Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

ticos e como adquirir da mellor maneira os metadatos necesarios para manter
a súa capacidade de uso e o seu contexto. Ás veces estes dous requisitos
incluso parecían estar en contradición; se queríamos dos datos dos metatadatos,
tiñamos que adquirilos dos custodios que xestionaban os documentos,
pero si permitiamos aos custodios xestionar os documentos antes de que
os arquivos os adquiriran, a autenticidade dos documentos quedaría comprometida.
Pero isto non tería por que ser así si puidésemos asegurar que todos
os documentos quedasen depositados nos sistemas de xestión de documentos
ou de arquivo dende o momento da súa creación ou recepción, cos
metadatos axeitados.
Captura de documentos a nivel de ítem
no momento da creación
Os documentos capturados no momento da creación estarán entrando no
sistema de xestión de documentos, por definición, a nivel de ítem. No momento
en que o autor articulou por primeira vez estes requisitos de captura
a nivel de ítem e o Modelo de Referencia para Comunicacións de Negocio
Aceptables (BAC), non existía unha solución de arquitectura obvia para o
problema da captura, aínda que a captura no momento da creación do documento
se identificou como un compoñente necesario de calquera sistema
arquivístico (Bearman, 1994). Todas as prácticas arquivísticas tradicionais
asumen que unha «oficina que xera documentos» ou «a oficina de orixe»
transfiren os documentos nunha agregación, pola súa «orde orixinal» (a fin
de conservar a procedencia e o contexto). Por tanto, os requisitos para o ingreso
a nivel de ítem teñen que asegurar a captura da procedencia e o contexto.
As suxestións do autor no BAC e noutros informes do proxecto Pittsburgh
Electronic Records propuñan cadros estruturados de fluxos de tarefas,
identificadores únicos de ítem e encapsulación de metadatos en capas entre
as características dunha arquitectura que resolvería os problemas de capturar
documentos por adiantado.
Estas e outras solucións técnicas foron aprobadas por varios proxectos nos
anos noventa do século vinte. Pero os primeiros experimentos coa captura
de documentos e a adquisición automática de metadatos a partir da análise
dos documentos mesmos, como no prototipo Victorian Electronic Records
Strategy, tiveron que recorrer a intervencións bastante complexas, semi-automatizadas,
a nivel de cada sistema de aplicación de negocio para capturar
documentos no momento da súa creación e dirixilos aos arquivos (Victoria
Public Records Office, 1998). Despregando XML e DOI, dúas aproximacións
que eran nese momento moi orixinais, si xeraron no entanto os metadatos
159