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Manual de Correspondencia Capítulo 3
a. Copia de constancia. Debe hacerse una copia de cada memorando para
constancia en el archivo de la oficina que prepara el memorando…. Esta debe reflejar
todas las personas/oficinas a las que se les ha distribuido copia de dicho memorando.
b. Copias de distribución. Haga un mínimo de copias de distribución, de acuerdo
con el interés de los destinatarios en el tema (ver sección 18).
c. Copia para el archivo oficial. La copia para el archivo oficial es un tipo especial
de copia de constancia. Debe hacerse una copia de toda la correspondencia relativa a
las funciones de la entidad, programas, políticas y transacciones esenciales, así como
de la que contenga otra información que debe preservarse para el archivo oficial. La
copia para el archivo oficial se marca “FAIH-Archivo” en la lista de distribución de
copias o adjuntos. Cuando use una impresora láser muestre la lista completa de
distribución. Adjunte a la copia para el archivo oficial el original o copia de todo
material de respaldo pertinente. Esta copia permite que la Unidad de Administración
de Información y Archivos de la División de Tecnología, mantenga los archivos
centrales de la organización actualizados en cuanto a todos los temas que puedan ser
de interés para los gerentes, y los ponga a su disposición.
5. FORMATO.
a. Márgenes. Deje un margen izquierdo y derecho de aproximadamente 1” e
igualmente un margen inferior de aproximadamente 1”. Para evitar el espaciado
irregular entre palabras, los márgenes sólo deben justificarse del lado izquierdo. No se
debe justificar el texto del memorando.
b. Espacios. Comience el cuerpo del memorando en la segunda línea después de
la última línea de la dirección en el margen izquierdo. Escriba el texto a espacio
sencillo, dejando dos espacios entre párrafos (ver Anexo A). No utilice el doble
espacio, ni siquiera para memorandos de un solo párrafo. El espacio en blanco puede
usarse para comentarios y endosos posteriores.
c. Párrafos. No enumere los párrafos si el memorando sólo tiene uno o dos
párrafos. Si hay tres párrafos o más enumere dichos párrafos. Si los párrafos son tan
complejos que se necesita usar subpárrafos, siga las instrucciones del Capítulo 1. No
comience un párrafo cerca del final de una página si no hay espacio para por lo menos
dos líneas en esa página; y no continúe un párrafo en la siguiente página si no se
pueden trasladar por lo menos dos líneas completas del mismo párrafo a la siguiente
página.
“ Documento controlado – válido solo a la fecha que aparece en el documento”.
Puede verificar la versión vigente consultando en la Intranet.
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01/09/2009