the National Sea Grant Library - University of Rhode Island

Diapositiva 11
Principio 7: Procedimientos para Mantenimiento de Registros
Los registros de monitoreo electrónicos o computadorizados deben ser equivalentes a los registros en
papel y las firmas a mano.
Los sistemas de registro electrónico se clasifican en abiertos o cerrados. Un sistema cerrado es aquel cuyo
acceso a ese sistema es controlado por las personas responsables del contenido de los registros electrónicos
(p.ej., el coordinador de HACCP de una compañía). Un sistema abierto es aquel cuyo acceso a ese sistema no
es controlado por las personas responsables del contenido de los registros electrónicos (p.ej., un proveedor de
software).
Se requieren controles para ambos tipos de sistemas para garantizar que los registros son auténticos, precisos,
y protegidos de cambios no autorizados (Diapositiva 12). Si una compañía desea implementar un sistema
electrónico de mantenimiento de registros, deben considerarse los siguientes factores en el diseño e
implementación del sistema:
• Los registros electrónicos deben ser auténticos, precisos, y protegidos de cambios no autorizados.
• Deben ser revisados por la gerencia con la suficiente frecuencia para garantizar que se está
implementando el plan de HACCP de la compañía.
• Deben estar a la disponibilidad de las autoridades de salud pública para su revisión y copia, en caso
de ser necesario.
Diapositiva 12
Un sistema electrónico de mantenimiento de registros efectivo deberá:
• Ser auténtico, preciso y protegido;
• Proveer copias precisas y completas de los registros;
• Proteger registros para que puedan ser recuperados posteriormente;
• Limitar el acceso a individuos autorizados;
• Proveer un historial de registros de auditoría que se encuentre protegido y
• Ser revisado por un individuo capacitado en HACCP.
Si una compañía decide utilizar un sistema específico de mantenimiento de archivos electrónicos o
computadorizados, éste debe ser validado de la misma forma en que se validan otros procesos o piezas de
equipo en la planta procesadora.
Los recientes avances tecnológicos en comunicaciones electrónicas hacen que el uso de aparatos electrónicos
portátiles sea atractivo para aquellas compañías que buscan reducir la cantidad de registros en papel que
deben ser mantenidos en un sistema de HACCP. Cualquier sistema que sea utilizado debe garantizar que los
registros electrónicos sean equivalentes a los registros en papel y las firmas electrónicas correspondan a las
firmas a mano tradicionales.
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