PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO ... - Sigme

PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL
ACUERDOS DE GESTIÓN
Y OTORGAMIENTO DE INCENTIVOS
PROCESO: Gestión Talento Humano
CÓDIGO: GH-P-006
SUBPROCESO: N/A VERSIÓN: 04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Describir las actividades para evaluar el desempeño laboral, la gestión gerencial, así como reconocer los desempeños de
excelencia, de acuerdo con la normatividad vigente para desarrollar y optimizar la competencia de los funcionarios de la Superintendencia de Servicios Públicos
Domiciliarios
ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Inicia con la concertación de los objetivos entre evaluadores y evaluados y termina con la remisión de autoevaluación de los
Acuerdos de Gestión para archivo.
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Profesional
Asignado
Grupo
de Talento
Humano
Subproceso de
planeación
institucional
Comisión
Nacional de
Servicio Civil
SIGME
Solicitud de
concertación de
objetivos
Memorando
interno
Manual de
Funciones
Plan de Acción
anual
Normativa
vigente
Formatos
GH-F-030,035,
069
1. Concertar
objetivos entre
evaluadores y
evaluados
Coordinador Grupo
de Talento Humano
Profesional
asignado
Grupo Talento
Humano
Evaluado y
Evaluador
El evaluado y evaluador definen los objetivos conforme a
lo establecido en el Manual de Evaluación del
Desempeño Laboral, Acuerdos de Gestión y
Otorgamiento de Incentivos GH-M-002: Actividades de
la evaluación del desempeño – Concertación de
objetivos, para documentar estos objetivos tenga en
cuenta:
a. Si es funcionario de carrera administrativa, libre
nombramiento y remoción o gerente público que solicite
la asignación de la prima técnica por evaluación de
desempeño utilice el formato información general y
concertación de objetivos funcionarios de carrera
administrativa, GH-F-030.
b. Si está en período de prueba que ingresa por lista de
elegibles utilice el formato “Información General y
Concertación de Objetivos Período de Prueba” GH-F-
035.
En ambos casos se debe diligenciar el acuerdo de
compromisos comportamentales en el formato GH-F-069
Objetivos
concertados
Formatos
diligenciados
GH-F-
030,035,069
(R)
Funcionario de
carrera
administrativa
Funcionarios de
Libre
nombramiento y
remoción
Funcionarios en
periodo de prueba
Grupo de Talento
Humano
En caso de ser requerido, el profesional del Grupo de
Talento Humano asesorará el proceso de concertación
de objetivos y para efectos de una gestión más eficiente
se recomienda realizar seguimiento a los objetivos
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME Pág. 1 de 8 Oficina Asesora de Planeación SSPD Código: MC- F-003 V.04
CUIDEMOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA

PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL
ACUERDOS DE GESTIÓN
Y OTORGAMIENTO DE INCENTIVOS
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Profesional del
Grupo de
Talento
Humano
Evaluador y
evaluado
Solicitud de
evaluación
Memorando
interno
GD-F-010
Objetivos
concertados en
formatos
diligenciando
GH-F-030, 035,
069
Plan de
Mejoramiento
Individual y
Seguimiento
para
Funcionarios en
Carrera
Administrativa,
Libre
Nombramiento
y Remoción y
Gerentes
Público
GH-F-005
2. Realizar
Evaluación
Evaluador y
Evaluado
concertado durante el semestre en curso.
Para la suscripción de acuerdos de gestión realizada por
los gerentes públicos remitirse a la actividad 7.
Profesional Asignado Grupo de Talento Humano Revisa
la consistencia y el adecuado diligenciamiento de
acuerdo con los criterios de cumplimiento,
comportamentales y conductas asociadas. Si presenta
inconsistencias se devuelve al evaluador para realizar
los ajustes pertinentes.
Una vez finalizado el período definido para el
cumplimiento de los objetivos concertados, el evaluador
y evaluado revisan los resultados obtenidos con lo
definido en los compromisos comportamentales,
concertación de objetivos y cuando aplique el plan de
mejoramiento individual, para ello tenga en cuenta las
disposiciones y formatos referenciados en el Manual de
Evaluación del Desempeño Laboral, Acuerdos de
Gestión y Otorgamiento de Incentivos GH-M-002:
Evaluación Laboral del desempeño - Seguimiento a los
Objetivos Concertados - Plan de mejoramiento
individual.
