3 schmücker heike dhl

Maximizing Cash Flow
OTC Dashboard & Invoice Payment Prediction
5. Working Capital Management Symposium
18. Juni 2020
DHL Supply Chain

Agenda
1 DHL Supply Chain auf einen Blick
2 Initiativen im Bereich Order-to-Cash
3 Collections 2.0
4 OTC Dashboard
5 Invoice Overdue Risk Prediction

DHL Supply Chain auf einen Blick
12.500.000 m₂
Lagerfläche
Präsenz in 50+ Ländern
1 von 5
Unternehmensbereichen
der
Deutsche Post DHL
Group
DHL
Supply
Chain
159.000+
Mitarbeiter/Innen
#1 in
Kontraktlogistik
DHL Supply Chain
Umsatz 2019:
EUR 13,4 Mio.

Initiativen zur Cash Flow Verbesserung
Prozess- &
Systemoptimierung
Transparenz
Prognose & Steuerung
Collections 2.0
Einheitliche Vorgehensweise im
Forderungsmanagement
Billing Automation
Globales Fakturierungstool zur
Automatisierung der
Rechnungsstellung
OTC Dashboard
Dashboard mit Fokus auf
überfälligen Forderungen auf
globaler, regionaler und
Landesebene
Review Meetings
Monitoring von strukturellen &
Einmaleffekten, Abstimmung
von Cash Flow Chancen & Risiken
Predictive Analytics
Nutzung von Machine Learning
zur Vorhersage des
Zahlungsrisikos von Rechnungen
Cash Flow Ziele
Jährliche Cash Flow Ziele
basierend auf best-practice KPIs

Collections 2.0 – Vorgehensweise im Forderungsmanagement
1. Globale Collection Policy
Beschreibt den end-to-end Prozess
im Forderungsmanagement,
inclusive Rollen &
Verantwortlichkeiten, Zeitpläne &
andere Parameter
6. Training & Coaching
Stellt sicher, dass im Prozess
kompetent & höflich, aber auch
durchsetzungsfähig gearbeitet
wird
6.
6.
1.
1.
2.
Collections 2.0
Process
3.
2. Priorisierung
Volumenbasierte Herangehensweise:
• Hohe OP – erweitertes
Forderungsmanagement (informelle
Kommunikation & längere Zeitrahmen)
• Niedrige OP – hauptsächlich
automatisierte Interaktion (z. B.
Mahnschreiben)
3. Arbeitsanweisungen
• Definieren Vorbereitung,
Durchführung & Dokumentation
von Kundentelefonaten (GSOP 1) )
• Darstellung von Kundenbesonderheiten
(SHO 2) )
5. OTC dashboard
Bietet einen automatisierten Überblick
über ausstehende Forderungen auf
Kundenebene. Zusätzliche Reports sind im
Oracle ERP System verfügbar.
5. 4.
4. Eskalationsprozess
Ist in einem “How to Guide”
mit Checklisten pro
Eskalationsstufe im Detail
beschrieben.
1) Global Standard Operating Procedure
2) Special handling overview

OTC Dashboard - Überblick
Ziel des OTC Dashboard ist es, Transparenz über die offenen Forderungen zu schaffen, um das
Forderungsmanagement & Forecasting zu unterstützen.
• Das Dashboard ermöglicht einen bisher nicht dagewesenen Blick auf die Forderungen :
Kundenforderungen konsolidiert auf globaler / regionaler / landesspezifischer Ebene
Aber ebenso verfügbar auf Transaktionsebene, inkl. spezifischer Kommentare des
Forderungsmanagement-Teams
• Verschiedene Ansichten verfügbar
Management View bietet einen Überblick über die Forderungen, vor allem im Hinblick auf die
Analyse auf Länder- oder regionaler Ebene.
Operational View mit detaillierten Informationen bis auf Transaktionsebene, hilfreich vor allem für
das operative Forderungsmanagement
• Daten werden täglich aus dem Data Lake aktualisiert
• 90% der Forderungen werden im Dashboard abgebildet
• 1500+ Kollegen nutzen das Dashboard aktuell
➔ Verbesserung der überfälligen Forderungen um 5 Prozentpunkte
seit Einführung des Dashboard im August 2019

