Miniguia FEDER DIN09 - ACC1Ó

Miniguia per a la Gestió dels
Ajuts Subvencionats pel Fons
Europeu de Desenvolupament
Regional (FEDER)
Subvenció Global per a la Innovació Empresarial
Programa Operatiu Catalunya 2007-2013
Instruccions per als Beneficiaris Finals dels
Ajuts a Empreses Innovadores amb Alt Potencial de
Creixement per Determinar i Executar Plans de
Dimensionament Accelerat (Programa Dinamo)
juliol de 2010
1

Índex
1. INTRODUCCIÓ: EL PROGRAMA OPERATIU DE FEDER A
CATALUNYA I LA SUBVENCIÓ GLOBAL D’ACC1Ó........................ 3
2. SUBVENCIONABILITAT DE LA DESPESA SEGONS FEDER....... 4
3. REQUERIMENTS DEL SISTEMA COMPTABLE ........................... 5
4. GESTIÓ DOCUMENTAL I SISTEMA D’ARXIUU.............................. D’ARXIU.............................. 7
5. VERIFICACIONS I ALTRES CONTROLS ...................................... 9
6. MESURES D’INFORMACIÓ I PUBLICITAT ................................ 10
7. IGUALTAT D’OPORTUNITATS I MEDI AMBIENT....................... 13
8. SERVEI DE SUPORT ALS BENEFICIARIS (HELPDESK) ............ 14
2

1. INTRODUCCIÓ: EL PROGRAMA OPERATIU DE FEDER A CATALUNYA
I LA SUBVENCIÓ GLOBAL D’ACC1Ó
ACC1Ó ha estat designat, mitjançant la signatura d’un Conveni de
col·laboració entre el Departament d’Economia i Finances de la Generalitat de
Catalunya i ACC1Ó, organisme intermedi de segon nivell encarregat de la
gestió de la Subvenció Global per la Innovació Empresarial a Catalunya
prevista en el Programa Operatiu del Fons Europeu de Desenvolupament
Regional (FEDER) 2007-2013 de Catalunya.
La Subvenció Global aporta finançament addicional a projectes d’innovació
empresarial a Catalunya, en virtut del seu encaix en l’Eix estratègic 1 del
Programa Operatiu. Els objectius d’aquest Eix inclouen la promoció de la
competitivitat i capacitat innovadora de les empreses catalanes, tant a partir
de projectes propis com a través del reforçament de les xarxes d’institucions
dedicades a la promoció de la recerca i la transferència tecnològica entre les
institucions investigadores i les empreses.
Aquesta Subvenció Global, d’una banda, incrementa la capacitat d’ACC1Ó per
a proporcionar a les empreses i entitats catalanes recursos afegits amb els
quals puguin desenvolupar aquest tipus de projectes. D’altra banda, exigeix
l’acompliment d’una sèrie de requeriments i obligacions normatives
específiques per la presència dels Fons Estructurals de la Unió Europea en els
ajuts atorgats.
La present Miniguia vol donar una primera resposta a les preguntes i
necessitats que poden plantejar-se els beneficiaris dels ajuts públics
cofinançats pels Fons Estructurals de la Unió Europea.
3

2. SUBVENCIONABILITAT DE LA DESPESA SEGONS FEDER
2.1. Requeriments generals de subvencionabilitat
• Que les despeses compleixin els requisits específics esmentats a les bases
de la convocatòria de la línia d'ajuts.
• Que les despeses estiguin directament relacionades amb l'objectiu del
projecte aprovat (conforme a la resolució de l’ajut que va rebre la seva
empresa o entitat).
• Que les despeses siguin efectivament realitzades i pagades dins del termini
d'execució aprovat per al projecte (en cap cas, anteriors a l’1/01/2007).
• Que les despeses puguin ser verificades mitjançant documents justificatius
i factures originals pagades o documents comptables equivalents.
2.2. Què NO és subvencionable en cap cas?
Les següents despeses no es poden considerar subvencionables en el marc
del FEDER i, per tant, no es poden incloure en la justificació d'aquesta
despesa:
• Interessos deutors.
• Interessos recollits en règims d'ajut.
• Els impostos personals o sobre la renda.
• Contribucions en espècie.
• Recàrrecs i sancions administratives i penals.
• Despeses de procediments judicials.
4

