8 - Ajuntament de Barcelona

PRESENTACIÓ
8
Memòries dels centres
Durant lʼany 2007, lʼArxiu Municipal del Districte ha continuat les tasques i les funcions que li corresponen, però aquestes
han estat marcades per diferents circumstàncies, com per exemple tot el procés de realització del projecte del nou
equipament de lʼArxiu, situat als baixos de la caserna del carrer Lepant, 387. Aquest projecte ha estat elaborat pels
Serveis Tècnics del districte i hi hagut una estreta col·laboració entre lʼarxivera i lʼarquitecte responsable. Les obres
de lʼequipament van començar a lʼoctubre i a causa dʼaixò es va començar des de lʼarxiu a preparar la documentació
per al futur trasllat. (Canvi de unitats dʼinstal·lació; renumeració de les mateixes,...).
També sʼha dʼesmentar que els objectius plantejats inicialment es van haver de canviar o bé eliminar tant per a lʼorganització
de la documentació per al trasllat i dʼaltres incidències organitzatives, la qual cosa ha fet donar prioritat lʼatenció
en sala per davant dʼaltres objectius i activitats.
Un altre fet que sʼha dʼassenyalar és lʼinterès per part del Gerent per implementar els criteris dʼarxiu realitzats per lʼarxivera
al 2006 en tota lʼorganització, al mateix temps i davant de la problemàtica que tenen totes les dependències
de manca dʼespai i dʼacumulació de documentació de suport no necessària (duplicats, fotocòpies,...), es va establir
amb el gerent del districte dedicar unes jornades a eliminar tota aquesta documentació, anomenada “operació neteja”.
Això va portar a establir unes noves sessions amb el Comitè dʼarxiu, per explicar i clarificar quina documentació era
susceptible dʼeliminar.
Quant a la difusió es va realitzar una exposició itinerant del Fons dʼen Desideri Díez per diferents equipaments del
districte que va tenir molt bona acollida i també es va realitzar un estudi de lʼaigua i els seus itineraris pel Districte,
pendent de publicació.
TRACTAMENT DOCUMENTAL
A finals del 2004, els dipòsits de lʼarxiu van arribar al màxim de la seva capacitat i per tant no es va poder admetre
cap transferència de documentació per part de les oficines, això va provocar un col·lapse de documentació en els departaments
municipals.
És per això i per indicació del gerent del districte que es va posar en marxar el Comitè de lʼArxiu, integrat pel personal
administratiu dels diversos departaments del districte.
En aquest Comitè, que va començar a funcionar el 2005, lʼarxivera va realitzar formació i assessorament sobre el sistema
integral de la documentació administrativa (AIDA), emprat per lʼArxiu Municipal de Barcelona, també sʼexplicaven
els criteris de conservació generals. Posteriorment es van organitzar subgrups de treball per poder tractar
sectorialment el tipus de documentació que generen cadascun dels departaments i també es va començar a aplicar
el mètode de descripció de lʼAIDA.
Conseqüència del que hem esmentat anteriorment i dins del marc del CIM, lʼarxivera va realitzar un manual anomenat
“Criteris dʼarxiu”, iniciat el 2005 i finalitzat el 2006, com a guia ràpida per tot el districte sobre quins documents
sʼhan dʼarxivar (formació de lʼexpedient), com sʼha dʼarxivar, etc. Aquest document recull un resum del curs impartit
als administratius dels departaments de forma interactiva i més dinàmica (existeixen enllaços a documents, al web de
lʼarxiu i també conté una secció de preguntes freqüents, etc.).
Els objectius principals dʼaquest document són:
• Fer accessible a tothom del districte, tant administratius com directius, els criteris dʼarxiu existents a lʼAjuntament de
Barcelona i que afecten a tothom de lʼorganització.
• Homogeneïtzar mètodes de treball.
• Aplicar el sistema de gestió documental uniforme existent a lʼAjuntament de Barcelona.
Aquest document es va presentar en la reunió de treballadors del dia 15/06/06 i el va penjar al servidor Z:\quota\ple
(accessible per a la majoria del treballadors).
Però, a més a més, per implementar-los al mes de març del 2007, es va realitzar un recordatori dels mateixos a lʼequip
directiu.
148
Arxiu Municipal de Barcelona • Memòria 2007