COSTOS - facultad de ciencias económicas

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Es decir que el usuario que realiza consultas o análisis trabaje directamente con el sistema ejecutando no una sino varias consultas en una misma sesión de trabajo. Esto está motivado en que el análisis de la información no tiene un camino preestablecido, ya que justamente depende de la valoración de cada situación que se plantea y de la búsqueda de causas y consecuencias a las que da lugar. Un sistema que asista realmente al usuario en este trabajo debe poder incorporarse al propio proceso de búsqueda que el analista realiza. Para ello, además de prever un conjunto de capacidades particulares (como se presentó más arriba), es fundamental establecer tiempos de respuesta muy altos, que permitan que el usuario se concentre en su objetivo y mediante una secuencia de ciclos compuestos de: elaboración de la consulta, visualización de resultados, nueva consulta, se logre una cabal percepción y comprensión de la situación. La resolución de la consulta normalmente es realizada en términos de unos pocos segundos. Estos tiempos de respuesta nunca han podido obtenerse mediante el trabajo directo sobre las bases de datos operativas. Para lograrlo se requiere un enfoque en el que la información de análisis sea preparada a priori y esté disponible en forma independiente y sobre sistemas capaces de alcanzar la flexibilidad y velocidad en las operaciones específicas que el análisis requiere. Accesibilidad: El potencial de OLAP estaría seriamente comprometido si por distintos motivos el mismo no pudiera alcanzar a las personas que lo requieren para aumentar su nivel de trabajo y efectividad. Esta tecnología es de gran valor para los niveles ejecutivos y gerenciales debido a la importancia que reviste el contar con información oportuna y facilidades para su análisis en el momento de la toma de decisiones. Pero también tiene un alto valor para otros niveles de una organización. Por ejemplo, para la fuerza de venta de una organización que pretende poder dirigir su actividad a la concreción de los objetivos planteados, tanto la capacidad de análisis de los planes en los términos que la organización se los propone (satisfacción del cliente, márgenes brutos a obtener, etc.) como el seguimiento del nivel de cumplimiento en forma diaria pueden impulsar radicalmente los resultados de su actividad. Para facilitar el acceso a esta tecnología, la misma debe poder desarrollarse basándose en la infraestructura comúnmente disponible en una organización (red local, PCs). Por otra parte, el potencial de esta herramienta no debe quedar limitado a los confines de la organización, debiendo ser posible la utilización de la computación móvil y de las redes como Internet. Beneficios: Los beneficios que son posibles de obtener mediante la aplicación de esta tecnología están estrechamente vinculados con el poder que la información puede aportar a las organizaciones que logren la capacidad de aplicarla como un agente activo para la mejora de los procesos y desarrollo de una ventaja competitiva. El uso oportuno, eficiente y profundo de la información, por parte de cada uno de los niveles de la organización puede ser la base de una mejora sustancial en el desarrollo de los procesos y la capacidad de la empresa de alcanzar sus objetivos. Otro de los beneficios de esta tecnología es la reducción de los costos propios de la generación y trabajo con la información, mediante la aplicación de mecanismos inte- 240 grados y modernos de extracción, armado, distribución, comprensión y análisis La estrategia: debido a la imperiosa necesidad de las organizaciones de poner en práctica los beneficios de esta tecnología y a su capacidad de integración con la tecnología ya existente, es que se abre la oportunidad de encarar su incorporación mediante proyectos cortos y de alto impacto en las áreas claves. La estrategia consiste en el desarrollo de modelos multidimensionales que ataquen la descripción de áreas o temas específicos. Estos modelos son puestos en marcha e incorporados al proceso diario de trabajo, aprovechando los cortos tiempos que también presenta el entrenamiento en el uso de los sistemas por parte de los usuarios finales. 6. ERP en Gestión de Costos. Y el mundo de los “costos” no puede quedar ajeno a este proceso del avance del conocimiento y de la informática. Cuadro Nº 9: Jerarquía de información para la Toma de Decisiones Pocas empresas se desarrollan en la Pirámide del Conocimiento. La gran mayoría toma de decisiones en base a datos, por ejemplo, ¿cuánto vendimos el verano pasado? Suponen que ese dato tendrá la misma vigencia e interviene el conocimiento para evaluar esa decisión. Otras toman decisiones en base a informaciones o reportes, se tiene una visión un poco más amplia (dato transformado y en el contexto de otros datos). Los datos debidamente procesados, clasificados y sistematizados se convierten en información. La acumulación de información, a su vez, se convierte en conocimiento. Y este conocimiento cuando se maneja en forma estratégica permite la obtención de ventajas competitivas. En la medida que se maneja en forma adecuada, este conocimiento se transforma en sabiduría. Sólo los niveles superiores permiten un mejor y mayor aprovechamiento de su propia información utilizada como creadora de valor para la empresa. Resulta importante señalar que la gran mayoría de los llamados "software integrales ERP" (que más bien deberían denominarse “integrados”), no cuentan con módulo de "costos" y los que lo tienen, sólo encaran el cálculo de los "costos directos", limitándose a la formulación de las escandallos. 241
Hoy día se requiere de “software verticales especializados en Costos”, que posibiliten, además del costeo de los rubros directos: - el "costeo de los gastos indirectos, tanto a nivel de producción, como de venta, administración, financieros e impuestos"; - apreciar la composición del costo en diferentes formatos, según los diferentes usos o necesidades: • en base a "hojas o fichas de costo"; • visualización en forma analítica ("explosión sumarizada"); • matriz de costos; - simulaciones de niveles de actividad; - datawarehousing para estudio de negocios: por producto, familia, cliente, sucursal, canal y cualquier combinación necesaria; - control del nivel de eficiencia en la gestión productiva con determinación de desvíos (en cantidad, en % y en valor); - monitoreo de precios de venta, con determinación de precios sugeridos; - análisis estratégico de costos evaluando entre otros aspectos: • desarrollo de productos y servicios alternativos más económicos; • determinación de oportunidades de reducción y/o racionalización de gastos; • análisis y validación de actividades que agregan valor; • eliminación de actividades que no agregan valor y sí agregan gastos; 7. Combinación de OLAP y ERP en Costos. Dentro de las combinaciones más interesantes que se pueden observar en el manejo de los datawarehousing, se destacan las combinaciones de modelos de negocios con el cubo de costos para la determinación y análisis de resultados. En el cuadro No. 10 se presentan a modo de ejemplo opciones de diferentes medidas en relación al tipo de costo a considerar, así como diversas opciones de costeo. 242 ‘ Cuadro Nº. 10: Variantes de medidas y opciones de costeo. En el Cuadro No. 11 se presenta ejemplos prácticos de generación de cubo de costos a partir de un sistema de gestión ERP en Costos. En el Cuadro No. 12 se presenta ejemplo de Estado de Resultados generado a partir de información de ventas y costos procesados en sistemas OLAP y ERP en Costos. 8. Conclusiones.- Con esta presentación se procura, pues, poner de manifiesto la importancia del avance de la informática y sus contribuciones para con la gestión empresarial, resaltando, muy especialmente, los aportes de los datawarehounsing, las herramientas OLAP y los software ERP en Gestión de Costos. BIBLIOGRAFÍA: - Casares, Claudio. Datawarehousing. Trabajo publicado en el website: http://www.programacion.net/bbdd/tutorial/warehouse/ . May/03. México. - Henderson & Porter. Usa. Trabajo publicado en el website: http://www.quickmba- .com/strategy/porter.shtml. 1998. Usa. 243
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