Erasmus+

Program Rehberi
SEYAHAT VE KONAKLAMA MALİYETLERİ
Mali değerlendirme ve/veya denetim amaçları bakımından, yararlanıcılar aşağıdaki hususları
gerekçelendirmek/ispatlamak durumundadır:
• Seyahatler, belirli ve açık şekilde tanımlanabilir projeyle ilgili faaliyetlerle doğrudan bağlantılıdır.
• Seyahatler gerçekleştirilmiştir (biniş kartları, otel faturaları, katılımcı listesi vb.). Seyahatler ve konaklama ile ilgili fiili
maliyetlere ilişkin herhangi bir gerekçelendirme istenmeyecektir.
Mali raporlama aşamasında her bir seyahat için proje hesaplarına Kişisel Hareketlilik Raporu eklenmeli ve koordinatör
tarafından destekleyici belge olarak tutulmalıdır. Destekleyici belgeler (örneğin, seyahat biletleri, biniş kartları, faturalar,
fişler, katılımcı listesi), seyahatin gerçekten yapıldığının gösterilmesi amacıyla her bir hareketlilik raporuna eklenmelidir.
Fiili seyahat maliyetinin kanıtlaması gerekmeyecektir.
Destekleyici belgeler, proje sonunda mali raporla beraber gönderilmemelidir. Bununla beraber, Kişisel Hareketlilik
Raporları, proje hesaplarıyla birlikte tutulmalıdır.
Bu aşamada, Yürütme Ajansı, koordinatör tarafından gönderilen mali tabloları (harcama listeleri) esas alarak masrafları
inceleyecektir (bk. Hibe Sözleşmesi Eki “Nihai Rapor”). Yürütme Ajansı personeli, masrafların uygunluğunun
doğrulanması için bu listeleri ayrıntılı bir şekilde inceleyecektir. Herhangi bir hususta bir şüphe oluşması durumunda,
Yürütme Ajansı tüm destekleyici belgelerin gönderilmesini isteyebilir.
Bu aşamada, tüm proje için fiili AB katkısı, birim maliyet yaklaşımına göre, fiili olarak gerçekleştirilen seyahatler
temelinde yeniden hesaplanacaktır. Seyahat ve konaklama maliyetlerine AB katkısı, hibe sözleşmesinde veya tadillerinde
belirtilen mutlak tutarın %110’unu geçemez.
EKİPMAN
Mali değerlendirme ve/veya denetim amaçları bakımından, yararlanıcılar aşağıdaki hususları
gerekçelendirmek/ispatlamak durumundadır:
• Beyan edilen maliyetler, özellikle yararlanıcının muhasebe sistemine kayıt bakımından tanımlanabilir ve
doğrulanabilirdir.
• Ekipman, ilgili kuruluşun envanterinde doğru şekilde kayıtlıdır.
Destekleyici belgeler, mali tablo ile birlikte gönderilmemelidir. Bununla birlikte, aşağıdakilerin, proje hesaplarında
bulunması gerekir:
• Satınalınan tüm ekipmanların faturaları (sipariş formları, pro-forma faturalar, fiyat teklifleri veya tahminleri vb.
harcama kanıtı olarak değerlendirilmemektedir).
• 25.000 AVRO eşiği aşıldığında, ihale prosedürü ve alınan üç fiyat teklifi ile ilgili dokümanlar. Bu durumda,
yararlanıcılar, ekipman alım işini, 25.000 AVRO eşik değerinden daha küçük tutarlı sözleşmelere bölmek suretiyle
gerçekleştiremez.
Mali raporlama aşamasında, Yürütme Ajansı, koordinatör tarafından gönderilen mali tabloları (harcama listeleri) esas
alarak masrafları inceleyecektir (bk. Hibe Sözleşmesi Eki “Nihai Rapor”). Yürütme Ajansı personeli, masrafların
uygunluğunun doğrulanması için bu listeleri ayrıntılı bir şekilde inceleyecektir. Herhangi bir hususta bir şüphe oluşması
durumunda, Yürütme Ajansı tüm destekleyici belgelerin gönderilmesini isteyebilir.
Bununla birlikte, faturaların toplam tutarı 25.000 AVRO’yu aştığında, fatura ve karşılaştırılabilir fiyat tekliflerinin
fotokopilerinin (asılları değil), finansal tablo ile birlikte destekleyici belgeler olarak gönderilmesinin gerektiği
unutulmamalıdır. Bu aşamada, uygun ekipman maliyetleri, hibe sözleşmesinde veya tadillerinde söz konusu ekipman için
belirtilen mutlak tutarın %110’unu geçemez.
ALT-YÜKLENİCİ SÖZLEŞMELERİ
Mali değerlendirme ve/veya denetim amaçları bakımından, yararlanıcılar aşağıdaki hususları
gerekçelendirmek/ispatlamak durumundadır:
• Resmi bir sözleşmenin mevcut olması,
• Beyan edilen maliyetler, özellikle yararlanıcının muhasebe sistemine kayıt bakımından tanımlanabilir ve
doğrulanabilirdir.
Destekleyici belgeler, mali tablo ile birlikte gönderilmemelidir. Bununla birlikte, aşağıdakilerin, proje hesaplarında
bulunması gerekir:
258