You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
1<br />
Gestió documental<br />
Usuaris, préstecs i consultes<br />
Durant lʼany sʼhan realitzat 27 préstecs interns, tots en la mateixa Guàrdia Urbana.<br />
Recursos<br />
Dipòsit dʼarxiu:<br />
• Ocupació disponible: 71,7 ml<br />
• Ocupació actual: 66,5 ml<br />
Formació<br />
Curs Tractament <strong>de</strong> la informació en arxius. Novembre 2007. Organitzat per lʼOficina <strong>de</strong> lʼArxiver en Cap i Formació<br />
<strong>de</strong> Personal.<br />
Àrea dʼAcció Social i Ciutadania<br />
El mes <strong>de</strong> març sʼinicià una intervenció en lʼÀrea dʼAcció Social i Ciutadania (abans Sector <strong>de</strong> Serveis Personals) a<br />
partir dʼuna petició <strong>de</strong> la Gerència. En una primera fase (març-juliol) es va fer un estudi-auditoria sobre lʼestat <strong>de</strong> la<br />
gestió documental i lʼarxivística en el sector, que incloïa tant els serveis centrals <strong>de</strong> lʼÀrea com els diferents serveis<br />
a la ciutat, tant <strong>de</strong> gestió pròpia com externalitzats. Per a la realització dʼaquest estudi, es va procedir a entrevistar<br />
els responsables <strong>de</strong>ls diferents serveis, i en una segona etapa, es van mantenir reunions amb alguns <strong>de</strong>ls seus professionals.<br />
En total, es van fer quaranta entrevistes entre tècnics i responsables <strong>de</strong> lʼÀrea. Lʼobjectiu era conèixer les<br />
funcions i les activitats <strong>de</strong> cada <strong>de</strong>pendència i la seva producció documental.<br />
Lʼestudi ha permès i<strong>de</strong>ntificar les principals sèries documentals i el nivell dʼacumulació <strong>de</strong> documentació, tant als magatzems<br />
<strong>de</strong> lʼedifici, com a les seves oficines. En lʼestudi sʼha <strong>de</strong>tectat un volum aproximat <strong>de</strong> 450 metres lineals <strong>de</strong><br />
documentació, repartits <strong>de</strong> forma força igual entre els dipòsits documentals i els arxius <strong>de</strong> les oficines. La datació <strong>de</strong><br />
la documentació comprèn el perío<strong>de</strong> <strong>de</strong>s <strong>de</strong> finals <strong>de</strong>ls anys 80 fins a lʼactualitat. En el marc <strong>de</strong> lʼestudi també sʼha<br />
estat revisant la documentació produïda pels serveis externalitzats i sʼha començat a estudiar la progressiva implantació<br />
dʼalguns procediments administratius en format electrònic i expedients reglats.<br />
Resultat dʼaquest informe-auditoria ha estat lʼestabliment <strong>de</strong> dues fases més dʼintervenció. Una <strong>de</strong>senvolupada entre<br />
octubre <strong>de</strong>l 2007 i febrer dʼaquest any, amb lʼobjectiu principal <strong>de</strong> treballar (revisar, eliminar, or<strong>de</strong>nar i inventariar) la<br />
documentació existent als magatzems <strong>de</strong> lʼÀrea i per la qual sʼha pogut comptar amb un tècnic en arxius amb una <strong>de</strong>dicació<br />
<strong>de</strong> 20 h. setmanals. I una segona fase, a realitzar entre febrer i juliol <strong>de</strong>l 2008, amb la finalitat <strong>de</strong> revisar la documentació<br />
<strong>de</strong>ls serveis centrals <strong>de</strong>l sector, avaluar les sèries documentals troba<strong>de</strong>s i conèixer a fons el grau<br />
dʼacumulació <strong>de</strong> documentació en els serveis territorialitzats i externalitzats.<br />
A finals <strong>de</strong>l 2007, es va procedir a avaluar algunes sèries documentals, procés que continuarà durant lʼany 2008. Les<br />
sèries documentals avalua<strong>de</strong>s i els dictàmens establerts són les següents:<br />
Codi Nom sèrie Òrgan Productor Dictamen<br />
M121 Expedient <strong>de</strong> vulneració <strong>de</strong> drets Oficina No Discriminació<br />
X105E100 Expedient dʼatenció a la dona Equip dʼAtenció a la Dona<br />
X109E30<br />
X109E30<br />
Exp. <strong>de</strong> disponibilitat dʼhabitatge per al<br />
reagrupament familiar<br />
Exp. dʼarrelament social per a permís <strong>de</strong><br />
residència<br />
7<br />
Arxiu Municipal <strong>de</strong> <strong>Barcelona</strong> • Memòria 2007<br />
Conservació<br />
Permanent<br />
Conservació fins al<br />
1998. Posteriors eliminacions<br />
als 20 anys<br />
Gabinet Tècnic dʼImmigració Eliminació als 5 anys<br />
Gabinet Tècnic dʼImmigració Eliminació als 5 anys