Plan Estratégico del Archivo Nacional para el periodo 2015-2018

VI. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN
“Es tiempo de pensar en el futuro”
La formulación de este plan estratégico se fundamentó en los resultados de la aplicación de la técnica de
diagnóstico FODA, realizado en el mes de junio del 2014.
Con el propósito de orientar este proceso se elaboró una guía metodológica, la cual se presentó en una
charla de inducción al personal seleccionado para participar en el proceso de planificación estratégica,
realizada el 12 de mayo de 2014. Dicha presentación se incorpora como el Anexo 1 de este documento.
A continuación se presentan los principales elementos de esta guía, con el fin de sistematizar las
acciones realizadas.
1. Breve conceptualización del FODA, repasando los conceptos de fortalezas, debilidades,
amenazas y oportunidades, así como los ámbitos internos y externos de la organización. Del análisis
de diagnóstico situacional resultan unas listas de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas
que influyen sobre la institución, para cada una de las funciones sustantivas y criterios de análisis
que se recomiendan y que son enriquecidas por los equipos de trabajo. Se presentan algunos
ejemplos para una mejor comprensión de los conceptos.
2. Breve conceptualización de la formulación del Plan, repasando los conceptos de objetivos,
metas, indicadores de gestión y de resultados, la calendarización de las metas y los responsables.
Se presentan algunos ejemplos para una mejor comprensión de los conceptos.
3. Metodología de trabajo
Definición de las funciones sustantivas, para llevar a cabo el análisis FODA la Dirección General
seleccionó las siguientes funciones sustantivas de la institución:
1. Rectoría del sistema nacional de archivos
2. Valoración documental
3. Protección, conservación y seguridad del patrimonio documental
4. Organización y facilitación de la información
5. Acceso a la información
Para cada una de estas funciones sustantivas se definieron algunos aspectos relevantes por considerar
en el análisis propuesto, que se muestran a continuación:
N° Aspectos
1 Asesorías, inspecciones, capacitaciones, políticas, directrices, relaciones con el sistema, mecanismos de
comunicación, actores del sistema, incentivos, alianzas con otras instituciones
2 Tramitología, estudios de valoración, capacitación, políticas y directrices, funcionamiento de la CNSED y
de los CISED
3 Documentos en soporte tradicional y electrónico, papel de las comisiones relacionadas y sus planes de
acción, programas de conservación de documentos, control de documentos, seguridad en depósitos y
despachos de atención
4 Transferencias de documentos, normalización, instrumentos descriptivos, estudios de usuarios, sistemas
manuales o automatizados para la facilitación de los documentos, tiempos de respuesta, reproducción de
documentos, programas de difusión
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