MANUAL PAS - ZONA SUR

MANUAL PAS
(PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES EN SEDE)
Subdirección de
Comunicación y Marketing
Zonal
2015

Manual de Procedimientos
Subdirección de Comunicación y Marketing Zonal
La Subdirección de Comunicación y Marketing Zonal es la responsable de entregar un servicio integral en cuanto a
la planificación y desarrollo de actividades/campañas comunicacionales, al diseño de piezas gráficas, y asesoría comunicacional
en la realización de actividades de extensión, académicas, hitos o propias de cada sede. Además, debe
supervisar y aprobar todos los diseños gráficos para que estén acorde al manual de normas gráficas, antes de su
impresión e implementación.
Definición de roles:
Subdirector de Comunicación y Marketing Zonal
Planificar, desarrollar y controlar los planes y actividades de Comunicaciones, Marketing y
Vinculación con el medio en una zona compuesta por un grupo de sedes, para contribuir al
posicionamiento del liderazgo y la excelencia de Duoc UC en los grupos objetivos de la zona
(internos y externos) y comunidades en las que se relaciona, apalacando así el cumplimiento
de los objetivos tanto de gestión como de admisión de cada sede. Esto también
implica la provisión de información relevante para la toma de decisiones en cada sede, en
términos del mercado y sus stakeholders.
Diseñador
Desarrollar piezas publicitarias y de comunicación para las sedes de su zona, para la entrega
de información a distintos grupos objetivos, cumpliendo los requerimientos de las áreas
que realizan la solicitud, resguardando el contenido y la marca según lo establecido por el
manual gráfico de imagen corporativa de Duoc UC.
Coordinador de Marketing Zonal
Ejecutar el apoyo logístico, operativo y administrativo/contable para las actividades desarrolladas
por la Subdirección de Marketing y Comunicaciones zonal, para contribuir tanto
en la buena puesta en escena de las estrategias y para la correcta gestión administrativa
de cotizaciones, órdenes de compra y pagos.
Jefes de Comunicación
Gestionar y ejecutar las actividades de comunicación interna, externa, relaciones públicas
y supervisión de las actividades de extensión en sede, para lograr impacto reputacional en
la comunidad y los grupos objetivos en que ésta se relaciona, gestionando eficientemente
las herramientas y medios de comunicación, contribuyendo a la mejora de la valoración social
de la Educación Superior Técnico-Profesional y al desarrollo de la Cultura Institucional
Responsable de ser el interlocutor directo entre la sede y la zona. Será el responsable
durante el segundo semestre del 2015 de levantar los requerimientos de las actividades
para trabajarlas en conjunto con el SDCM ZONAL.
Coordinador de Extensión
Realizar la programación, coordinación y ejecución de actividades académicas y extra
programáticas de extensión de la Sede, para contribuir al cumplimiento de las metas y a la
vinculación de la Institución con la comunidad, manteniendo alineamiento con la planificación
estratégica definida por Duoc UC.

Manual PAS (PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES EN SEDE)
Para estandarizar la metodología y el funcionamiento del área, se ha desarrollado un instructivo PAS (Procedimiento
Actividades en Sede), que tiene por objeto organizar el trabajo que se realizará entre las sedes y la zona correspondiente.
Se adjunta planilla PAS a este instructivo.
Cada Jefe de Comunicación debe enviar el PAS al correo Ej: comunicacioneszonasur@duoc.cl .
Se considerará válido como día de la recepción hasta las 14:00 hrs. de lo contrario pasa a recepción al día siguiente.
A continuación se detalla el flujo determinado desde la solicitud del diseño, campaña y/o asesoría comunicacional,
hasta su publicación en sedes.
I. Actividad o Gráfica Regular:
Corresponde a una solicitud de diseño para una actividad en sede. Requiere 7 días hábiles de diseño considerando el
tiempo para las modificaciones y comentarios a la pieza(s), y envío de PAS.
DÍA 0
El Jefe de Comunicación envía PAS a correo comunicacioneszonasur@duoc.cl (se cuenta
como día siempre y cuando el Pas sea enviado hasta las 14:00 hrs.)
Ingresa a diseño, y si se necesitara impresión externa se comienza cotización con
proveedor.
DÍA 2
Coordinador Marketing zonal entrega cotizaciones a Jefe de Comunicación.
DÍA 3
Se envía diseño digital a Jefe de Comunicación.
DÍA 4
El Jefe de Comunicación hace comentarios para correcciones o aprueba la gráfica.
DÍA 6
Un vez realizadas las correcciones solicitadas por el Jefe de Comunicación, se envía el
diseño digital a éste.
DÍA 7
Si se requiere impresión interna, se envían los plotteados solicitados.
DÍA 11
Si se requiere impresión externa, se despachan a sede (sujeto a disponibilidad del proveedor).

Manual PAS (PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES EN SEDE)
II. Campaña:
Corresponde a una solicitud que requiera una planificación de medios y formatos de diseño, además de una estrategia
comunicacional previa. Requiere 15 días hábiles desde la reunión inicial, que se debe sostener entre el Jefe de
Comunicaciones de y el solicitante de la sede que requiere la campaña
DÍA 0
El Jefe de Comunicación (interlocutor válido) se reúne con el Subdirector de Comunicación
y Marketing Zonal, con el PAS en la mano para revisarlo. Además envía PAS a
correo comunicacioneszonasur@duoc.cl (se cuenta como día siempre y cuando el Pas
sea enviado hasta las 14:00 hrs.).
Esta reunión debe realizarse mínimo 20 días hábiles antes de la campaña.
DÍA 3
Subdirector de Comunicación y Marketing Zonal envía Plan Comunicacional.
Ingresa a diseño, y si se necesitara impresión externa se comienza cotización con
proveedor.
DÍA 6
Coordinador Marketing zonal entrega cotizaciones a Jefe de Comunicación.
DÍA 8
Se envía diseño digital a Jefe de Comunicación.
DÍA 9
El Jefe de Comunicación hace comentarios para correcciones o aprueba la gráfica.
DÍA 11
Un vez realizadas las correcciones solicitadas por el Jefe de Comunicación, se envía el
diseño digital a éste.
DÍA 12
Si se requiere impresión interna, se envían los plotteados solicitados.
DÍA 16
Si se requiere impresión externa, se despachan a sede (sujeto a disponibilidad del proveedor).

Manual PAS (PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES EN SEDE)
III. Actividad Hito:
Corresponde a una actividad clave, desarrollada en la sede. La cual debe contribuir a la Vinculación con la comunidad
en general, ya sea interna o externa. Aportando también, al posicionamiento de la Institución, Sede, Escuela o Carrera.
Las actividades Hito de las sedes deben definirse en conjunto (DS, JCS y SCMZ), éstas no deberían superar las 15 en
el año. La planificación de la actividad hito requiere al menos 20 días hábiles desde la reunión inicial y envio de PAS,
para fines de optimizar el impacto en términos de planificación y difusión, asegurando una ejecución adecuada de la
misma.
DÍA 0
El Jefe de Comunicación (interlocutor válido) se reúne con el Subdirector de Comunicación
y Marketing Zonal, con el PAS en la mano para revisarlo. Además envía PAS a
correo comunicacioneszonasur@duoc.cl (se cuenta como día siempre y cuando el Pas
sea enviado hasta las 14:00 hrs.). Esta reunión debe realizarse mínimo 30 días hábiles
antes de la actividad hito.
Esta reunión debe realizarse mínimo 30 días hábiles antes de la campaña.
DÍA 3
Subdirector de Comunicación y Marketing Zonal envía Plan Comunicacional.
Ingresa a diseño, y si se necesitara impresión externa se comienza cotización con
proveedor.
DÍA 6
Coordinador Marketing zonal entrega cotizaciones a Jefe de Comunicación.
DÍA 8
Se envía diseño digital a Jefe de Comunicación.
DÍA 9
El Jefe de Comunicación hace comentarios para correcciones o aprueba la gráfica.
DÍA 11
Un vez realizadas las correcciones solicitadas por el Jefe de Comunicación, se envía el
diseño digital a éste.
DÍA 12
Si se requiere impresión interna, se envían los plotteados solicitados.
DÍA 16
Si se requiere impresión externa, se despachan a sede (sujeto a disponibilidad del proveedor).

Manual PAS (PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES EN SEDE)
IV. Medio de Comunicación:
Los medios de comunicación internos variarán en cada una de las sedes, sin embargo se toma como referencia en
este proceso, una revista interna, en formato impreso y/o digital.
Reunión previa entre el Jefe de Comunicación y el Subdirector de Comunicación y Marketing Zonal, para revisión en
conjunto del Medio de Comunicación.
DÍA 0
El Jefe de Comunicación (interlocutor válido) envía el contenido completo al correo
comunicacioneszonasur@duoc.cl (se cuenta como día siempre y cuando el contenido
sea enviado hasta las 14:00 hrs.).
Ingresa a diseño, y si se necesitara impresión externa se comienza cotización con
proveedor.
DÍA 3
Coordinador Marketing zonal entrega cotizaciones a Jefe de Comunicación.
DÍA 8
Se envía diseño digital a Jefe de Comunicación.
DÍA 9
El Jefe de Comunicación hace comentarios para correcciones o aprueba la gráfica.
DÍA 11
Un vez realizadas las correcciones solicitadas por el Jefe de Comunicación, se envía el
diseño digital a éste.
DÍA 12
Si se requiere impresión interna, se envían los plotteados solicitados.
DÍA 16
Si se requiere impresión externa, se despachan a sede (sujeto a disponibilidad del
proveedor).

MANUAL PAS
(PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES EN SEDE)
Subdirección de
Comunicación y Marketing
Zonal
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