COSTOS - facultad de ciencias económicas

sas y posibles resultados. En tal sentido es clásica la falta de certeza en temas
referidos a stocks disponibles en depósito y/o sucursales, porcentaje de desperdicios
o roturas, etc.
Antes de seguir avanzando y para completar la caracterización de estas empresas,
resultan oportunas las reflexiones que realizara en el dictado de cursos de Administración
Financiera el profesor Milesi. Compartimos plenamente que la clasificación de
PyMEs responde a aspectos cualitativos antes que a pautas cuantitativas: es más acorde
encuadrarlas en esta categoría de empresas en función de su participación en el mercado
o de su poder de negociación con los bancos, proveedores, empleados, clientes, etc.
que por su nivel de facturación, cantidad de obreros o capital. La idiosincrasia imperante
en estas organizaciones obliga a utilizar como herramientas esenciales a la lógica y el
sentido común frente a la necesidad primaria de gestionar, ordenar y optimizar los recursos
para avanzar con instrumentos más sofisticados.
ESTABLECIENDO LOS REQUERIMIENTOS
Aceptando que la contabilidad gerencial reconoce como ámbito de actuación y
principales usuarios a los administradores de las empresas, indiscutiblemente los contadores
debemos interiorizarnos en cuestiones relativas al empleo de la información ya
que somos los responsables de sistematizarla y presentarla de manera comprensible. De
la misma manera, los usuarios internos deben conocer qué hace el contador, de lo contrario
difícilmente comprendan el real significado de la información que se les suministra.
Entender el probable significado de una cifra, sus limitaciones, las circunstancias en
que adquiere sentidos diferentes al que aparentemente proporciona, son los requerimientos
básicos para utilizar acabadamente la información para toma de decisiones.
Si bien la preparación de información para la gerencia utiliza gran parte de la elaborada
para uso externo, los requerimientos y el uso que de ella hacen los administradores,
difieren en gran medida por la marcada diferencia de intereses. En consecuencia, se
requiere de la aplicación de conceptos adicionales propios de la contabilidad gerencial
sin que ello signifique pensar en dos bases de datos sino en una base única que surge de
la contabilidad. Posiblemente, uno de los grandes atractivos resulte la creatividad imperante
en el desarrollo de esta tarea, a partir de la falta de principios rígidos o pautas contables
que brillan por su ausencia en la elaboración de los informes gerenciales.
Disponer de información útil y oportuna no es privilegio de las grandes empresas
ni se requiere de una organización administrativo-contable compleja, todo lo contrario,
es materia posible en las tradicionales empresas familiares o cerradas que predominan
en las diferentes regiones del país. Para su implantación solo se requiere del
cumplimiento de algunas pautas que se proponen a continuación, pero básicamente de
la aptitud y actitud de los empresarios y contadores.
• Sistema informático: la utilización de un sistema integrado para el procesamiento
de información es indispensable y asequible desde el momento en
que su costo dejó de ser un impedimento válido. Habitualmente los sistemas
separan los módulos de contabilidad y gestión permitiendo registrar los movimientos
inherentes a la operatoria de la empresa: movimientos con bancos,
ventas, compras, stock, etc. Mediante la imputación a cuentas vinculadas a cada
movimiento, se exportan a la contabilidad los asientos correspondientes.
A modo de ejemplos analicemos los siguientes: cada artículo del stock está co-
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dificado pero también relacionado con una (o varias) cuentas contables lo que
significa que al ingresar al stock se genera la registración cargando el importe
a la cuenta de activo respectiva y automáticamente se actualizan la cuenta
corriente del proveedor y el libro de IVA Compras. También, cuando se libra
un cheque por el sistema, se actualizan la cuenta del proveedor, el saldo de la
cuenta corriente en el banco y se genera el asiento contable.
• Período de análisis: si bien cada negocio reconoce su ciclo particular, el mes
resulta una unidad de medición útil y a la cuál estamos habituados por distintos
motivos como por ejemplo, período de información requerido por diferentes
organismos estatales, devengamiento de remuneraciones, etc. Otra de
las utilidades que brinda este período de análisis y, particularmente vinculado
con el tratamiento de la de mano de obra, es conocer la incidencia mensual
de las ausencias con derecho a cobro (feriados, licencias ordinarias, etc.) o similares
(SAC, entrega de uniformes, refrigerio, etc.) Si bien en algunas actividades
no todos los meses se producen ventas (pensemos por ejemplo en el caso
de las cosechas de granos o la invernada en los primeros meses de vida del
ente) es igualmente posible reunir información mensual sobre costos, gastos
o inversión. En consecuencia, generar informes mensuales significa captar
contablemente una serie de devengamientos que normalmente se registran
una vez por año (previsiones, amortizaciones, estimaciones de impuestos,
etc.).
• Plan de cuentas: diagramar el plan de cuentas con una óptica gerencial significa
disponer de la materia prima principal para la elaboración de los informes
gerenciales. Sumados a los requisitos conocidos respecto a versatilidad,
agilidad, confiabilidad, etc. en su diseño hay que plasmar la visión de la empresa
para que sea posible obtener los indicadores de interés. Limitando el siguiente
ejemplo (y en su carácter de “chinchódromo” de la cátedra en la que
nos desempeñamos) sugerimos la apertura de las cuentas patrimoniales con
un enfoque que se limite a brindar una visión global (especialmente las referidas
al rubro Bienes de Cambio y Pasivo Previsional) y las cuentas de resultados
ordinarios, en operativos y no operativos sumadas a la división entre
costos fijos y variables para facilitar la elaboración de análisis costo-volumenutilidad.
• Actitud y aptitud: en la medida en que se produzca la interacción de los usuarios
de la información, será posible modificar / incorporar / suprimir / precisar
aspectos que enriquezcan los informes. Retomando un artículo de Smolje en
el que coincidimos respecto a la necesidad de “educar” a los usuarios, el primer
paso es concientizar a la gerencia de la trascendencia de los informes para
luego acordar el diagrama del contenido inicial y los graduales y futuros
cambios. La rutina tiene una marcada propensión a provocar el aburrimiento,
motivo más que suficiente para reemplazar una estructura esquemática y rígida
por presentaciones atractivas (con lenguaje comprensible) como simulaciones
o los conocidos gráficos.
• Ajustes a la contabilidad patrimonial: si bien ambas contabilidades reconocen
un tronco en común, el rasgo distintivo en referencia a la finalidad perseguida
por cada una de ellas, genera la necesidad de realizar ajustes. Tal es el caso
de la registración de las compras, para la cual muchas veces no podemos
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