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Manual de Correspondencia Capítulo 3
6. LÍNEA DE ‘FECHA’.
a. Inclusión de la fecha. Escriba la fecha en que se firmará el memorando, dos
espacios a la derecha de los dos puntos que siguen a la palabra impresa “Fecha”.
Escriba el nombre completo del mes; no use abreviaturas. Escriba el día y el año en
números. Cuando escriba el número, no use terminaciones como ero ni to .
b. Omisión de la fecha. Cuando el memorando va a ser firmado en otra oficina o
cuando no se puede determinar la fecha en que va a ser firmado, omita la fecha. En
este caso la fecha se colocará con sello de goma en todas las copias justo en el
momento en que se firme el memorando.
Nota: No le ponga fecha a los memorandos para la firma del Administrador ni del Subadministrador
al momento de prepararlos. Dichos memorandos deben ser enviados al
Equipo de Coordinación Administrativa y Correos, quien se asegurará de fechar el
memorando una vez haya sido firmado.
7. LÍNEA DE CONTESTACIÓN – “Conteste a:”
a. Sigla de oficina. La organización cuenta con siglas que identifican a cada
oficina, departamento, división, sección y unidad para agilizar el proceso de envío de
correspondencia. La Unidad de Administración de Información y Archivos es
responsable de la asignación y modificación de estas siglas. Escriba la sigla de la
oficina a quien se debe dirigir la respuesta en el margen izquierdo en línea con las
palabras ‘Conteste a:’ Es posible que quien firme no sea la persona a quien se
responda. En el caso de que la oficina no cuente con una sigla asignada, escriba el
nombre completo de la oficina y asegúrese de hacer el envío por intermedio de los
canales adecuados.
b. Referencias. Si se necesita una referencia específica o más detallada,
escríbala entre paréntesis después de la sigla de la oficina. Si la correspondencia
entrante tenía una referencia detallada (como un número de caso), refiérase a ella en el
cuerpo del memorando. Ejemplos:
Sigla de Oficina y número de caso: Conteste a: FAC (Contrato 09-15)
Sigla de Oficina y clasificación de archivo: Conteste a: FAIH (ADM 150)
8. LÍNEA DE ‘ASUNTO’.
Escriba una frase corta que describa el tema del contexto del memorando en el
margen izquierdo, en línea con la palabra “Asunto”. Si se requiere más de una línea
para describir el tema, inicie las líneas subsiguientes en el margen izquierdo. Sólo la
primera palabra y los nombres propios deben comenzar con letra mayúscula.
“ Documento controlado – válido solo a la fecha que aparece en el documento”.
Puede verificar la versión vigente consultando en la Intranet.
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01/09/2009