Manual del Usuario SAP

Manual del Usuario SAP
Línea de Negocio
Back Office
OT.01 Objetos Técnicos
Manual del Participante
Macro Proceso
Conciliaciones Bancarias

Tabla de Contenidos
Tabla de Contenidos .....................................................................................................................................1
Ficha Técnica ................................................................................................................................................2
Introducción SAP .........................................................................................................................................3
Estructura organizacional .................................................................................................................... 3
Macro Proceso: Conciliación Bancaria .......................................................................................................4
Descripción ......................................................................................................................................... 4
Conceptos .......................................................................................................................................... 4
Flujo de proceso / Diagramas .............................................................................................................. 4
Proceso 1: Conciliaciones Bancarias ...........................................................................................................5
Descripción. ........................................................................................................................................ 5
Conceptos .......................................................................................................................................... 6
Perfiles y Accesos ............................................................................................................................... 6
QRG: Conciliaciones Bancarias/ Variante: Carga de Cartolas Manuales ....................................................7
Transacciones involucradas ................................................................................................................ 7
QRG: Conciliaciones Bancarias/ Variante: Carga de Cartolas Electrónicas ............................................. 11
Transacciones involucradas .............................................................................................................. 11
QRG: Conciliaciones Bancarias/ Variante: Conciliación Manual .............................................................. 14
Transacciones involucradas .............................................................................................................. 14
QRG: Conciliaciones Bancarias/ Variante: Conciliación Automática ........................................................ 17
Transacciones involucradas .............................................................................................................. 17
QRG: Conciliaciones Bancarias/ Variante: Emisión de Informe de Conciliación ...................................... 20
Transacciones involucradas .............................................................................................................. 20
Ejercicios Prácticos .................................................................................................................................... 24
Gestión de Objetos Técnicos
1

Ficha Técnica
Nombre del Manual Conciliaciones Bancarias
Descripción El presente manual muestra la forma de conciliación del sistema,
ingresando cartolas en forma manual o electrónica, generando la
conciliación automática y manual, y generando el informe de
conciliación.
Audiencia Tesorería – Contabilidad - Finanzas.
Prerrequisitos
Objetivos de capacitación
Duración de los cursos
Gestión de Objetos Técnicos
2

Introducción SAP
Estructura organizacional
Gestión de Objetos Técnicos
3

Macro Proceso: Conciliación Bancaria
Descripción
El proceso de conciliación bancaria permite al área encargada llevar un control sobre
aquellas partidas que están pendientes de conciliar, ya sea por estar pendiente su ingreso en el
sistema o pendiente su cargo o abono en las cartolas bancarias.
Conceptos
Cartolas Manuales: cartolas que emite el banco y que deben ser ingresadas mediante
digitación al sistema.
Cartolas Electrónicas: cartolas ingresadas mediante un desarrollo.
Conciliación: el sistema permite la conciliación de las partidas que están ingresadas en
el sistema y que han sido registradas por el banco en sus cartolas.
Vista de Tesorería: vista que permite la visualización de las partidas pendientes de
conciliar por banco y cuenta complementaria de banco.
Flujo de proceso / Diagramas
Gestión de Objetos Técnicos
4

Proceso 1: Conciliaciones Bancarias
Descripción.
El proceso de Conciliación Bancaria consiste en conciliar los movimientos reflejados en la
contabilidad con los movimientos que se reflejan en las cartolas de cuentas corrientes
bancarias en forma diaria y contar con información que permita identificar las partidas no
conciliadas.
El sistema cuenta con funciones estándares para el tratamiento de extractos bancarios
(Cartolas) para la importación, el procesamiento y la contabilización de datos enviados por el
banco. El sistema considera el proceso de carga extractos bancarios (cartola) tanto de forma
automática como Manual.
Ingreso extractos bancarios (Cartolas) en forma automática, considera a partir de la recepción
de un archivo magnético y para realizar la transferencia de datos, se realiza la conversión a un
formato estandarizado (mulCash) esto le permitirá registrar los datos requeridos de los bancos
(la cartola almacenada en memoria de datos bancarios) y posteriormente transferir a la
contabilidad.
Ingreso extractos bancarios (Cartolas) en manual, considera el registro de cartolas manual
donde se introducen en el sistema los movimientos correspondientes a las operaciones
bancarias de la cuenta corriente y la contabilización de los movimientos anteriormente
introducidos.
Gestión de Objetos Técnicos
5