Diligenciar el formato de consolidación de resultados
GH-F-031, registro del portafolio de evidencias GH-F-
032 y envían todos los formatos firmados y diligenciados
con memorando interno GD-F-010.
Cuando se considere pertinente elaborar plan de
mejoramiento individual diligenciando el formato GH-F-
005.
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME Pág. 2 de 8 Oficina Asesora de Planeación SSPD Código: MC- F-003 V.04
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X
Evaluación
Memorando
interno
GD-F-010 (R)
Evaluación del
desempeño
Formatos
diligenciados
GH-F-030, 031,
032,035,069,
070,071,072
(R)
Formato
Diligenciado
GH-F-005
(R)
Funcionarios de
carrera
administrativa
Funcionarios de
Libre
Nombramiento y
Remoción
Funcionarios en
periodo de prueba
Grupo de Talento
Humano

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ACUERDOS DE GESTIÓN
Y OTORGAMIENTO DE INCENTIVOS
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Evaluador y
Evaluado
Evaluadores
Evaluación del
desempeño
Formatos
diligenciados
GH-F-030, 031,
032,035,069,
070,071,072
Plan de
Mejoramiento
Individual y
Seguimiento
para
Funcionarios en
Carrera
Administrativa,
Libre
Nombramiento
y Remoción y
Gerentes
Público
GH-F-005
Formatos
diligenciados
GH-F-030, 031,
032,035,069,
070,071,072
Plan de
Mejoramiento
Individual y
Seguimiento
para
Funcionarios en
Carrera
Administrativa,
Libre
Nombramiento
y Remoción y
3. Comunicar
resultado de la
evaluación
4. Registrar y
consolidar la
calificación
Evaluador
Profesional
Asignado Grupo
Talento Humano
Comunicar o notificar según el caso, al funcionario
evaluado de acuerdo con lo definido en el Manual de
Evaluación del Desempeño Laboral, Acuerdos de
Gestión y Otorgamiento de Incentivos GH-M-002 –
Notificación y recursos, en el formato respectivo.
Registro y consolidación del resultado de las
evaluaciones como insumo para los encargos,
capacitación formal y otorgamiento de incentivos.
Entregar a través de memorando interno GD-F-010
firmado por Coordinador Grupo Talento Humano, para
archivo en las historias laborales los formatos de
evaluación del desempeño al servidor asignado del
Grupo de Talento Humano. Ejecutar procedimiento:
“Archivo y Custodia de Historiales Laborales” GH-P-011.
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME Pág. 3 de 8 Oficina Asesora de Planeación SSPD Código: MC- F-003 V.04
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Oficio
membrete
radicado
GD-F-012 (R)
Subproceso
Notificaciones
NT-SP-001
Cuadro
consolidado de
seguimiento de
concertación y
evaluación de
objetivos (R)
Memorando
Interno
GD-F-010
/Orfeo (R)
Funcionario de
carrera
administrativa
Funcionarios en
periodo de prueba
Evaluadores y
Evaluados
Grupo Talento
Humano

PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL
ACUERDOS DE GESTIÓN
Y OTORGAMIENTO DE INCENTIVOS
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Gerentes
Público
GH-F-005
Profesional
Asignado
Grupo de
Talento
Humano
Control Interno
Disciplinario
Cuadro
consolidado de
seguimiento de
concertación y
evaluación de
objetivos
Normatividad
vigente
Reporte de
funcionarios
Sancionados
5. Otorgar
incentivos por
evaluación del
desempeño
Comité de
capacitación y
estímulos
Superintendente de
Servicios Públicos
Domiciliarios
Para otorgar los incentivos por evaluación del
desempeño remítase al Manual de Evaluación del
Desempeño Laboral, Acuerdos de Gestión y
Otorgamiento de Incentivos GH-M-002 - Incentivos
para mejores servidores de carrera y de libre
nombramiento y remoción.
Resolución
reglamentación
plan de
incentivos
(R)
Resolución de
reconocimiento
de incentivos
GD-F-008 (R)
Grupo de Talento
Humano
Funcionario de
carrera
administrativa
Funcionario de
Libre
nombramiento y
remoción
Evaluado y
evaluador
Formatos
diligenciados
GH-F-030, 031,
032,035,069,
070
Memorando
interno
GD-F-010
6.Realizar el
reconocimiento
y conservación
de prima
técnica
Evaluado
Evaluador
Profesional
Asignado Grupo de
Talento Humano
Diligenciar formatos de concertación de objetivos y
dirigirlos al grupo de Talento Humano a través de
memorando. Una vez finalizado el tiempo de evaluación,
remitir los formatos de evaluación del desempeño con
memorando de solicitud de revisión para la asignación o
conservación de prima técnica.
