PROCEDIMIENTO ARCHIVO Y CUSTODIA DE HISTORIAS LABORALES

PROCEDIMIENTO ARCHIVO Y CUSTODIA DE HISTORIAS LABORALES
PROCESO: Gestión Talento Humano
CÓDIGO: GH-P-011
SUBPROCESO: N/A VERSIÓN: 8
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Administrar, custodiar y actualizar permanentemente las Historias Laborales de los funcionarios de la SSPD, con el fin de contar con
información oportuna para adelantar la Gestión de Talento Humano, atendiendo la normativa vigente.
ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Inicia con la Creación del expediente de historia laboral y termina con la atención de solicitud de préstamo o fotocopia de historia laboral.
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Profesional
Grupo Talento
Humano
Procedimiento
Ingreso al
Servicio
GH-P-001
Departamento
Administrativo
de la Función
Pública
Archivo General
de la Nación
Hoja de vida y
soportes
Normativa
vigente
1. Crear
expediente de
historia laboral
Funcionario
asignado Grupo
Talento Humano
Recibe la hoja de vida del nuevo funcionario, junto con
los documentos soporte, da apertura a la creación del
expediente físico y virtual de la historia laboral,
atendiendo lo establecido en el instructivo de archivo y
custodia de historias laborales GH-I-001
Los documentos de cada historia laboral son organizados
cronológicamente. La foliación debe ser consecutiva e
independiente al número de carpetas y a cada uno de los
documentos que conforman el expediente físico de la
historia laboral, para ello diligencia el formato GH-F-067
“Hoja de Control Historias Laborales”.
Expediente
Físico de
historia laboral
(R)
Expediente
Virtual de
historia laboral
(R)
Formato
diligenciado
GH-F-067
(R)
Funcionario
Asignado Grupo
Talento Humano
Funcionario
Asignado Grupo
Talento Humano
Expediente
físico y virtual de
la historia
laboral
Formato
diligenciado
GH-F-067
2. Archivar
historia
Laboral
Funcionario
asignado Grupo
Talento Humano
Una vez foliada la historia laboral, ésta se registra en el
Inventario Único Documental y guarda la carpeta física
en el archivo designado para las historias laborales de
los funcionarios activos, bajo custodia del Grupo de
Talento Humano.
X
Inventario único
Documental
(R)
Expediente
Historia Laboral
(R)
Funcionarios
activos de la
entidad
Entidades
Externas
Funcionario
Asignado Grupo
MC- F-003 V.04 Oficina Asesora de Planeación SSPD Pág. 1 de 3
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME
CUIDEMOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA

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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Talento Humano
Funcionario
Asignado Grupo
Talento Humano
Expediente de
historia laboral
3. Registrar
datos en
aplicativo
Técnico
Administrativo
Grupo Talento
Humano
Registra los datos del nuevo funcionario en el Sistema
Único de Personal, SUIP/SIGEP dentro de los primeros
cinco días del mes siguiente a la novedad.
Funcionario
registrado en el
aplicativo
SUIP/SIGEP
Funcionario
activo
Departamento
Administrativo
de la Función
Pública
Funcionarios
activos
Coordinador
Grupo Talento
Humano
Jefe
dependencia
Entidades
Externas
Certificaciones
de estudio
Declaración de
bienes y rentas
Actos
administrativos
Evaluación de
desempeño
Fallos
4. Actualizar
expediente de
historia laboral
Funcionario
Asignado Grupo
Talento Humano
Revisa y actualiza las historias laborales de los
funcionarios con los documentos que la afecten, como
por ejemplo la declaración de bienes y rentas (Ley 190
de 1995, deben ser archivados en la carpeta física y en
el expediente virtual, de acuerdo con lo establecido en el
instructivo de archivo y custodia de historias
laborales GH-I-001.
Las novedades que se presenten, son registradas en la
historia laboral de los funcionarios, y diligencia el formato
GH-F-067 Hoja de Control Historias Laborales.
Al mismo tiempo se actualiza el inventario único
documental
X
Historia laboral
actualizada
(R)
Formato
diligenciado
GH-F-067
(R)
Inventario único
Documental
Funcionarios
activos
Funcionarios
Activos
Exfuncionarios
Oficina de
Control Interno
Disciplinario,
Despacho del
Superintendente
Solicitud de
préstamo de
historia laboral
Comunicación
de solicitud de
fotocopias de la
historia laboral
5. Atender
solicitud de
préstamo o
fotocopia de
historia laboral
Funcionario
Asignado Grupo
Talento Humano
Presta el expediente de historia laboral, ante la
necesidad de consulta física de esta por parte de un
funcionario Activo. La consulta se debe hacer en el
Grupo de Talento Humano.
Los funcionarios activos y exfuncionarios que requieran
copia de documentos de la historia laboral, deben
solicitar por escrito al Grupo de Talento Humano.
Las historias laborales prestadas a la Oficina de Control
Interno Disciplinario, Despacho del Superintendente,
Secretaría General o la Dirección Administrativa para
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PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME
CUIDEMOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA
X
Libro de control
de préstamo de
historias
laborales
Solicitud de
fotocopia de
historia laboral
Funcionarios
Activos
Exfuncionarios
Oficina de
Control Interno
Disciplinario,
Despacho del
Superintendente

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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Secretaría
General
Organismos
externos
(Contraloría)
consulta fuera del Grupo de Talento Humano, son
registradas en el libro de control y una vez devueltas, se
debe verificar la integridad de los folios de la historia
laboral, registrar la devolución en el libro de control y
guardar la carpeta en el archivo designado. De acuerdo
con lo establecido en el Instructivo de archivo y
custodia de historias laborales GH-I-001.
Secretaría
General
Organismos
externos
(Contraloría)
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Cumplir los lineamientos establecidos en el Instructivo de archivo y custodia de
historias laborales GH-I-001.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Formato “Hoja de control Historias Laborales” GH-F-067
Procedimiento Ingreso al Servicio GH-P-001
Instructivo de archivo y custodia de historias laborales GH-I-001
DEFINICIONES
SUIP: Sistema único de información personal
SIGEP: Sistema de Información y Gestión del Empleo Público
ELABORÓ: 2015 06 24 REVISÓ: 2015 06 25 APROBÓ: 2015 06 26
William Villalobos
Contratista Grupo talento humano
Héctor Manuel Játiva García
Coordinador (A) Grupo de
Talento Humano
Biviana Villalobos Zambrano
Contratista Dirección
Administrativa
Fabián Andrés Vargas Porras
Director Administrativo
El documento original reposa en expediente administrado por la Oficina Asesora de Planeación
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PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME
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