Conceptos
Para este proceso debemos considerar los siguientes conceptos para referirnos a este
proceso:
Cartolas Manuales: cartolas que emite el banco y que deben ser ingresadas mediante
digitación al sistema.
Cartolas Electrónicas: cartolas ingresadas mediante un desarrollo.
Conciliación: el sistema permite la conciliación de las partidas que están ingresadas
en el sistema y que han sido registradas por el banco en sus cartolas.
Vista de Tesorería: vista que permite la visualización de las partidas pendientes de
conciliar por banco y cuenta complementaria de banco.
Perfiles y Accesos
Adjunto encontraran los usuarios que mantiene acceso a las transacciones que
intervienen en este proceso.
CO_JEFETESOR
Transacción
FF67 X
SM35 X
ZFI_MULCASH X
FF_5 X
F.13 X
F-03 X X
FF7A X X X
Gestión de Objetos Técnicos
CO_SUPTESOR
CO_ANCONCITE
6

QRG: Conciliaciones Bancarias/ Variante: Carga de Cartolas
Manuales
Macro Proceso: Conciliaciones Bancarias
Proceso: Conciliaciones Bancarias
Variante: Carga de Cartolas Manuales
Prerrequisitos: Cartolas emitidas por los bancos.
Transacciones involucradas
Las transacciones que serán utilizadas para esta función, son las siguientes:
FF67
Código Transacción Nombre Descripción
SM35
Gestión de Objetos Técnicos
Tratar Extracto de Cuenta
Manual
Batch Input: Resumen de
Juegos de Datos
Inicio
De acuerdo al proceso:
1. Ingrese /FF67 dentro del campo de
comando.
2. Haga clic en para continuar.
Esta transacción permite el ingreso de cartolas manuales al
sistema.
Esta transacción permite la contabilización del archivo procesado
para contabilizar en sistema.
7

Pantalla: Tratar Extracto de Cuenta Manual
1. En esta pantalla ingresar los siguientes
datos:
1.- Ingresar la Sociedad.
2.- Ingresar el Banco Propio de la cartola.
3.- Ingresar ID de Cuenta del Banco.
4.- Ingresar Nº de extracto o número de
cartola.
5.- Ingresar la fecha de emisión de la
cartola.
6.- Ingresar el saldo inicial que aparece
en la cartola.
7.- Ingresar el saldo final que aparece en
la cartola.
8.- Ingresar fecha de contabilización de la
cartola.
Luego presionar ENTER para continuar.
Pantalla: Tratar Extracto de Cuenta Manual
2. En la siguiente pantalla ingresar por línea
los documentos que aparecen en la
cartola, como se indica:
1.- Ingresar Operación, se refiere a si es
cargo o abono, y en match code
aparecen una lista con los tipos de
operaciones disponibles.
2.- Ingresar la fecha valor del monto a
ingresar.
3.- Ingresar el importe correspondiente, si
es un cargo ingresar con un signo
negativo antes del monto.
4.- Ingresar el nº de documento que
aparece en la cartola.
5.- Ingresar una referencia
correspondiente a la operación que está
ingresando.
6.-Ingresar glosa de la cartola que trae.
En la parte inferior de la pantalla el sistema
muestra el monto que debe ser ingresado entre
abonos y cargos, según la diferencia que
presenta por saldos ingresados en la primera
pantalla, y los Importes entrados que muestra la
suma de los montos ( cargos y abonos)
ingresados en esta pantalla. Para poder terminar
estos montos deben ser iguales.
Gestión de Objetos Técnicos
8

