MØTEINNKALLING
TILLEGG SAKSPAPIRER - Alstahaug kommune TILLEGG SAKSPAPIRER - Alstahaug kommune
Sak 34/09 En kommune som ønsker å åpne for registrering av ansattes verv/interesser må i henhold til Hovedavtalen del B § 3-1 drøfte dette med arbeidstakerorganisasjonene lokalt før vedtak treffes. Organisasjonenes behandling/uttalelse til saken vil bli ettersendt. Inngå skriftlig innkalling med KS Innsamling av personopplysninger i Styrevervregisteret havner inn under Personopplysningslovens virkeområde. Den som bestemmer formålet med behandlingen og hvilke hjelpemidler som kan benyttes blir etter personopplysningsloven § 2 nr. 2 definert som behandlingsansvarlig. Datatilsynet har bekreftet overfor KS at kommunen er å regne som behandlingsansvarlig. KS på sin side defineres som databehandler gjennom sin rolle som eier og drifter av registeret, jf. Personopplysningsloven § 2 nr. 5. Personopplysningsloven § 15 krever videre at det inngås en skriftlig avtale mellom behandlingsansvarlig (kommunen) og databehandler (KS). KS og Datatilsynet har blitt enige om at en avtale via e-post er tilstrekkelig. Oppnevne kontaktperson. Driften av Styreregisteret er av KS lagt til Kommuneforlaget, som også drifter Kommuneregisteret (Kommunenøkkelen). I brev om oppnevning av kontaktperson ønsker KS at kommunen velger samme kontaktperson for både Kommuneregisteret og Styreregisteret. Detter fordi Styrevervregisteret vil benytte en del data som er å finne i Kommuneregisteret. Melde fra til Datatilsynet om at registrering tar til. Etter Personopplysningsloven § 31 skal behandlingsansvarlig (kommunen) innen 30 dager før registrering tar til melde fra til Datatilsynet. Innehente samtykke På bakgrunn av personlovgivningen vil registrering være frivillig for den enkelte, og det kreves samtykke etter Personopplysningsloven § 8. Samtykket må være en ”frivillig, uttrykkelig og informert erklæring”. Informasjon til den enkelte om kravet til samtykke, samt innhenting av samtykke, vil primært skje pr. e-post. Den enkelte kan også velge å trekke tilbake sitt samtykke, med den følge at opplysningene om dem må slettes fra registeret. Registrering av opplysninger - Ajourhold av dataene Av brukerveiledningen for Styrevervregisteret fremgår det at det er kommunen selv som har ansvar for registrering av personene de ønsker skal være med i registeret. Dette betyr at registreringen skal skje lokalt, via nettet. Registreringsadgang vil bli gitt en eller flere personer i kommunen, etter fullmakt fra administrasjonssjefen., via nettet. Grunnlagsdata om folkevalgte og enkelte ansatte kan hentes fra Kommuneregisteret. Det er kommunens eget ansvar å sørge for at dataene er oppdaterte, men KS sender e-post til kommunen to ganger i året for å minne om at opplysningene bør sjekkes. Data om folkevalgte blir automatisk slettet fire år etter siste registrering. Det anbefales at rutiner for ajourhold av dataene innarbeides i de lokale retningslinjene. Kostnader. Det er kostnadsfritt for kommunen å knytte seg til Styreregisteret. Det vil imidlertid gå med administrative ressurser for registrering og vedlikehold av registeret. --------------- 4
Sak 34/09 Alstahaug kommune er på bakgrunn av sin funksjon og rolle avhengig av at allmennheten har tillit til at myndighetsutøvelse og produksjon ivaretas på en best mulig måte. Saksbehandler tror at åpenhet om folkevalgtes og kommunale lederes verv og økonomiske interesser vil bidra til å skape tillit i befolkningen. Saksbehandler vil derfor anbefale Alstahaug kommune knytter seg til KS Styreregister med både folkevalgte, ledere og ansatte med innstillings- og avgjørelsesmyndighet. IV Saksbehandlers innstilling: 1. Alstahaug kommunestyre vedtar å innføre registrering av styreverv, økonomiske interesser og lignende for medlemmer av kommunestyret og følgende utvalg: Kontrollutvalget og klagenemnda. Registeret skal også omfatte administrasjonssjefen og andre administrative ledere og ansatte med innstillingsrett eller avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker. 2. Lokalt reglement for Styrevervregisteret godkjennes 3. Administrasjonssjefen gis fullmakt til å inngå avtale med styrevervregisteret og i sin stab utpeke systemansvarlig for registreringen. 4. Registreringen skal være gjennomført innen 01.10.09. 5. Administrasjonssjefen er ansvarlig for utarbeidelse av rutiner for nyregistrering og løpende ajourhold. Sandnessjøen, den V Administrasjonssjefens innstilling: Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den 2.6.09 Grethe Tønder sekretariatsleder Edith Holand administrasjonssjef Formannskapet den 15.06.2009: Repr. Norvald Ruderaas satte fren flg. forslag om tillegg til pkt. 1 i innstillingen: ”Fra valget 2011 søkes registreringen å omfatte alle politiske valgte personer i kommunen.” Votering: Administrasjonssjefens innstilling m/Norvald Ruderaas tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. FORMANNSKAPETS INNSTILLING: 1. Alstahaug kommunestyre vedtar å innføre registrering av styreverv, økonomiske interesser og lignende for medlemmer av kommunestyret og følgende utvalg: Kontrollutvalget og klagenemnda. Registeret skal også omfatte administrasjonssjefen og andre administrative ledere og ansatte med innstillingsrett eller avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker. 5
- Page 1 and 2: Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Ka
- Page 3: Alstahaug kommune Sak nr.: Behandle
- Page 7 and 8: Alstahaug kommune Sak nr.: Behandle
- Page 9 and 10: Alstahaug kommune Sak nr.: Behandle
- Page 11 and 12: Sak 39/09 Åshild Martinsen, 14.05.