OTC Dashboard - Management View
Overdue AR
Überfällige Forderungen
Dritter (basierend auf dem
Fälligkeitsdatum jeder
Transaktion)
Overdue AR %
Überfällige Forderungen
in % der
Gesamtforderungen
Overdue AR > 30 days
Forderungen Dritter
länger als 30 Tage
überfällig (basierend auf
dem Fälligkeitsdatum
jeder Transaktion)
Overdue AR > 30 days %
Überfällige Forderungen
> 30 Tage in % der
Gesamtforderungen
Total AR
Gesamtforderungen
Dritter, inkl. Rechnungen,
Gutschriften &
Belastungsanzeigen
Unallocated Cash
Zahlungseingänge, die
einem Kundenkonto, aber
noch nicht der
entsprechenden
Rechnung zugeordnet
wurden.
LMEC vergleicht den Wert mit
dem des vorhergehenden
Monatsabschlusses.
LYEC vergleicht den Wert mit
dem des vorhergehenden
Jahresabschlusses.
Grün bedeutet
Verbesserung (z. B.
Forderungsreduktion),
rot bedeutet
Verschlechterung (z. B.
Forderungsanstieg)
Amount due by MEC
Betrag, der ab aktuellem
Datum bis zum letzten
Kalendertag im Monat
fällig werden wird.

OTC Dashboard - Management View
Overdue AR Development
Die Grafik zeigt die
Forderungsentwicklung
& ermöglicht einen
monatsübergreifenden
Vergleich.
- - - Linie zeigt den Trend
der überfälligen
Forderungen in % der
letzten 13 Monate.
Overdue Bucket Details
Anzeige der Altersstruktur
überfälliger
Forderungen (Betrag &
prozentuale Verteilung)
möglich.
Angezeigt werden wesentliche KPIs,
wie Ø Zahlungsbedingungen,
Gesamtforderungen, überfällige
Forderungen sowie Veränderungen
zum Vormonat.
Kunden können zwischen Ländern
sowohl innerhalb einer Region als
auch auf globaler Ebene verglichen
werden .
Top 10 Customers zeigt die Top
10 Kunden nach überfälligen
Forderungen.
Top Countries / Business Units
zeigt die Länder / Geschäftsbereiche
mit den höchsten
überfälligen Forderungen.

OTC Dashboard - Management View
Overdue Comparison
Diese Grafik ermöglicht es,
verschiedene Geschäftsbereiche
basierend auf den
überfälligen Forderungen
in % und den
Veränderungen zum
Vormonat zu vergleichen.
Legende
Größe des Kreises zeigt
die Höhe der überfälligen
Forderungen.
Farbe des Kreises ändert
sich je nach Quadrant &
ermöglicht eine schnelle
Einordnung.
Position auf der X-Achse
zeigt die Verbesserung
bzw. Verschlechterung im
Vergleich zum Vormonat.
Position auf der Y-Achse
zeigt den prozentualen
Anteil der überfälligen
Forderungen – auch im
Vergleich zum Zielwert.
Zusätzliche Information
zur Interpretation der Grafik
im Dashboard verfügbar.

OTC Dashboard - Operational View
KPIs & Forderungsentwicklung
Die wesentlichen KPIs und
die Forderungsentwicklung
werden
sowohl im Management
View als auch im
Operational View gezeigt.
Collection Progress
Der einzubringende
Forderungsbetrag wird am
Anfang des Monats
berechnet. Er enthält die
überfälligen Forderungen
und den am Monatsende
fälligen Betrag.
Der Indikator zeigt den
Betrag, der aktuell bereits
eingebracht & den offenen
Posten zugeordnet wurde.
Diese Information wird nicht
zur zum Monitoring genutzt,
sondern auch für den Cash
Flow Forecast.
Detaillierte
Übersicht je Kunde
inkl. Kommentare,
Ø Zahlungsbedingung,
Altersstruktur,
nicht
zugeordnete
Zahlungen sowie
fälliger Betrag am
Monatsende.