Una vez ingresados estos datos hacer clic en
para grabar los datos ingresados, el
sistema emitirá el siguiente mensaje.
3. Luego hacer clic en ,
luego en y
finalmente en
para
grabar los movimientos de la cartola en el
sistema.
Pantalla: Contab. Extracto Cuenta/Proceso
Pres.cc
4. El sistema genera la siguiente pantalla
indicando los movimientos ingresados en
esta cartola,
Haga clic en hasta volver a la pantalla SAP
Easy Access. Para continuar con la próxima
transacción.
Inicio
De acuerdo al proceso:
1. Ingrese /SM35 dentro del campo de
comando.
2. Haga clic en para continuar.
Gestión de Objetos Técnicos
9

Pantalla: Batch Input: Resumen juego de
Datos
1. En marcar a línea correspondiente al
archivo generado por la cartola
contabilizada, se puede identificar
porque aparece el nombre del usuario
que cargo este documento, además que
aparece el Código del Banco Propio y el
ID de cuenta de la cartola ingresada.
Luego hacer clic en para
continuar con la transacción
2. El sistema genera una pantalla, en donde
se debe hacer clic en
Ejecución Visible
Trat. Estándar dynpro
Luego hacer clic en y presionar
ENTER hasta que el sistema entregue el
siguiente mensaje.
Luego hacer clic en
para finalizar.
Haga clic en hasta volver a la pantalla
SAP Easy Access. Para continuar con la
próxima transacción.
Gestión de Objetos Técnicos
10

QRG: Conciliaciones Bancarias/ Variante: Carga de Cartolas
Electrónicas
Macro Proceso: Conciliaciones Bancarias
Proceso: Conciliaciones Bancarias
Variante: Carga de Cartolas Electrónicas
Prerrequisitos: Cartolas emitidas por los bancos.
Transacciones involucradas
Las transacciones que serán utilizadas para esta función, son las siguientes:
Código Transacción Nombre Descripción
ZFI_MULCASH
FF_5
FF_6
Gestión de Objetos Técnicos
Conversión de Cartolas
Bancarias MULTICASH
Extracto de Cuentas:
Varios Formatos
Selección de Reports.
Visual. Extracto de
Cuenta Electrónico
Inicio
De acuerdo al proceso:
1. Ingrese /ZFI_MULCASH dentro del campo
de comando.
2. Haga clic en para continuar.
Esta transacción permite generar un archivo de cabecera y uno de
detalle del archivo original enviado por el banco.
Esta transacción permite la contabilización de las cartolas enviadas
en formato electrónico desde el banco.
Esta transacción permite la impresión de los extractos electrónicas
cargados.
11

Pantalla: Conversión Cartola Bancaria a
MULTICASH
5. En esta pantalla ingresar los siguientes
datos:
1.- Buscar el archivo enviado por el
banco que ya está guardado en el PC.
2.- Hacer clic en el banco de la cartola a
procesar, para este caso corresponde al
banco chile.
Luego hacer clic en para que el
sistema genere los dos archivos de
cabecera y detalle.
Luego el sistema genera los siguiente
aviso para cada archivo
Archivo Cabecera
Archivo Detalle
Luego presión ENTER para continuar.
Haga clic en hasta volver a la pantalla SA
Easy Access. Para continuar con la próxima
transacción.
Pantalla: SAP Easy Access
1. Ingrese / FF_5 en el cuadro de comando.
2. Haga clic en para continuar.
Gestión de Objetos Técnicos
12