- Page 13 and 14: Sak 39/09 Sekr. 13
- Page 15 and 16: Sak 40/09 Utredningen skal ta utgan
- Page 17: Sak 40/09 1. I tråd med §9, 4. pu
Sak 34/09<br />
En kommune som ønsker å åpne for registrering av ansattes verv/interesser må i henhold til<br />
Hovedavtalen del B § 3-1 drøfte dette med arbeidstakerorganisasjonene lokalt før vedtak<br />
treffes.<br />
Organisasjonenes behandling/uttalelse til saken vil bli ettersendt.<br />
Inngå skriftlig innkalling med KS<br />
Innsamling av personopplysninger i Styrevervregisteret havner inn under<br />
Personopplysningslovens virkeområde. Den som bestemmer formålet med behandlingen og<br />
hvilke hjelpemidler som kan benyttes blir etter personopplysningsloven § 2 nr. 2 definert som<br />
behandlingsansvarlig. Datatilsynet har bekreftet overfor KS at kommunen er å regne som<br />
behandlingsansvarlig. KS på sin side defineres som databehandler gjennom sin rolle som eier<br />
og drifter av registeret, jf. Personopplysningsloven § 2 nr. 5. Personopplysningsloven § 15<br />
krever videre at det inngås en skriftlig avtale mellom behandlingsansvarlig (kommunen) og<br />
databehandler (KS). KS og Datatilsynet har blitt enige om at en avtale via e-post er<br />
tilstrekkelig.<br />
Oppnevne kontaktperson.<br />
Driften av Styreregisteret er av KS lagt til Kommuneforlaget, som også drifter<br />
Kommuneregisteret (Kommunenøkkelen). I brev om oppnevning av kontaktperson ønsker KS<br />
at kommunen velger samme kontaktperson for både Kommuneregisteret og Styreregisteret.<br />
Detter fordi Styrevervregisteret vil benytte en del data som er å finne i Kommuneregisteret.<br />
Melde fra til Datatilsynet om at registrering tar til.<br />
Etter Personopplysningsloven § 31 skal behandlingsansvarlig (kommunen) innen 30 dager før<br />
registrering tar til melde fra til Datatilsynet.<br />
Innehente samtykke<br />
På bakgrunn av personlovgivningen vil registrering være frivillig for den enkelte, og det kreves<br />
samtykke etter Personopplysningsloven § 8. Samtykket må være en ”frivillig, uttrykkelig og<br />
informert erklæring”. Informasjon til den enkelte om kravet til samtykke, samt innhenting av<br />
samtykke, vil primært skje pr. e-post. Den enkelte kan også velge å trekke tilbake sitt<br />
samtykke, med den følge at opplysningene om dem må slettes fra registeret.<br />
Registrering av opplysninger - Ajourhold av dataene<br />
Av brukerveiledningen for Styrevervregisteret fremgår det at det er kommunen selv som har<br />
ansvar for registrering av personene de ønsker skal være med i registeret. Dette betyr at<br />
registreringen skal skje lokalt, via nettet. Registreringsadgang vil bli gitt en eller flere personer<br />
i kommunen, etter fullmakt fra administrasjonssjefen., via nettet.<br />
Grunnlagsdata om folkevalgte og enkelte ansatte kan hentes fra Kommuneregisteret. Det er<br />
kommunens eget ansvar å sørge for at dataene er oppdaterte, men KS sender e-post til<br />
kommunen to ganger i året for å minne om at opplysningene bør sjekkes. Data om folkevalgte<br />
blir automatisk slettet fire år etter siste registrering. Det anbefales at rutiner for ajourhold av<br />
dataene innarbeides i de lokale retningslinjene.<br />
Kostnader.<br />
Det er kostnadsfritt for kommunen å knytte seg til Styreregisteret.<br />
Det vil imidlertid gå med administrative ressurser for registrering og vedlikehold av registeret.<br />
---------------<br />
4
Change language