• Despeses de garanties bancàries o d'altre tipus, excepte per a
bonificacions del cost d'un aval que estiguin recollides en el règim d'ajut
pel qual es va concedir la subvenció.
Si la seva organització pertany al sector públic i està, per tant, sotmesa a la
Llei de Contractes del Sector Públic de 2007, a més no seran subvencionables
les següents despeses que poden produir-se en la compra de béns i serveis
mitjançant contractes públics:
• Els descomptes efectuats.
• Els pagaments efectuats pel contractista a la seva entitat en qualsevol
concepte pel qual suposin ingressos o descomptes que es derivin de
l'execució del contracte.
• Els pagaments efectuats per la seva entitat que es derivin de modificacions
de contractes públics.
Independentment de la naturalesa jurídica de la seva entitat, aquesta serà
considerada del sector públic sempre que tingui una personalitat jurídica
pròpia, que hagi estat creada específicament amb fins d'interès general, sense
caràcter industrial o mercantil i que el seu finançament, control i/o
administració estigui majoritàriament en mans de subjectes que hagin de
considerar-se del sector públic.
3. REQUERIMENTS DEL SISTEMA COMPTABLE
S'ha de mantenir una comptabilitat separada
del projecte cofinançat pel FEDER, segons
explicita la convocatòria per tal de poder
seguir el “rastre” de tots els documents
tècnics, financers o administratius, així com
els registres comptables, des de la
5

presentació i aprovació del projecte a les despeses incorregudes i pagaments
efectuats en la seva execució.
Per a mantenir una comptabilitat separada, es pot, alternativament:
1. O bé obrir un projecte comptable específic en el qual es comptabilitzin totes
les entrades i sortides del projecte de forma separada de la resta de la
comptabilitat de la seva empresa / entitat.
2. O bé identificar tots els registres comptables relatius al projecte amb una
codificació específica o nombre de control que:
• Permeti diferenciar clarament les transaccions comptables relatives
al projecte de les altres transaccions realitzades en la seva empresa /
entitat.
• Permeti vincular les factures i pagaments corresponents.
• Inclogui la referència a la justificació, per poder rastrejar el document
des de la justificació i viceversa, la justificació en la qual s'inclou des
del document comptable.
És obligatori utilitzar un segell, encuny o altre mitjà similar per identificar
factures i altres documents comptables originals com a despesa cofinançada
pel FEDER, per exemple, amb el text: “Despesa cofinançada per FEDER-
Programa DINAMO” (Donat que l’objectiu és evitar el doble cofinançament, és
convenient incorporar menció a la línia d’ajuts, i el percentatge d’imputació de
la factura).
Recomanacions:
- Per a garantir la comptabilitat separada de les despeses de personal, si les
nòmines no poden desglossar-se comptablement, es recomana crear una
assentament comptable positiu per a les despeses de personal que es
carreguin al projecte subvencionat i un altre de negatiu pel mateix import per
tal d’anul·lar l’anterior.
6