Ver Manual de Evaluación del Desempeño Laboral,
Acuerdos de Gestión y Otorgamiento de Incentivos
GH-M-002- Prima técnica por evaluación del desempeño
laboral.
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X
Formatos
Memorando
interno
GD-F-010 de
solicitud
(R)
Funcionario de
Libre
nombramiento y
remoción
Grupo de Talento
Humano
Grupo de
Suscripción
Gerentes Públicos
Talento Solicitud de
Suscripción de Acuerdos de Gestión entre el Gerente
Acuerdos,
Gerentes Públicos
Humano suscripción de
Público y Superior Jerárquico para la vigencia, acorde
seguimiento y
Superior
acuerdo de
con el Plan de acción anual, utilizando los formatos
evaluación a la
7. Suscribir Superior Jerárquico
Jerárquico
gestión
establecidos en el proceso de Gestión Humana en
gestión
Acuerdos de
Direccionamie Memorando
SIGME: Suscripción Acuerdos, seguimiento y evaluación
GH-F 003
Gestión
Profesional
Control Interno
nto Estratégico interno
a la gestión GH-F 003 y de acuerdo con lo establecido
(R)
Asignado Grupo de
GD -F-010
en el Manual de Evaluación del Desempeño Laboral,
Talento Humano
Grupo de Talento
Comisión
Acuerdos de Gestión y Otorgamiento de Incentivos
Memorando
Humano
Nacional de Manual de
GH-M-002– Acuerdos de gestión.
interno
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME Pág. 4 de 8 Oficina Asesora de Planeación SSPD Código: MC- F-003 V.04

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ACUERDOS DE GESTIÓN
Y OTORGAMIENTO DE INCENTIVOS
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Servicio Civil
SIGME
Superiores
Jerárquicos
Grupo Talento
Humano
Gerentes
Públicos
Superior
Jerárquico
Funciones
Plan de Acción
Anual
Normativa
vigente
Suscripción
Acuerdos,
seguimiento y
evaluación a la
gestión GH-F
003
Acuerdo
suscrito
GH-F-003
Acuerdo
suscrito
GH-F-003
8. Registrar y
consolidar la
información de
la suscripción
de Acuerdos
9. Seguimiento
a los Acuerdos
de Gestión
Profesional
Asignado Grupo de
Talento Humano
Gerente Público y
Superior jerárquico
Profesional
Asignado Grupo de
Talento Humano
Una vez realizada la suscripción se envía a través de
memorando interno GD-F-010, al grupo de talento
humano para el trámite respectivo.
El profesional asignado de grupo de talento humano
revisa la coherencia y consistencia de los registros de
Acuerdos de Gestión, de acuerdo a la normatividad
vigente. Si presentan inconsistencias, procede a
devolverlo para los ajustes pertinentes, una vez
realizados los ajustes por parte del gerente público los
remite al grupo de Talento Humano.
Registra y consolida la información relacionado con los
Acuerdos de Gestión en cuadro de seguimiento en excel.
Entrega a través de memorando interno GD-F-010, para
archivo en las historias laborales los formatos de
Suscripción de Acuerdos de Gestión al servidor asignado
del Grupo de Talento Humano. Ejecutar procedimiento:
“Archivo y Custodia de Historiales Laborales” GH-P-011.
Seguimiento entre el Gerente Público y su superior
jerárquico de los compromisos suscritos en el Acuerdo
de Gestión durante la vigencia, utilizando el formato
establecido en el proceso de Gestión Humana en
SIGME: Suscripción Acuerdos, seguimiento y evaluación
a la gestión GH-F 003 y de acuerdo con lo establecido
en el Manual de Evaluación del Desempeño Laboral,
Acuerdos de Gestión y Otorgamiento de Incentivos
GH-M-002– Seguimiento Acuerdos de Gestión.