OTC Dashboard – Operational View
Transactions
Tabelle mit detaillierten
Informationen zu den
Transaktionen eines
Kunden.
Diese Übersicht enthält
Rechnungen, Gutschriften,
Belastungsanzeigen sowie
noch nicht zugeordnete
Zahlungen.
Detailed MEC
Übersicht der vor
Monatsende fälligen
Forderungen pro Kunde
und Kalenderwoche.
Forderungen können so
eingetrieben werden, bevor
sie überfällig werden.

OTC Dashboard - Marketing
„Wish you were here“ Kampagne mit individualisierten eCards, die per e-mail, Yammer oder über andere
interne Kommunikationskanäle geteilt werden können.

OTC Dashboard - Training
Mit zunehmender Zahl der User steigen auch die Anforderungen an das Trainingskonzept
1
2
3
Demo Calls & Glossar – Demo Calls sind interaktiver
& ermöglichen konkrete Fragen
User Handbuch – zugänglich vom Dashboard aus
Tutorial direkt im Dashboard (aktuell in Arbeit)
3
2

Invoice Overdue Risk Prediction - Modell
Bisherige Informationen
Mit Machine Learning
Präzise Vorhersagen unterstützen
Forderungsmanagement & Forecasting
Hohes Risiko
~80% Wahrscheinlichkeit,
überfällig zu werden
≥0.5
High
- Rechnungen werden auf Basis
fester Regeln & persönlicher
Einschätzung behandelt
(z. B. “dieser Kunde zahlt
immer pünktlich“)
- Wissen über Kundenverhalten
wird nicht systematisch
festgehalten & hängt stark
von der Erfahrung der
Mitarbeiter ab
- Manuelles Forecasting
- >60% unserer Rechnungen
werden nach Fälligkeit bezahlt
- Rechnungen erhalten einen
einen Wert, der das Invoice
Overdue Risk (IOR) – d.h.
das Risiko, verspätet gezahlt
zu werden, vorhersagt
- IOR Werte reichen von 0
(kein Risiko) bis 1 (sehr
hohes Risiko)
- Der Wert kann zur Steuerung
im Forderungsmanagement
und für das Forecasting von
Forderungen genutzt werden
Hohes Risiko
Proaktiv
Mittleres Risiko
~40% Wahrscheinlichkeit,
überfällig zu werden
2. Priorität
Niedriges Risiko
~10-20% Wahrscheinlichkeit,
überfällig zu werden
Reaktiv, Automatisiert
0.2-0.5
Med
≤0.2
Low
Unklar/Unsicher
Mittleres Risiko
Niedriges Risiko

Invoice Overdue Risk Prediction – Aktueller Status
Überblick
• Ziel: Effektivität im
Forderungsmanagement
verbessern – Zahlungen
einbringen, bevor sie in
überfällig sind oder in
Verzug geraten
• Vorgehensweise: Nutzung
der Transaktionsdaten,
um pro Rechnung die
Wahrscheinlichkeit einer
verspäteten Zahlung
vorherzusagen
• Status: Prototyp
programmiert, nächster
Schritt ist die
Implementierung &
Einbettung in die Prozesse
(via OTC Dashboard)
Ergebnisse
• Mit der Hilfe des Algorithmus kann für 80% der Rechnungen mit einer
Genauigkeit von 85% vorhergesagt werden, ob diese fristgerecht oder zu spät
gezahlt werden. Bei den verbleibenden 20% erlauben die Daten keine
zuverlässige Voraussage.
• Der eigentliche Vergleichswert sind unsere Fachexperten. Wir haben daher
Kollegen in verschiedenen Ländern gebeten, für eine zufällige Stichprobe
abzuschätzen, welche der Rechnungen zu spät gezahlt werden
... und haben den Algorithmus das Gleiche tun lassen:
Testdaten (>100 Rechnungen)
Act. Late
Act. On-time
Pred. Late 52% ✔ 48% ❌
Pred. On time 41% ❌ 59% ✔
Act. Late
Act. On-time
Pred. Late 68% ✔ 32% ❌
Pred. On time 33% ❌ 67% ✔
✔
Richtige Vorhersage
❌
Falsche Vorhersage

