Plan Estratégico del Archivo Nacional para el periodo 2015-2018

Se recomiendan las siguientes fuentes de información a los equipos de trabajo:
Informe de evaluación del plan estratégico 2010-2014.
Informe de evaluación de los planes operativos 2013 y 2012.
Objetivos de largo plazo.
Políticas institucionales 2014 y 2015.
Ley 7202 del sistema nacional de archivos y su reglamento, así como alguna otra normativa
relacionada
con la función sustantiva encomendada
Otros planes: reproducción de documentos 2014-2018, planes específicos de comisiones.
Otra documentación de interés para el equipo de trabajo.
Las matrices de trabajo: Se proporcionaron las siguientes matrices de trabajo para sistematizar la
información y realizar las propuestas de acciones estratégicas:
Matriz #1 para incorporar los resultados del análisis FODA. El primer paso fue registrar conforme se
vayan acordando las fortalezas (F), debilidades (D), oportunidades (O) y amenazas (A), sin orden de
importancia y numeradas del 1 a n, antecediendo según sea la primera letra del elemento del FODA (F1,
F2, D1, D2, O1, O2, A1, A2). Cada una se coloca en el lugar de la matriz que le corresponda. Se solicitó
una redacción corta, sencilla y clara de cada elemento.
Matriz #2 para incorporar los resultados del análisis FODA. El segundo paso fue registrar en orden de
importancia y numeradas del 1 a n. En virtud de ser un ejercicio estratégico, el equipo realiza un análisis
de importancia de cada elemento identificado y lo registra en esta matriz. Se recomendó procurar en la
medida de lo posible, hacer una selección de no más de 10 fortalezas, 10 debilidades y así
sucesivamente con las oportunidades y amenazas. No se trata de una cantidad fija, sino una orientación
para realizar esta priorización estratégica. Valga mencionar que todos los aspectos identificados en el
FODA son importantes y quedarán como un insumo para la formulación de los planes operativos.
Matriz #3 como tercer paso, el equipo de trabajo analiza las vinculaciones que hay entre los resultados
obtenidos en el análisis interno y externo y procura establecer por lo menos 3 potencialidades de la
institución, 3 desafíos por enfrentar, 3 riesgos por minimizar y 3 limitaciones que deberá neutralizar. Al
identificar estas vinculaciones se prepara para definir sus estrategias para el periodo de planificación, las
que contribuyen a la integración del plan estratégico 2014-2018.
Matriz # 4 como paso 4 el equipo de trabajo convierte cada estrategia identificada en un objetivo general
o en varios, dependiendo de su amplitud o complejidad. Se recuerda que los objetivos se redactan
iniciando con un infinitivo verbal.
Matriz # 5 como paso 5 se implementa la matriz para formular la propuesta del plan estratégico de la
función sustantiva en análisis. Es necesario revisar si el objetivo propuesta y en consecuencia sus
metas, fueron planteados en el plan estratégico del periodo 2010-2014, con el fin de tomar en cuenta sus
resultados y readecuar el objetivo y su programación, si fuera necesario.
Los productos esperados: El coordinador del equipo de trabajo entrega a la Dirección General, un
documento con la siguiente información:
1. Integración del equipo de trabajo.
2. El detalle de las sesiones de trabajo realizadas.
3. Matriz #1
4. Matriz #2
5. Matriz #3
6. Matriz #4
7. Matriz #5
8. Comentarios generales y finales.
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