Erasmus+

Program Rehberi
• Ortakların rolü ve sorumlulukları,
• Bütçe ile ilgili konular (eş-finansman, faaliyet ve ortak başına bütçe kırılımı, fon aktarım usulleri vb.),
• Personel ücret politikası,
• Seyahat ve konaklama için geri ödeme usulleri,
• Raporlama mekanizmaları,
• Çatışma yönetimi mekanizmaları vb.
KATILIMCI KURUM/KURULUŞLARIN BİLEŞİMİ VE DEĞİŞTİRİLMESİ
Proje yararlanıcıları ile ilgili herhangi bir değişiklik önerisi, Yürütme Ajansına bildirilmeli ve önceden onay almalıdır. Proje
ortaklığına ilişkin olarak yapılacak farklı değişiklikler için aşağıdakilerin sağlanması gerekmektedir:
• Proje kapsamında eş-yararlanıcı eklenmesi, koordinatör ve yeni eş-yararlanıcı arasında imzalanan bir vekâletnameyi
ve yasal temsilci tarafından imzalanmış olan ve diğer tüm eş-yararlanıcılardan alınan kabul yazılarını gerekli kılar.
Vekâletname ve kabul mektupları, talep ile beraber koordinatör tarafından gönderilmelidir.
• Bir eş-yararlanıcının projeden çekilmesi, koordinatör tarafından yapılacak yazılı açıklamayı ve yasal temsilci
tarafından imzalanmış olan ve projeden çekilen eş-yararlanıcıdan alınan geri çekilme yazısını gerekli kılar. Asgari
ortaklık gereklerinin artık yerine getirilemediği durumlarda, Eğitim, Görsel-İşitsel ve Kültür Yürütme Ajansı,
anlaşmanın devamı hususunda karar verme hakkına sahiptir.
• Koordinatör için temas kişisi değişiklikleri, yeni temas kişisi, yasal temsilci ve koordinatörün eski temas kişisi
tarafından imzalanan yazılı bir onay ile mümkündür.
UYGUN OLMAYAN MALİYETLER
Aşağıda belirtilen maliyet kalemleri, uygun olarak kabul edilmez:
• Yürütme Ajansı tarafından önceden onay verilmedikçe, proje yararlanıcıları tarafından gerçekleştirilmeyen
faaliyetlere ve ilgili seyahatlere ilişkin maliyetler,
• Mobilya, herhangi bir türdeki motorlu araçlar, araştırma ve geliştirme amaçlı ekipmanlar, telefon, cep telefonu,
alarm sistemleri, hırsızlık önleme sistemleri vb. ekipmanlara ilişkin maliyetler,
• Bina maliyetleri (satın alma, ısıtma, bakım, onarım vb.),
• Gayrimenkul alımı ile ilişkili maliyetler,
• Amortisman maliyetleri.
ZORUNLU DIŞ DENETİM (DENETİM SERTİFİKASI)
Eyleme ilişkin mali tablolar ve ilgili hesaplara yönelik bir dış denetim raporu (denetim tipi II), Nihai Rapor ve gerekli
destekleyici dokümanlarla birlikte gönderilmelidir.
Denetimin amacı; maliyetlerin ve fatura/fiş/makbuzların, Hibe Anlaşmasının ilgili hukuki ve mali hükümlerine uygun
olarak Nihai Mali Raporda beyan edildiğine ilişkin olarak Yürütme Ajansına yeterli bir güvence verilmesidir.
Her bir yararlanıcı, aşağıdaki şartların karşılanması kaydıyla, kanuni dış denetçisi de dâhil olmak üzere nitelikli bir dış
denetçi seçme konusunda serbesttir:
• Dış denetçi, yararlanıcıdan bağımsız olmalıdır,
• Dış denetçi, muhasebe dokümanları ile ilgili kanuni denetimi, yıllık hesaplar ve konsolide hesapların kanuni
denetimleri hakkındaki Direktifi veya bu Direktifin yerine geçen diğer Avrupa Birliği mevzuatını uygulayan ulusal
mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmelidir.
Üçüncü bir ülkede yerleşik olan bir yararlanıcı, denetim alanındaki muadil ulusal mevzuata uymalıdır.
DESTEKLEYİCİ DOKÜMANLAR
Talep edildiğinde, destekleyici dokümanların okunaklı kopyaları (orijinalleri değil) gönderilmelidir. Belirli bir konuda şüphe
oluşması durumunda, Yürütme Ajansı, destekleyici tüm dokümanların gönderilmesini talep edebilir.
Talep edilen destekleyici dokümanların sunulması, anlaşma yükümlülüklerinin ayrılmaz bir parçasıdır ve bir veya daha
fazla sayıda dokümanın sunulmaması, bu dokümanların konusu maliyetlerle ilgili geri ödeme talebine yol açabilir.
Tutarı 25.000 AVRO’yu geçen alt sözleşmeler ve faturalar, nihai rapor ile gönderilmelidir.
Bütçe başlığına bakılmaksızın, 25.000 AVRO’yu geçen tüm ekipman ve hizmet alımları için en az üç tedarikçiden fiyat
teklifi alınmalıdır.
262