4. GESTIÓ DOCUMENTAL I SISTEMA D’ARXIU
4.1. Gestió documental
En la mesura en que la documentació requerida pot variar entre les diferents
tipologies de despesa, el següent quadre detalla els documents que s’han de
preparar/sol·licitar i conservar:
Tipologia de
despesa
TOTES LES
DESPESES
Despeses de
personal
Prestacions de
serveis o
subcontractacions
(col·laboracions
externes)
Documentació a guardar
• Còpia de la sol·licitud de l’ajut i de la resolució de la
concessió d’ajut.
• Documents que justifiquen la realització del projecte
(memòries, estudis, material promocional, cartes, actes
de reunions, llistats de participants etc.).
• Factures originals pagades o documents comptables
equivalents, amb segell o codi comptable específic.
• Transferència bancària o document comptable que dóna
fe del pagament de la/es factura/es.
• Llibres i estats comptables segons normativa mercantil i
sectorial.
• Nòmines i documents justificatius de les càrregues
socials (nòmines, Model 110, TC1 i TC2).
• Fulls de dedicacions horàries.
• Transferència bancària o document comptable que dóna
fe del pagament de les despeses de personal.
• Per al personal contractat específicament per al projecte:
• Contracte de treball, en el qual consti de forma
expressa la vinculació del contractat al projecte.
• Justificació de la necessitat de contractació.
• Justificació de la idoneïtat de les persones
seleccionades per a realitzar les tasques fixades.
• Contracte signat que inclou les condicions de la
prestació
• Factura/es original/s pagada/es .
• Transferència bancària o document comptable que dóna
fe del pagament d'aquestes despeses.
7

Tal com s'ha indicat, es recomana l'esment del cofinançament del FEDER en la
factura o, en defecte d'això, l'ús d'una identificació alternativa que visualitzi la
presència de cofinançament europeu.
Alhora, es fan també les següents recomanacions:
• Quan hi hagi una despesa que hagi d'incloure's en més d'una de les
justificacions que es presentin davant d’ACC1Ó) i la documentació
justificativa de la qual (per exemple, un contracte laboral indefinit o per obra
i servei) també es refereixi a més d'una justificació, s'aconsella guardar
aquest document de manera separada i incloure la seva referència en totes
les justificacions presentades (i evitar-ne així la duplicació).
• Quan una despesa s'inclogui només de forma parcial en una justificació,
s’ha de deixar constància de quin percentatge de la despesa s’imputa a
càrrec del projecte cofinançat i quin percentatge s’imputa a la resta
d’operacions de l’empresa o entitat. Al segell inclòs a la factura
s'especificarà, doncs, el valor total de la despesa i el percentatge de la
despesa imputada al projecte, així com la raó d'aquesta imputació parcial
• Si la resolució de l’ajut o les característiques del projecte suposen
presentar més d’una justificació davant d’ACC1Ó, es recomana utilitzar les
justificacions com a referència per ordenar la documentació, en comptes
d’ordenar-la segons dates de realització/pagament. Per exemple, una
factura s’inclou en la carpeta referent a la justificació en la qual es presenta,
independent de la seva data de realització/pagament.
4.2. Sistema d’arxiu
Per a l’acompliment de la normativa comunitària, la documentació tècnica,
econòmica i administrativa, així com els productes (publicacions,
demostracions...) resultants dels projectes, s’ha d'emmagatzemar i conservar
fins tres anys després del tancament del Programa Operatiu FEDER Catalunya
2007-2013, és a dir, tres anys a partir del moment en què totes les despeses
8

del Programa estiguin certificades i auditades. S’estima que aquest termini
finalitzi l’any 2021.
L’emmagatzematge haurà de fer-se mitjançant:
• Carpetes electròniques protegides contra eliminació.
• Carpetes físiques en un lloc adequat per a l’emmagatzematge a llarg
termini.
En aquest àmbit, ACC1Ó pot facilitar mecanismes de conservació electrònica
de llarg termini per a aquelles empreses o entitats que no disposin d'un servei
adequat o un pla de contingència i seguretat electrònica.
5. VERIFICACIONS I ALTRES CONTROLS
Quan es presentin les justificacions dels ajuts atorgats,
aquestes seran objecte de dos tipus de verificacions per tal
de comprovar l’acompliment de la normativa aplicable:
1) Una verificació administrativa dels documents enviats
per part de l’empresa o entitat beneficiària a ACC1Ó
en el 100% dels ajuts cofinançats.
2) Una visita a la seva entitat / empresa per realitzar una verificació
administrativa in-situ. Aquestes visites seran programades de forma
aleatòria.
En qualsevol cas, el beneficiari ha de facilitar i contribuir a la comprovació i el
control del projecte realitzat per la seva empresa / entitat amb l’ajut d’ACC1Ó.
En concret, les seves obligacions són les següents:
9

