8 - Ajuntament de Barcelona

1
Gestió documental
Districte de les Corts
• Assessorament i supervisió en la preparació de les transferències de la documentació de les oficines de gestió a lʼArxiu
del Districte (10)
• Disseny del projecte per a la implantació del sistema AIDA als arxius de gestió de gerència i el seu staff, regidora,
presidència, conselleria tècnica i secretaria de prevenció.
Districte dʼHorta-Guinardó
A causa de la manca dʼespai a lʼArxiu del Districte dʼHorta-Guinardó, sʼha posat en marxa un Comitè de lʼArxiu, integrat
per personal administratiu dels diversos departaments del districte per iniciar la implementació del sistema integral
de la documentació administrativa (AIDA) per a la millora de la gestió de la documentació a les oficines. Les
principals tasques dutes a terme són les següents:
Eliminació de duplicats a les oficines:
• 6 sessions informatives per departaments per explicar i clarificar quina documentació era susceptible dʼeliminar.
• Jornades en cada una de les oficines destinades a eliminar tota aquesta documentació, anomenada “operació neteja”.
• Document de suport i arxiu personal el qual no forma mai part dʼun expedient.
• Aplicació del calendari de conservació en la documentació dʼarxiu (expedients) de les sèries corresponents.
Districte Nou Barris
Activitats dʼassessorament i suport desenvolupades a les diferents dependències administratives del districte:
• Nom oficina: Secretaria Tècnico-Jurídica
Codi/s sèrie/s: a partir de les seccions A100, B100, C100
Volum en unitats dʼinstal·lació o número dʼexpedients: 30 unitats dʼinstal·lació concretes i assessorament global.
• Nom oficina: Departament de Comunicació
Codi/s sèrie/s: G147
Volum en unitats dʼinstal·lació o número dʼexpedients: 21 unitats dʼinstal·lació concretes i assessorament global.
• Nom oficina: Departament dʼadministració
Codi/s sèrie/s: H139
Assessorament per la codificació dels expedients de la sèrie documental H139 amb els codis de subsèrie corresponent.
Arxivament en arxiu dʼoficina i realització dʼinventaris i fulls de transferències específics per cadascuna de
les subsèries. Lʼinici del nou procediment està previst a lʼany 2008.
• Nom oficina: Staff Gerència Districte
Codi/s sèrie/s: Plans dʼactuació municipal de Districte corresponent al període 2004-2007, i tractament documental
de lʼactual.
10
Arxiu Municipal de Barcelona • Memòria 2007