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GD-F-010
(R)
Cuadro
consolidado de
seguimiento de
los Acuerdos
de Gestión (R)
Memorando
Interno
GD-F-010 /
Orfeo (R)
Formatos
diligenciados
GH-F-003
(R)
Memorando
Interno
GD-F-010 /
Orfeo (R)
Gerentes Públicos
Superior
Jerárquico
Control Interno
Entes de control
Grupo Talento
Humano
Gerentes Públicos
Superior
Jerárquico
Control Interno
Entrega a través de memorando interno GD-F-010, para
ORFEO
archivo en las historias laborales el formato de
Entes de control
seguimiento a los Acuerdos de Gestión al servidor
asignado del Grupo de Talento Humano. Ejecutar
procedimiento: “Archivo y Custodia de Historiales
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME Pág. 5 de 8 Oficina Asesora de Planeación SSPD Código: MC- F-003 V.04

PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL
ACUERDOS DE GESTIÓN
Y OTORGAMIENTO DE INCENTIVOS
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Laborales” GH-P-011
Grupo Talento
Humano
Gerentes
Públicos
Superior
Jerárquico
ORFEO
Acuerdo
suscrito
GH-F-003
Expediente
virtual Gerente
Público
10. Evaluación
del Acuerdo de
gestión
Gerente Público y
Superior jerárquico
Profesional
Asignado Grupo
talento humano
Una vez finalizado la vigencia el Gerente Público y su
Superior jerárquico realizan la evaluación del Acuerdo de
Gestión, utilizando el formato establecido en SIGME
Suscripción Acuerdos, seguimiento y evaluación a la
gestión GH-F 003 y de acuerdo con lo establecido en el
Manual de Evaluación del Desempeño Laboral,
Acuerdos de Gestión y Otorgamiento de Incentivos
GH-M-002. Evaluación de los acuerdos de gestión.
Una vez diligenciados los formatos se remiten al Grupo
de Talento Humano a través de memorando interno GD-
F-010
El profesional asignado del Grupo de Talento Humano
entrega a través de memorando interno GD-F-010 para
archivo en las historias laborales, los formatos de la
evaluación de los Acuerdos de Gestión al servidor
asignado del Grupo de Talento Humano. Ejecutar
procedimiento: “Archivo y Custodia de Historiales
Laborales” GH-P-011.
Formatos
diligenciados
GH-F 003
(R)
Memorando
Interno”
GD-F-010 /
Orfeo (R)
Grupo Talento
Humano
Gerentes Públicos
Superior
Jerárquico
Control Interno
Entes de control
Grupo de
Talento
Humano
Jefe inmediato
Funcionarios
en
provisionalidad
Manual de
funciones
11. Suscribir
plan de
mejoramiento
Individual y
seguimiento
para
funcionarios en
provisionalidad
Jefes y funcionarios
en provisionalidad
Suscripción del plan de mejoramiento en el formato “Plan
de mejoramiento individual y seguimiento funcionarios en
provisionalidad”, GH-F 004 (primer libro), entre el jefe y
el funcionario en provisionalidad una vez por semestre.
Cuando se cumpla el término fijado en el plan de
mejoramiento para realizar el seguimiento se diligencia
el formato “Plan de Mejoramiento Individual y
Seguimiento GH-F 004” en el libro dos de seguimiento.
Diligenciados los formatos, se remiten al Grupo de
Talento Humano a través de memorando interno GD-F-
010.
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME Pág. 6 de 8 Oficina Asesora de Planeación SSPD Código: MC- F-003 V.04
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Formatos
diligenciados
GH-F004
(R)
Memorando
Interno
GD-F-010
Orfeo (R)
Jefe inmediato
Funcionarios en
provisionalidad
Grupo de Talento
Humano

PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL
ACUERDOS DE GESTIÓN
Y OTORGAMIENTO DE INCENTIVOS
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
El profesional asignado del Grupo de Talento Humano
entrega a través de memorando interno GD-F-010 para
archivo en las historias laborales, los formatos
diligenciados. Ejecutar procedimiento: “Archivo y
Custodia de Historiales Laborales” GH-P-011.
Ver Manual de Evaluación del Desempeño Laboral,
Acuerdos de Gestión y Otorgamiento de Incentivos
GH-M-002- plan de mejoramiento individual para
funcionarios en provisionalidad.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
- La concertación de objetivos se realiza en los primeros quince (15) días
iniciando el semestre y las evaluaciones en el mes de febrero para el
segundo semestre y en agosto para el primer semestre de cada año.