Invoice Overdue Risk Prediction – Ausblick
• Zusätzlich zum IOR Wert werden wir auch den IOR
Trend einführen
• Was ist der IOR Trend?
Vergleicht den IOR Wert von zwei Zeiträumen &
zeigt so an, wie sich das Risiko einer verspäteten
Zahlung geändert hat
Änderungen im Zahlungsverhalten von Kunden
können einfacher erkannt werden – der IOR Trend
dient so als Frühwarnzeichen
• Was ist zu beachten?
Welche Zeiträume sollen miteinander verglichen
werden?
Wie soll der IOR Trend im Dashboard angezeigt
werden (Wert, „Red Flag“, Ampelsystem)?
Ab welchem Wert soll der Anstieg des Trends als
Verschlechterung gezeigt werden?
Kann der IOR Trend in allen Ländern / für alle
Kunden auf gleiche Art genutzt werden?
Illustration 1: Überfällige Forderungen im April & IOR
IOR 2 weeks vs. IOR 2 months >= 0,1
Illustration 2: Forderungsentwicklung des Kunden
IOR

Invoice Overdue Risk Prediction - Vorteile
Priorisierung der
Aktivitäten
Bessere Steuerung des Personaleinsatzes mit Hilfe der Klassifizierung von Rechnungen
anhand des Zahlungsrisikos (hoch oder niedrig)
Identifikation von „Fokus“ Kunden anhand des aggregierten Zahlungsrisikos
Verbesserung
der KPIs
Verringerung der überfälligen Forderungen
Reduktion der Forderungsausfälle
Zuverlässigkeit
des Forecasting
Bessere bzw. zuverlässigere Cash Flow Prognose
Unterstützung der
„Commercial
Reviews“
Optimierung der Zahlungsbedingungen auf Basis des vorhergesagten IOR Wertes
(Zahlungsrisikos)
Zusätzlicher Anhaltspunkt für die Bewertung von bestehenden Projekten oder neuen
Geschäftsmöglichkeiten
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Invoice Overdue Risk Prediction – Grenzen & Herausforderungen
Genauigkeit der
Vorhersage
IOR Prognose klassifiziert 80% der Rechnungen in “verspätete Zahlung“ oder
„fristgerechte Zahlung“ mit einer Genauigkeit von ~85% (not 100%)
Das Model „lernt“ ständig, d.h. die Prognosegenauigkeit verbessert sich mit Zunahme
der Datenpunkte
IOR Prognosewerte sind indikativ – das „Intervall“ is wichtiger als die absoluten Zahlen
(z.B. 0,65 und 0,68 können als ähnlich betrachtet werden)
Nachvollziehbarkeit
der Vorhersage
IOR Prognose nutzt Machine Learning basierend auf 250+ Merkmalen. Vorhersagen sind
daher möglicherweise nicht immer einfach nachvollziehbar
Aktualisierung der
Vorhersage
IOR Progonsewerte werden einmalig – jeden Samstag – für die Rechnungen, die in der
Woche erstellt wurden, berechnet
Die Werte werden nicht aktualisiert (z. B. mit Zahlungsversprechen)

Thank you
Heike Schmücker
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Heike.Schmuecker@dhl.com