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Manual de Correspondencia Capítulo 3
c. Material enviado por separado. Cuando en el memorando se hace necesario
hacer referencia de un material que se enviará por separado, escriba ‘Material enviado
por separado’ en el margen izquierdo, dos líneas por debajo del nombre del suscriptor o
de la palabra ‘Adjunto’, si la hay. Liste el material, aún cuando no se haya mencionado
en el texto. Envíe una copia de la correspondencia con este material.
17. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL O RESERVADA.
Existen normas específicas en los reglamentos de la Autoridad del Canal que
rigen la clasificación, divulgación y prevención de la divulgación de información oficial
confidencial que pueda afectar el interés público. Esta información se debe rotular
PARA USO OFICIAL SOLAMENTE. La oficina donde se origina dicha información es
la responsable de rotularla, en forma fácilmente visible, en los márgenes superior e
inferior de todas las páginas del documento. Si el documento se redacta en una oficina
para que se firme en otra, se debe rotular en la oficina donde se redactó.
18. DISTRIBUCIÓN DE COPIAS.
Cuando se necesiten copias de un memorando para información, indique la
distribución de las copias en el original y en cada copia, salvo que se le indique lo
contrario. Para indicar la distribución, escriba ‘c.’ en línea con el margen izquierdo, dos
líneas por debajo de la última línea escrita que anteceda. Bajo la ‘c.’ liste las
designaciones de los destinatarios, en línea con el margen izquierdo, uno debajo del
otro. Se deben usar las siglas de las oficinas. En algunos casos se usan los títulos
completos de las personas dentro de la organización. Omita la palabra ‘Encargado’,
aunque haya un funcionario encargado del puesto que no sea el titular. Si se manda
más de una copia a un destinatario, indique el número de copias en paréntesis después
de su título. Para agregar información o instrucciones, coloque un punto y coma
después del título o sigla, y escríbalas en la misma línea, con instrucciones especiales
para el correo en mayúsculas, y dejando dos espacios antes de las líneas de
continuación. Marque con un gancho la copia de cada destinatario. Ejemplos:
a. Siglas: c.
FG (2)
EAA
b. Títulos: c.
Vicepresidente Ejecutivo del departamento
de Administración y Finanzas
Gerente Ejecutivo de la división de
Protección y Respuesta a Emergencias
(OPP) (2): Para emisión de tarjetas de
identificación
“ Documento controlado – válido solo a la fecha que aparece en el documento”.
Puede verificar la versión vigente consultando en la Intranet.
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01/09/2009