- Los acuerdos de gestión son firmados por el Gerente Público con su
superior jerárquico máximo a los cuatro (4) meses de haber sido
posesionado el funcionario en el cargo.
- Las evaluaciones de desempeño se realizan semestralmente en la SSPD
y cada una de ellas es definitiva.
- Las evaluaciones de desempeño se realizan siempre y cuando hayan
pasado treinta (30) días del semestre en periodo normal y para el periodo
de prueba veinte (20) días. Los periodos inferiores a este lapso será
calificados conjuntamente con el periodo siguiente.
- Es responsabilidad del nominador designar el empleado que realizará la
evaluación a los servidores por retiro del evaluador cuando éste no la haya
efectuado, o cuando se presente impedimento o recusación debidamente
comprobada.
- El jefe inmediato o evaluador debe registrar las evidencias con sus
respectivos soportes e incluir las observaciones sobre las mismas en el
portafolio de evidencias. Evaluar y realizar la concertación de objetivos
dentro de los tiempos previstos por la norma y Declararse impedido
cuando haya lugar, teniendo en cuenta las causales establecidas en la
Ley.
- El evaluado debe solicitar el que sea realizada la evaluación al evaluador,
dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento del plazo previsto o
DOCUMENTOS ASOCIADOS
- Suscripción de Acuerdos, seguimiento y evaluación a la gestión GH-F 00
- Plan de mejoramiento individual y seguimiento funcionarios en provisionalidad GH-F 004
- Plan de mejoramiento individual y seguimiento para funcionarios en carrera administrativa, libre
nombramiento y remoción y Gerentes públicos GH-F 005.
- Información General y Concertación de Objetivos funcionarios de carrera administrativa GH-F-030
- Consolidación de resultados GH-F-031
- Registro del portafolio de evidencias GH-F-032
- Información General y Concertación de Objetivos Período de Prueba GH-F-035
- Compromisos Comportamentales GH-F-069
- Evaluación parcial eventual Funcionarios de Carrera Administrativa GH-F-070.
- Evaluación parcial eventual Período de Prueba GH-F-071
- Evaluación Extraordinaria GH-F-072.
- Resolución reglamentación plan de incentivos (Resolución código barras GD-F-008)
- Resolución de reconocimiento de incentivos (Resolución código barras GD-F-008)
- Memorando interno GD-F-010
- Oficio membrete radicado GD-F-012
- Subproceso Notificaciones NT-SP-001
- Manual de Evaluación del Desempeño Laboral, Acuerdos de Gestión y Otorgamiento de Incentivos
GH-M-002.
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PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL
ACUERDOS DE GESTIÓN
Y OTORGAMIENTO DE INCENTIVOS
la ocurrencia del hecho que lo motiva. Recusar a los evaluadores cuando
advierta alguna de las causales de impedimento o recusación y allegar las
pruebas que pretenda hacer valer para la misma.
- Es deber de la Comisión de Personal determinar, cuando el evaluado
presente reclamación en única instancia, dentro de los (5) días siguientes
a la fijación de los compromisos y en un plazo máximo de quince (15) días
para evaluación del periodo normal y diez (10) días calendario para la
evaluación en periodo de prueba, si los compromisos fijados corresponden
a los criterios establecidos.
- Las evaluaciones parciales eventuales deberán realizarse dentro de los
diez (10) días siguientes a la fecha en que se produzca la situación que la
origine, con excepción de la ocasionada por cambio de evaluador, que
deberá realizarse antes del retiro de éste.
- Los compromisos laborales deberán fijarse dentro de los diez (10) días
calendario siguientes a la posesión en periodo de prueba del servidor
público.
SIGME: Sistema Integrado de Gestión y Mejora
DEFINICIONES
ELABORÓ: 2015 06 24 REVISÓ: 2015 06 25 APROBÓ: 2015 06 26
Nancy Yolima Espinosa Villa
Profesional Especializado Grupo Talento
Humano
Biviana Villalobos Zambrano
Contratista Dirección Administrativa.
Héctor Manuel Játiva García
Coordinador Gestión Talento
Humano
Fabián Andrés Vargas Porras
Director Administrativo
El documento original firmado reposa en expediente administrado por la Oficina Asesora de Planeación
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME Pág. 8 de 8 Oficina Asesora de Planeación SSPD Código: MC- F-003 V.04
CUIDEMOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA