manual de correspondencia capítulo 3 ... - Canal de Panamá

1. PROPÓSITO.
MANUAL DE CORRESPONDENCIA
CAPÍTULO 3
MEMORANDOS Y COMENTARIOS/ENDOSOS
Este capítulo tiene el objetivo de indicar instrucciones para preparar los diferentes
tipos de memorandos que se usan oficialmente para la correspondencia básica de la
Autoridad del Canal de Panamá. La correspondencia interna dirigida al Administrador
o al Subadministrador para sus decisiones se debe regir por las instrucciones
estipuladas en el Capítulo 5 – Memorandos de Decisión.
2. COORDINACIÓN.
En general, el autor del memorando lo coordina con otros funcionarios que tengan
interés substancial o responsabilidad en el asunto. Por ejemplo, un memorando que
contenga información financiera o fiscal, debe ser coordinado con el Departamento de
Administración y Finanzas; un memorando que contenga información sobre relaciones
de contratos y licitaciones, con la Sección de Compras y Contratos de la División de
Compras, Almacenes e Inventarios; y uno sobre una acción disciplinaria de un
empleado, con el Departamento de Recursos Humanos.
3. PAPELERÍA.
a. Para memorandos se debe usar el Formulario 10, Memorando de la Autoridad
del Canal de Panamá, (papel membrete original). El mismo se puede acceder e
instalar en su computadora directamente de los Enlaces de Infored bajo Formularios
Electrónicos, para ser utilizado como una plantilla. Para las copias de archivo oficial
(de ser necesarias) u otras copias se debe utilizar papel blanco (tipo bond) de 20
libras.
b. Los memorandos internos para la firma del Administrador o el Subadministrador
que contengan decisiones sobre directrices deben prepararse en papel con el
membrete de la Oficina del Administrador. La preparación de dichos memorandos
debe regirse por las instrucciones estipuladas en el Capítulo 4 - Directrices del
Administrador.
4. TIPOS DE COPIA.
Existen diversos tipos de copias que se utilizan, según su aplicación al tipo de
memorando, los temas o la relación existente entre remitentes y destinatarios, o según
se le indique a la persona responsable de enviar el memorando. A continuación el
detalle de estos tipos de copia.
“ Documento controlado – válido solo a la fecha que aparece en el documento”.
Puede verificar la versión vigente consultando en la Intranet.
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01/09/2009