCULOS.
Para realizar esta etapa de l práctica deberá crear una tabla la cual se llamará
Pedidos. La tabla a crear llevará los siguientes campos:
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Guía 4
Después de haber creado la tabla anterior inserte datos de registros como se
muestra:
Ahora se mostrará un ejemplo donde se agrupan las fechas de los pedidos
realizados.
1. Cree una nueva consulta llamada: Pedidos por Fecha.
2. Las columnas a agregar serán: Impedido, Fecha de Pedido, Fecha de entrega
y Cargo.
3. Agregar dos parámetros a la fecha de pedido para que acepte un rango de
fecha, por ejemplo: (Fecha inicio y Fecha final) Criterio: ENTRE [Fecha Inicio:]
Y [Fecha Final:]
4. Crear un informe desde la Vista Diseño y guardarlo como Informe de Pedidos.
5. Ir a las propiedades del informe, modificar el Origen de Registros para hacer
referencia a la consulta creada: Pedidos por Fecha.
6. En el encabezado de página agregar una etiqueta con el título: Pedidos
Realizados.
7. Agregar cuadros de texto de los campos de la consulta en el Detalle, igual que
como lo haría en un formulario (IdPedido, FechaPedido, FechaEntrada, Cargo)
8. Seleccionar, ordenar y agrupar desde la barra de herramientas
9. En la columna campo y expresión seleccionar FechaPedido con orden
ascendente.
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10. Establezca la propiedad encabezado del grupo en SI.
11. Establezca la propiedad pie de grupo en SI
Guía 4
12. Seleccione la forma de agrupamiento en MES, para así mostrar los totales de
los cargos por Mes.
13. En la propiedad Mantener Juntos, seleccionar Grupo Completo.
14. Cuando acepte estas condiciones se activarán dos nuevas secciones a la
estructura del informe:
Encabezado FechaPedido
Pie FechaPedido
Estas propiedades se encargan de visualizar la información agrupada para que los
resultados sean apreciados de manera más ordenada.
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Guía 4
15. Recuerde agregar las etiquetas IdPedido, Fecha Pedido, Fecha Entrada y
Cargo.
16. Agregar un control cuadro de texto en la sección de Pie FechaPedido, el
objetivo será imprimir la suma de cada Mes.
17. Escribir lo siguiente en el cuadro de texto: =Suma([Cargo]), lo que hace es
sumar toda la columna de Cargo correspondiente a cada mes.
18. Ahora observe el informe en la vista Preliminar y observe los resultados.
19. Se presentará un cuadro de diálogo donde tendrá que ingresar una Fecha de
Inicio para generar su informe, al igual una Fecha Final. Por ejemplo: Se
requiere los pedidos realizados en el mes de Enero del año 1998
Fecha Inicio: 01/01/1998
Fecha Final: 31/01/1998
En los resultados obtendrá todos los pedidos realizados en Enero de 1998.
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Análisis de Resultados
Guía 4
1. Presente todos los ejercicios planteados en el procedimiento.
2. Realice cuatro informes con las siguientes especificaciones:
Realizar un informe que muestre los envíos con cargos mayores que $10 y
menores que $500
Obtener las Ventas por fecha de pedido de los productos. Utilice
parámetros para ello.
Diseñe un informe que refleje Total de productos vendidos por mes.
En cualquiera de los informes puede utilizar consultas, asistentes, agrupaciones,
vista diseño.
Investigación Complementaria
1. ¿Qué es un subformulario?
2. ¿Qué es un subinforme?
3. ¿Cómo ejecutaría un informe desde un formulario a través de un botón de
comando?
Bibliografía
• Aprendiendo Microsoft Access 2000 en 24 Horas. Craig Eddy, México 1999.
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