• Facilitar l'accés dels equips de control a la seva empresa / entitat i a
tota la documentació que requereixin veure o revisar.
• Facilitar la comprovació de la realització del projecte, a través de la pista
d’auditoria adequada ja descrita en aquestes instruccions.
• Facilitar informació sobre les mesures d'informació i publicitat, així com
les mesures portades a terme en matèria de contractació, igualtat
d'oportunitats i medi ambient.
• Conservar tota la documentació de manera que pugui posar-se a
disposició en el cas de controls dintre d'un termini màxim de set dies a
partir de l'avís del control.
6. MESURES D’INFORMACIÓ I PUBLICITAT
6.1. Requeriments generals:
• En qualsevol document relatiu al projecte ha d'anunciar-se clarament que
ha estat seleccionat en el marc del Programa Operatiu FEDER de Catalunya
2007-2013:
> Projecte cofinançat pel FEDER en el
marc del Programa Operatiu
de Catalunya 2007-2013<
Els documents que han de dur aquest esment són els següents: memòries
del projecte, estudis o plans realitzats, presentacions, fulls de dedicacions,
pàgines web, publicacions, cartes oficials etc.
10

• Igualment, es recomana incloure en l'encapçalament de cadascun dels fulls
d'aquests documents, al marge superior esquerre, el logotip del FEDER:
6.2. Elements del logotip:
• En tots els documents i materials que s'utilitzen específicament per
promocionar i difondre el projecte subvencionat és obligatori incloure els
tres elements següents:
• L’emblema de la Unió Europea.
• La referència “Unió Europea”
• La referència «Fons Europeu de Desenvolupament Regional»
• Quan sigui possible el lema « Una manera de fer Europa»
• En el cas que la seva empresa / entitat tingui previst editar materials
específics per promoure i difondre el projecte subvencionat, i quan no sigui
possible copiar el logotip inclòs en aquesta Miniguia o descarregar-lo des
de la pàgina web d’ACC1Ó, cal tenir en compte les instruccions
específiques que es poden trobar a la mateixa pàgina web d’ACCIÓ.
Aquest annex conté els detalls sobre els elements gràfics que s'han
d'incloure en cada cas. Són instruccions per a la construcció dels logotips
que s’han de tenir en compte a l'hora d'editar una publicació o muntar una
pàgina web i que poden ser traslladades als maquetistes i editors
encarregats de les publicacions o pàgines web del seu projecte.
Per exemple, en el marc d'un projecte d'elaboració d'un Pla d'Innovació
Sectorial, la presentació en PowerPoint que s'utilitzaria en les jornades de
11

promoció dels resultats del projecte per donar a conèixer el Pla d’Innovació
desenvolupat duria el logotip de la següent manera:
Una manera de hacer Europa IPE Org.
P la d’in no v ació del secto r de la biotec nologia
e n Cat alu n y a
Octubre de 2010
Una manera de hacer Europa IPE Org.
Una manera de hacer Europa IPE Org.
Pla d’innovació del sector de la biotecnologia
en Catalunya
Pla d’innovació del sector de la biotecnologia
en Catalunya
Pla d’innovació del sector de la biotecnologia
en Catalunya
Una manera de hacer Europa IPE Org.
Octubre de 2010
Octubre de 2010
Octubre de 2010
• A més, a sol·licitud d’ACC1Ó, la seva empresa / entitat podrà participar en
activitats organitzades a fi d'informar sobre la contribució dels fons
comunitaris i de donar a conèixer el cofinançament entre el públic en
general.
• A sol·licitud d’ACC1Ó ha de facilitar tota la informació relativa a les
activitats de difusió i publicitat realitzades en el marc del projecte
subvencionat.
• Ha de sotmetre la seva empresa / entitat a la verificació d'aquestes
mesures - prèvia a la justificació de despeses - i comunicar qualsevol
incidència a ACC1Ó.
6.3. Quadre-resum de requeriments d’informació i publicitat:
MESURA NECESSÀRIA:
INFORMACIÓ PUBLICITAT
Incorporar en el document
l'esment >Projecte cofinançat pel
FEDER en el marc del Programa
El logotip, que compren
els següents tres
elements: 1. l'emblema i
12

