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MANUAL DE DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
NORMA GTC-185 ICONTEC
3. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES
3.1 MEMORANDO
3.1.1 Definición
Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir
información, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o
internacionales.
3.1.2 Requisitos
3.1.2.1 Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo: entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho: entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
3.1.2.2 Partes
3.1.2.2.1 Denominación del documento. De cero a una interlínea libre de la zona 1 o
margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.
3.1.2.2.2 Código. Ver el numeral 2.1.3.1
3.1.2.2.3 Fecha. Ver el numeral 2.1.3.2
3.1.2.2.4 Encabezamiento. Los datos del destinatario y remitente van alineados
respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asunto.
Escribes contra el margen izquierdo, las preposiciones PARA con mayúscula sostenida,
seguida de dos puntos. Al frente escribes los datos del destinatario con mayúscula inicial.
A dos interlineas de PARA, ubicas la preposición DE con mayúscula sostenida, seguida
de dos puntos. Al frente escribes los datos del remitente, con mayúscula inicial.
A dos interlineas de la preposición DE, ubicas el vocablo ASUNTO, con mayúscula
sostenida, seguida de dos puntos. Al frente escribes la síntesis del documento, sin
exceder de cuatro palabras y con mayúscula inicial.
CAPITULO 2. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-Memorando Elaboró CASAVER.

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PARA, DE y ASUNTO, pueden ir impresos o digitados. Tabulas a dos espacios de la
palabra Asunto.
Para su escritura se utilizan las siguientes opciones:
Opción A:
PARA: Doctora Marcela Botero Soto, Directora General
DE: Alberto Castro Polanco, Director Seccional
ASUNTO: Inventario mensual
En esta opción se omite al final del texto el nombre digitado del remitente y solamente
aparece su firma. No se traza raya para delimitar la firma.
Opción B:
PARA: Doctora Marcela Botero Soto, Directora General
DE: Director Seccional
ASUNTO: Inventario mensual
En esta opción, la firma del remitente aparece sobre el nombre digitado al final del texto
con mayúscula inicial.
Opción C:
PARA: Directora General
DE: Director Seccional
ASUNTO: Inventario mensual
En esta opción, la firma del remitente se escribe sobre el nombre digitado al final del
texto con mayúscula inicial.
3.1.2.2.5 Texto. Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto que el
saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlínea libre entre párrafos.
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3.1.2.2.6 Despedida. Si utilizas una expresión corta, va precedida de coma. Si es la
expresión larga finalizas con un punto, así:
Cordialmente,
Agradezco sus conceptos sobre este informe.
3.1.2.2.7 Líneas especiales. Si se requieren las líneas espaciales, se recomienda
escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente pero con
un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.
3.1.2.2.8 Anexo o Anexos. Se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. Se
escribe a dos interlíneas libres del cargo del remitente. La palabra anexo o anexo se
escribe con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:), a un espacio se enuncia la
cantidad, entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo
escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,). Ejemplos:
Anexo: uno (15 folios)
Anexos: dos (ocho folios y un CD)
Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto)
3.1.2.2.9 Copia. La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos
puntos (:), se escribe a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineado
sencillo de anexos, si los hay. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados,
así: tratamiento, nombre, cargo y organización, si este pertenece a la misma empresa se
omite el nombre de la entidad, sin abreviar. Ejemplos:
* En línea separada:
Copia: Señor Darío Muñoz Arango, Gerente INDUNORTE
Señor Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional de Textiles S.A.
Doctor Bernardo Vargas Vélez, Jefe de Sistemas
* Para dependencias:
Copia: Gerencia
Gestión Humana
Dirección Financiera
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* Para código de las dependencias:
Copia: 1010
1030
100
* En línea seguida:
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Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Soto Bernal,
Director de Talento Humano; Carlos Gómez Iriarte, Jefe de Producción
Se recomienda no enunciar las copias fijas para la serie documental y el consecutivo, por
ser normas internas de la correspondencia de las organizaciones.
3.1.2.2.10 Identificación del redactor y transcriptor. A dos interlíneas libres del
remitente o a una interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre y los apellidos
de las personas que aprticiparon en la redación y transcripción y demás actividades
relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo debidamente alineados.
Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno de los
participantes. De preferencia la letra más pequeña.
Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se
requiere su identificación. Ejemplo:
Redactor: Juan Esteban Soto López
Transcriptor: Ángela María Duque Arango
3.1.2.2.11 Páginas subsiguientes. El encabezado y el número de página
correspondiente los datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda
página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlínea
libre de la zona 1, justificados y para continuar con el texto se dejan una o dos interlíneas
libres. Ejemplos:
Margen izquierdo Margen derecho
Ingeniero Luis Carlos Montoya Londoño 2
Medellín, 14 de enero de 2011 2
Señora Carla Vélez de Hoyos 2
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DC-6-0154
Medellín, 15 de enero de 2011
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INDUSTRIAL DEL NORTE S.A.
MEMORANDO
PARA: Ingeniero Alberto Casas Soto, Coordinador de Inversión
DE: Margarita Botero Vélez
ASUNTO: Anteproyecto presupuesto de inversión
Le solicito coordinar la preparación del Anteproyecto de Presupuestos de Inversión del
2007, le estoy enviando los formatos junto con el manual, remitidos por el Director
General de Planeación del Ministerio de Hacienda.
Agradezco la atención y las recomendaciones pertinentes para cada caso.
Cordialmente,
Vicepresidenta de Planeación
Anexo: (opcional)
Copia: (opcional)
Transcriptor: Maricela Restrepo Lara.
Figura No. 2. Modelo memorando estilo bloque extremo
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