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Manual de Correspondencia Capítulo 3
19. INICIALES.
a. Iniciales. Escriba las iniciales del redactor o redactora en mayúsculas, dos
puntos, y las iniciales de la persona que preparó el documento en minúsculas,
comenzando en el margen izquierdo y dos líneas por debajo de la última anotación
precedente, en el original y todas las copias, salvo que se le indique lo contrario.
Cuando haya dos o más redactores del memorando, escriba sus iniciales en
mayúsculas, separadas por un guión. Cuando una sola persona haya redactado y
preparado el memorando, escriba las iniciales en mayúsculas únicamente.
En caso que el destinatario tuviese alguna razón para solicitar información
adicional sobre el contenido, es conveniente escribir el teléfono del redactor en
paréntesis después de las iniciales.
Ejemplo: ABC:def
QRS (276-1840)
b. Iniciales como firma. La persona que revisó el memorando dentro de la
oficina de origen debe firmar la copia de archivo con sus iniciales arriba o al costado de
las iniciales que estén escritas en el documento, como constancia de verificación.
20. MEMORANDO DE CONSTANCIA EN EL ARCHIVO.
Al tomar decisiones importantes verbalmente en reuniones, conversaciones
telefónicas o conferencias, que no consten en un acta, éstas deben registrarse en un
Memorando de Constancia en el Archivo, que sirve de referencia en los archivos. Se
debe distribuir copias del mismo a todas las partes interesadas. El original o copia se
envía a la Unidad de Administración de Información y Archivos (FAIH) de la División de
Tecnología para ser clasificado y archivado. (ver Anexo D). También está disponible
el Formulario 476 Registro de Conversación y Acuerdos, en la siguiente dirección
electrónica: http://imcd-fsw-01acp/formularios/docs/476.pdf
21. MEMORANDO DE LLAMADA.
La Autoridad del Canal ha designado el Formulario 363 – Memorando de Llamada
como el único documento oficial en formato de memorando para recibir y anotar
llamadas telefónicas, mensajes y solicitudes para citas personales de carácter oficial de
los todos los empleados de la ACP. Este formulario está disponible y se puede
acceder a través de la Infored en la siguiente dirección electrónica: http://imcd-fsw-
01.acp/formularios/docs/comerciales/363.pdf
“ Documento controlado – válido solo a la fecha que aparece en el documento”.
Puede verificar la versión vigente consultando en la Intranet.
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01/09/2009