TRABAJO EXTRA
actividades de la iglesia, o la participación en consejos de arte, programas juveniles y asociaciones cívicas requieren mucha participación en juntas. Un fracaso aquí puede tener gran impacto en nuestra estructura social. Una de las razones son las juntas desorganizadas que frustran a los participantes en vez de ayudarles a contribuir a las metas de la organización. Las personas pueden pensar que simplemente no quieren desperdiciar su tiempo. Como las juntas son una actividad tan penetrante, tanto dentro como fuera de los entornos de trabajo, ser directivo de juntas hábil tiene recompensas importantes más allá de las asociadas con la construcción de equipos. Losgrupos de juntas, si son manejados de manera adecuada, pueden tomar decisiones de mayor calidad que los individuales. La frase “dirigidos apropiadamente” es la clave. Si no son dirigidas en forma apropiada, las juntas se vuelven la pérdida de tiempo cívica organizacional suprema. 4.6.2.- Las cinco P de las juntas eficaces Los directivos de juntas eficaces conocen las cinco etapas de preparación para conducir juntas: 1. Propósito se refiere a la razón por la que se realiza una junta. Hay tres funciones para realizar una junta: hacer anuncios, tomar decisiones y lluvia de ideas. De estas tres, sólo las dos últimas cuentan como razones para realmente sostener una junta. Cuando la información puede transmitirse mediante un memorandum o una llamada telefónica, cuando las personas no están preparadas, cuando no pueden asistir, cuando el costo de una junta es más elevado que la ganancia potencial y cuando no existe ventaja alguna para sostener una junta, ésta no se debe realizar. 2. Participantes se refiere a los individuos invitados a asistir a una junta. Al realizar una junta eficaz, es importante determinar el tamaño, la composición y las habilidades de los participantes. Las juntas pueden fracasar por la asistencia de demasiados o muy pocos participantes. Si una junta es muy grande, la discusión puede ser superficial y difusa; pocos podrían participar. Si una junta es muy pequeña, no se compartirá suficiente información y los problemas no serán resueltos adecuadamente. 3. Planificación se refiere a la preparación de la agenda para la junta. Con frecuencia, la justificación para una junta es clara (por ejemplo, necesitamos determinar cómo llevar gasolina a las tropas en el frente) y los individuos apropiados están presentes, pero la junta todavía parece flotar, vagar sin rumbo, o es incapaz de producir una decisión final. En tales juntas a menudo el líder comienza diciendo “tenemos un problema que pienso que todos necesitamos
sentarnos a discutir”. La suposición errónea del líder es que, porque existe un problema y todos los participantes lo entienden, la junta tendrá éxito. Desafortunadamente los participantes pueden llegar a la junta sin preparación, no estar conscientes de la información crítica, no tener claros sus roles específicos y pueden estar confundidos acerca de cómo lograr el objetivo. Por lo contrario, el planificador de la junta puede tratar de introducir demasiadas cosas en una sola reunión, programar demasiadas presentaciones, manejar demasiados documentos, o cubrir demasiados negocios. 4. Participación se refiere al proceso real de las juntas y los métodos utilizados para asegurar que éstas incluyan a todos los presentes. 5. Perspectiva nos hace ver las juntas desde la distancia. Significa evaluar cada junta, y de vez en cuando las decisiones y el proceso de las series de juntas. Al final de cada junta, por ejemplo, puede utilizarse la metodología MDI para hacer una evaluación rápida y simple. Pase un hoja de papel a cada participante. Pídales que respondan debajo de cada una de las tres letras M, D, I. M significa “mantener” (lo que salió bien en la junta y que debemos mantener o ampliar); D significa “detener” (lo que fue improductivo de esta junta y debe detenerse o eliminarse); I significa “iniciar” (lo que no esté sucediendo en esta junta y que deba iniciarse). 4.6.2.1.- El propósito, los participantes, el plan, la participación y la perspectiva 1. Propósito. Utilizar las juntas para cumplir con los siguientes propósitos. ❏ Decisiones ❏ Un problema complejo necesita ser resuelto utilizando la experiencia de varias personas. ❏ El compromiso de los miembros del grupo para una decisión, o para ellos mismos, necesita ser mejorado. ❏ Lluvia de ideas ❏ Las ideas acerca de un problema deben ser exploradas como: ❏ Precipitación y predisposición de causas ❏ ¿Cuál es la causa original? ❏ ¿Hay formas más eficaces y eficientes en que podamos abordar este problema? ❏ ¿Cuáles son las pruebas? ❏ ¿Qué demuestran esas pruebas? ❏ Anuncios ❏ La información debe ser compartida en forma simultánea entre diversas personas.
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sentarnos a discutir”. La suposición errónea del líder es que, porque existe un<br />
problema y todos los participantes lo entienden, la junta tendrá éxito.<br />
Desafortunadamente los participantes pueden llegar a la junta sin preparación,<br />
no estar conscientes de la información crítica, no tener claros sus roles específicos<br />
y pueden estar confundidos acerca de cómo lograr el objetivo. Por lo contrario, el<br />
planificador de la junta puede tratar de introducir demasiadas cosas en una sola<br />
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documentos, o cubrir demasiados negocios.<br />
4. Participación se refiere al proceso real de las juntas y los métodos utilizados para<br />
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5. Perspectiva nos hace ver las juntas desde la distancia. Significa evaluar cada<br />
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final de cada junta, por ejemplo, puede utilizarse la metodología MDI para hacer<br />
una evaluación rápida y simple. Pase un hoja de papel a cada participante.<br />
Pídales que respondan debajo de cada una de las tres letras M, D, I. M significa<br />
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