Pantalla: Extracto de Cuenta. Varios Formatos
3. En esta pantalla ingresar los siguientes
datos:
1.- Hacer clic en Cargar los Datos.
2.- Buscar en el PC el archivo de
cabecera generado en la transacción
anterior.
3.- Buscar en el PC el archivo de detalle
generado en la transacción anterior.
4.- Hacer clic en Contab. Inmed., como lo
muestra la figura.
5.- Hacer clic en Imputar Fecha Valor,
como lo indica la figura.
Luego hacer clic en para contabilizar
estos archivos.
Una vez contabilizado los archivos por el
sistema, nos muestra el siguiente
mensaje, que cuenta con los datos del
último comprobante generado por la
carga de esta cartola.
Haga clic en hasta volver a la pantalla
SAP Easy Access. Para continuar con la
próxima transacción.
Gestión de Objetos Técnicos
13

QRG: Conciliaciones Bancarias/ Variante: Conciliación Manual
Macro Proceso: Conciliaciones Bancarias
Proceso: Conciliaciones Bancarias
Variante: Conciliación Manual de Partidas
Prerrequisitos: Cartolas cargadas en sistema.
Transacciones involucradas
Las transacciones que serán utilizadas para esta función, son las siguientes:
F-03
Código Transacción Nombre Descripción
Gestión de Objetos Técnicos
Compensación Cuenta
Mayor
Inicio
De acuerdo al proceso:
1. Ingrese /F-03 dentro del campo de comando.
2. Haga clic en para continuar.
Esta transacción permite compensa de forma manual aquellas
partidas que están pendientes de conciliar en las cuenta
complementarias de banco.
14

Pantalla: Compensar Cta. Mayor Datos
Cabecera
3. Ingresar los siguientes datos, según se
indica:
1.- Ingresar el número de la cuenta mayor
a compensar. Si no se conoce el número
hacer clic en match code para buscar.
2.- Digitar la sociedad en la cual se va a
compensar.
Luego hacer clic en para
continuar.
Pantalla: Compensar Cta. Mayor Procesar
Partidas Abiertas
4. En esta pantalla hacer doble clic en
la partida que se debe compensar
como lo indica la figura:
Luego hacer clic en para buscar la otra
cuenta para compensar.
Pantalla: Compensar Cta. Mayor Seleccionar
Part. Abiertas
5. En la siguiente pantalla ingresar los
siguientes datos:
Ingresar en Cuenta, el número de
cuenta contable que
compensaremos. Si no conoce el
número hacer clic en match code y
buscar.
Luego hacer clic en para
continuar.
Gestión de Objetos Técnicos
15

Pantalla: Compensar Cta. Mayor Procesar
Partidas Abiertas
6. En esta pantalla hacer doble clic en
la línea que corresponda al valor,
para compensar los montos y las
cuentas.
Luego hacer clic en para grabar
el comprobante.
El sistema genera un comprobante
por esta operación, según muestra la
figura:
Haga clic en hasta volver a la pantalla SAP
Easy Access.
Gestión de Objetos Técnicos
16

QRG: Conciliaciones Bancarias/ Variante: Conciliación Automática
Macro Proceso: Conciliaciones Bancarias
Proceso: Conciliaciones Bancarias
Variante: Conciliación Automática de Partidas
Prerrequisitos: Conciliación Automática.
Transacciones involucradas
Las transacciones que serán utilizadas para esta función, son las siguientes:
F.13
Código Transacción Nombre Descripción
Compensación
Automática
Inicio
De acuerdo al proceso:
1. Ingrese /F.13 dentro del campo de comando.
2. Haga clic en para continuar.
Gestión de Objetos Técnicos
Esta transacción permite conciliar las partidas que estan en sistema
.
17