Operatiu de Catalunya 2007-
2013< Quan això no sigui possible
- en un formulari o document
original ja emès, per exemple -
s'ha de posar un segell, adhesiu o
altre encuny amb aquesta
inscripció.
la referència a la Unió
Europea, 2. la referència
al fons i 3. la frase"Una
manera de fer Europa".
Documentació administrativa,
tècnica i comptable relacionada
amb el projecte subvencionat:
Memòries del projecte X X
Estudis o plans realitzats X X
Contractes X ----
Factures X** ----
Còpies de transferències
bancàries
X ----
Documentació de registre
d'equipaments adquirits
X ----
Fulls de dedicacions horàries X X
Plecs i convocatòries X ----
Documentació de sol·licitud de
l'ajut
X ----
Documentació de justificació de
l'ajut (quadres, etc.)
X ----
Diploma o certificats d'assistència X opcional
Equipament adquirit
Materials que s’utilitzen
específicament per promocionar i
difondre el projecte: *
Si, per equipaments > 20.000 eur
Si, per equipaments >
20.000 eur
Fulletons o tríptics X X
Cartells X X
Presentacions opcional X
Pàgines Web
Materials utilitzats per
opcional X
promocionar el projecte en fires i
exposicions
opcional X
Notes, articles o qualsevol altre
missatge publicat en la premsa
X ----
Prototips o productes resultants
del projecte
X X
* Aquests materials exclouen materials utilitzats i distribuïts amb fins comercials.
** O bé es demana als proveïdors que posin l'esment en el concepte de les factures o bé, quan
això no sigui possible, un segell, adhesiu o altre encuny.
Tècn
ica
Comptable
Administrativa
7. IGUALTAT D’OPORTUNITATS I MEDI AMBIENT
7.1. Les obligacions en matèria d’igualtat d’oportunitats són:
• Integrar el principi d'igualtat d'oportunitats en totes les activitats i decisions
preses en relació amb el projecte. Per exemple, es tracta de:
13

• Utilitzar un llenguatge no sexista en tota la documentació relativa al
projecte.
• No discriminar a l'hora de seleccionar el personal.
7.2. Per complir amb la normativa en relació amb la protecció del medi
ambient, cal integrar el principi de sostenibilitat i cura mediambiental en
les activitats i decisions preses en relació amb el projecte:
• Tenir en compte els possibles efectes mediambientals en relació
amb cadascuna de les mesures previstes en el marc del projecte.
• Vetllar per la minimització dels recursos utilitzats i del consum
d'energia en relació amb el projecte.
• Minimitzar els residus produïts a causa del projecte.
• Aplicar mesures de prevenció de riscos mediambientals.
8. SERVEI DE SUPORT ALS BENEFICIARIS (HELPDESK)
ACC1Ó ha articulat un sistema d’assistència o suport als beneficiaris dels ajuts
subvencionats per FEDER, mitjançant els següents instruments:
• Una adreça de correu electrònic per contactar i plantejar qüestions
no recollides a la guia o clarificar criteris o normativa d’aplicació:
feder@acc10.cat
• Pàgina web d’ACC1Ó– FAQ (Preguntes freqüents) sobre la gestió
dels ajuts cofinançats amb FEDER.
• Pàgina web d’ACC1Ó– Logotips i instruccions per a la maquetació
del logotip.
a. Logotip FEDER (.psd)
b. Logotip FEDER (.jpeg)
c. Instruccions maquetació logotip FEDER
14

• Documentació relacionada amb el programa operatiu de FEDER de
Catalunya
Aquest suport general es reforçarà en cas que els beneficiaris siguin
susceptibles de rebre verificacions o controls in situ
15