COSTOS - facultad de ciencias económicas

Los productos elaborados son: Esmalte para uñas y productos para el tratamiento
de las mismas; Lápices labiales; Sombras y correctores; Máscaras para pestañas; Brillo
para labios; etc.
La producción se realiza en dos plantas modernas, ubicadas en la Capital Federal.
En una de ellas se producen esmaltes a granel, que pueden ser comercializados de esa
forma a terceros o son semielaborados para el fraccionamiento en la otra planta, en la
que se elaboran el resto de los productos.
Se trata de una empresa Pyme familiar, que tiene un plantel aproximado de 60
empleados y factura entre 2 y 3 millones de U$S por año.
Las plantas de elaboración, como así también algunos servicios internos como Calidad
o Depósitos, cuentan con certificación ISO 9001-2000, se cumplen las normas GMP
(Buenas prácticas de manufactura) y se cumple con la certificación SA 8000 que garantiza
el cuidado del medioambiente.
Estas descripciones las detallamos al solo efecto ilustrativo, para que el lector
comprenda que se trata de una empresa en constante cambio, que promueve la innovación
y que se adapta constantemente a los cambios tecnológicos.
Un poco de historia
La empresa fue creada por un ingeniero suizo en 1950. A mediados de la década
del 60 adoptó la forma de sociedad anónima, y en esa época se incorporan a la empresa
sus tres hijos.
El creador falleció en al año 2000 y los hijos se hicieron cargo de la conducción.
El mayor, químico de profesión es quién actualmente está a cargo de la empresa; el segundo
se dedica a la actividad agropecuaria, solamente es socio y su función directiva
la ha delegado en su hijo, Contador Público, el primer profesional universitario en el directorio
de la compañía; la tercera hija ha dejado recientemente sus funciones en el directorio.
Como puede verse, en este momento se está en pleno pasaje de la segunda generación
a la tercera, de los hijos no profesionales a los nietos profesionales.
Quizás por esto, quizás por la crisis del 2001 y la devaluación posterior; la empresa
ha comenzado el camino de la expansión y la profesionalización.
Ha comenzado a proyectarse en mercados internacionales en búsqueda de crecimiento
y diversificación; y comienza a utilizar herramientas de gestión que antes no se
utilizaban.
Los aspectos mencionados son de singular importancia si consideramos que la
empresa tiene amplias posibilidades de exportar y por la situación cambiaria precios
ventajosos; y una principal amenaza centrada en un cliente al que le vende entre el 70
y el 80 % de su producción.
Nuestra inserción en la empresa
Comenzamos a brindar servicios profesionales en el año 2000. Los servicios eran
los clásicos de un estudio contable; Auditoría, Asesoramiento impositivo, etc.
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En poco tiempo fuimos convirtiéndonos en asesores de gestión. Primero desarrollamos
un plan de cuentas con apertura por centros de costos y las bases de distribución,
de modo de obtener información para cada función de la empresa; se comenzaron a
costear artículos y así se reemplazó la obtención del costo por diferencia de inventario
y más tarde se obtuvieron estados de resultados mensuales por línea de producto con
análisis de equilibrio y desvíos contra presupuestos de horizontes trimestrales.
Hace ocho meses se nos solicitó el desarrollo e implantación de un tablero de comando,
lo que motiva este trabajo.
Actualmente, además de seguir con el asesoramiento contable e impositivo y de
colaborar con la gestión, estamos comenzando a ser capacitadores de los mandos medio
y la gerencia en temas de gestión.
Proceso de implantación
El proceso de implantación incluyó las siguientes etapas: Presentación de la herramienta
al directorio; Capacitación de los directores, gerentes, jefes y supervisores; Determinación
de los indicadores; Alineación de los indicadores; Desarrollo de la herramienta
informática y Carga y control de indicadores.
Antes de comenzar con la implantación presentamos al directorio la herramienta
para que la conociera y apruebe el trabajo, y luego comenzamos capacitando a todos
quienes iban a participar del desarrollo y posterior utilización. Las personas que se
capacitaron fueron todas las que toman decisiones o tienen responsabilidad por la gestión
de alguna área; para que conozcan qué es un tablero de comando y cómo administrar
a través de la utilización de indicadores. La etapa de capacitación duró dos meses y
se llevó a cabo en reuniones semanales de dos horas cada una.
En esta etapa de la capacitación nos encontramos con personal muy profesional,
que sabía calcular y utilizar indicadores, y con idóneos que tenían dificultades hasta para
definir los mismos. También nos pasó la inversa.
Luego de la capacitación solicitamos a todos quienes participarían, que determinen
los indicadores que los ayudarían a monitorear y a gestionar mejor el sector o las
actividades bajo su mando, los que en un mes y con reuniones también semanales pudieron
ser definidos.
Los dos meses siguientes trabajamos en la alineación de los indicadores. Se determinó
que sector generaba cada indicador, con que periodicidad y a quién lo reportaba.
Mientras tanto se fue preparando el soporte informático de estos indicadores. En
un primer momento se soportó sobre una planilla de cálculo (Excel) y en este momento
se está mutando a una base de datos (Access).
En el mes seis se realizaron las primeras pruebas y se cargaron los indicadores a
la planilla de cálculo, y en el mes siete se dio por concluida la etapa de implantación y
se comenzaron a utilizar en la gestión diaria. Los indicadores calculados en el mes anterior
permitieron comenzar a medir la evolución de un período a otro.
Algunos temas para comentar
Antes de comenzar a detallar los indicadores que determinó cada persona y la
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