Pantalla: Compensación Automática.
1. En la siguiente pantalla ingresar los
siguientes datos:
1.- Ingresar la sociedad que se va a
conciliar.
2.- Hacer clic en .
3.- Ingresar las cuentas mayores de
banco a conciliar como lo muestra la
figura.
En la misma pantalla en la parte inferior,
ingresar los siguientes datos
1.- Ingresar la fecha de la conciliación.
2.- Hacer clic en Ejecución de Test, para
realizar la transacción para revisión.
Luego hacer clic en para ejecutar.
Pantalla: Compensación Automática.
2. Esta pantalla se despliega para mostrar
todas las partidas que están contenidas
entre los rangos de fecha que fueron
incluidas en la compensación. Acá se
muestran dos partidas disponibles para
conciliar.
Hacer clic en para volver y realizar la
compensación en modo real.
Gestión de Objetos Técnicos
18

Pantalla: Compensación Automática
3. Se deben ingresar los mismos datos que
en el punto 1, pero se debe desmarcar la
opción
para realizar la operación de conciliar en
forma real
Luego hacer clic en para ejecutar.
Luego de esto el sistema compensara las
partidas que tenga la misma asignación ,
una vez procesado esto el sistema
entrega al final de la pantalla mensaje de
compensación, como lo muestra la figura
Haga clic en hasta volver a la pantalla
SAP Easy Access.
Gestión de Objetos Técnicos
19

QRG: Conciliaciones Bancarias/ Variante: Emisión de Informe de
Conciliación
Macro Proceso: Conciliaciones Bancarias
Proceso: Conciliaciones Bancarias
Variante: Emisión de Informes de Conciliación.
Prerrequisitos: Cartolas emitidas por los bancos.
Transacciones involucradas
Las transacciones que serán utilizadas para esta función, son las siguientes:
Código Transacción Nombre Descripción
FF7A Gestión Tesorería
Esta transacción, en una de sus vistas, permite visualizar las
partidas pendientes de conciliar.
Inicio
De acuerdo al proceso:
1. Ingrese /FF7A dentro del campo de
comando.
2. Haga clic en
para continuar.
Gestión de Objetos Técnicos
20

Pantalla: Gestión Tesorería. Acceso
1. En la siguientes pantalla ingresar los
siguientes datos:
1.- Ingresar la Sociedad a visualizar.
2.- Hacer clic en Posición de Tesorería,
como lo muestra la figura.
3.- Hacer clic en match code y elegir la
vista “TOTAL”
Luego hacer clic en para continuar
Pantalla: Gestión Tesorería. Resumen de
Monedas
2. En esta pantalla el sistema muestra por
moneda las partidas.
Al hacer doble clic sobre la línea de la
moneda se despliega la siguiente pantalla
Pantalla: Gestión Tesorería. Visualización
Integrada.
3. En esta pantalla el sistema muestra las
partidas por bancos. En Numero 3 marcar
Partidas abiertas.
Al hacer doble clic sobre la línea de los
bancos se despliega la siguiente pantalla
Gestión de Objetos Técnicos
21

Pantalla: Visualiza Gestión Tesorería: Niveles.
4. En esta pantalla el sistema muestra la
suma total de las partidas pendientes por
nivel de tesorería.
Al hacer doble clic en alguna de las
líneas se despliega la siguiente pantalla
Pantalla: Visualiza Gestión Tesorería: Grupos de
Nivel
5. En esta pantalla aparecen los grupos por
nivel de cada banco que tiene partidas
pendientes.
Al hacer clic en la línea de grupo de nivel
se puede llegar a la siguiente pantalla.
Pantalla: Ctas.may.lista part. Indiv.
6. Esta última pantalla muestra el detalle de
la cuenta mayor del banco que mantiene
movimientos pendientes.
Gestión de Objetos Técnicos
22

Haga clic en hasta volver a la pantalla
SAP Easy Access.
Gestión de Objetos Técnicos
23

Ejercicios Prácticos
A continuación encontraran ejercicios sobre la emisión del informe de
conciliación.
Cargar cartola electrónica en sistema.
Cargar cartola manual en sistema.
Conciliar en forma manual y electrónica.
Emitir informe de conciliación.
Gestión de Objetos Técnicos
24